對於上班族來說，Word可以說是柴米油鹽醬醋茶般的必要存在。但是，除了把它當成處理文書檔案的工具之外，如果能夠稍微多了解一點技巧，就能大幅節省你跟Word搏鬥的時間。本書介紹許多聰明使用Word的技巧與竅門，幫助你更快速輕鬆地完成文書工作，節省大量的時間。
解決你常遇到的困擾
不知道怎麼關掉雞婆的自動編號功能
只要字體大小一改，行距就突然變大
一編輯文章，圖片就莫名消失
有許多套表的表格要印，有沒有自動化的方法
不讓多餘的功能浪費你的時間
Word的原廠設定未必適合你，原廠自認為貼心的功能也未必好用。與其每次手動改，直接調整預設值，省時又省心
只會一指神功就只能認命慢慢打嗎？
善加利用Word內建的快速輸入功能，就算只會一指神功，也能快速完成輸入工作
複製貼上王也想學的快速編輯法
複製貼上毫無疑問是現代最偉大的功能。但好還可以更好，本書還有更多花式手法，幫助你快上加快
快速插入，隨心所欲放置圖片和插圖
在Word裏頭插入圖片很麻煩，限制很多。看過本書，你就不會這樣想了。
Word表格製作終極用法
製作不規則的表格，不透過Excel也能進行簡單的加總
更多精采技法
半張紙都不浪費的超省紙列印法
快速完成專業感的文件排版
使用「合併列印」快速搞定套表工作
活用大綱、註解功能輕鬆搞定長文件
具体描述
办公效率革命：告别拖延，掌控你的每一分钟 一部彻底颠覆你工作方式的指南，让你在有限的时间内，爆发出惊人的生产力。 在这个信息爆炸、节奏飞快的时代，我们每个人都面临着一个共同的挑战：时间永远不够用。日复一日地被无休止的邮件、会议、报告和突发任务淹没，感觉自己像个停不下来的陀螺，却鲜少能真正停下来审视自己的工作流程。你是否常常感到精力透支，明明工作了一整天，却不知道真正产出了什么有价值的东西？你是否渴望找到一种方法，能够从日常的琐碎中解放出来，将宝贵的时间投入到真正重要的事情上？ 本书并非又一本空洞的“时间管理”口号集合，而是一本实战驱动、注重实效的生产力系统重构手册。我们不谈宏大的哲学理念，只聚焦于如何通过精微的技巧和系统化的思维，将你的日常工作效率提升到一个全新的水平。本书旨在帮助你重新夺回对时间的控制权，把“忙碌”转化为“高效”，将“被动响应”转变为“主动掌控”。 核心理念：效率源于结构，而非蛮力 本书建立在一个坚实的基础之上：高效工作不是靠加班加量，而是靠精妙的系统设计。 我们相信，大多数人的时间损耗并非来自缺乏努力，而是源于无效的流程、模糊的优先级和工具使用的低效。因此，本书将从以下几个维度，为你构建一个坚不可摧的个人工作操作系统（Personal Operating System, POS）： --- 第一部分：认清“时间黑洞”——诊断与量化你的效率瓶颈 在开始“提速”之前，我们必须精确地知道时间都去哪儿了。本部分将引导你进行一次彻底的自我审视，找出那些悄无声息吞噬你精力的“时间黑洞”。 1. 深度时间审计：你以为你在工作，但你在做什么？ 我们将介绍一套简单、可操作的工具和方法，用于记录和分析你一周的工作分布。这不仅仅是记录“我花了三小时写报告”，而是深入到“花了多少时间在格式调整上”、“多少时间在无谓的邮件往返上”。我们将使用“精力曲线追踪法”，帮你绘制出自己一天中最高效的时段，并据此重新规划任务分配。 2. 区分“重要”与“紧急”的陷阱： “救火式”工作是效率的头号杀手。本书将深入探讨艾森豪威尔矩阵的现代应用，重点在于如何构建一个“防火墙”，提前识别并处理那些本可以避免的“紧急事件”。我们将教授如何运用“前瞻性规划工具”，将未来一周可能出现的潜在危机，在萌芽阶段就进行系统性处理。 3. 认知负荷的隐性成本： 多任务处理是效率的谎言。研究表明，任务切换带来的认知损耗远超我们想象。本部分会详细解析“切换成本”，并提供一套实用的“批量处理模块”，教你如何将性质类似的小任务集中处理，最大化单位时间内的信息吞吐量，减少大脑的反复预热时间。 --- 第二部分：流程优化与自动化——构建精益工作流 一旦我们知道了效率瓶颈在哪里，下一步就是设计出更简洁、更少摩擦的工作流程。本书的精髓在于“化繁为简”的工程思维。 1. 邮件系统的“零收件箱”策略深度实践： 邮件是现代办公的“信息高速公路”，也常常是“注意力高速公路的收费站”。本书将提供一套超越基础收件箱清理的进阶策略，包括“两分钟原则”的升级版应用、邮件模板的智能分类与预设、以及如何训练同事和客户使用更高效的沟通方式，从而将你花在邮件上的时间减少至少四成。 2. 文档创建的“结构先行”原则： 无论是撰写报告、提案还是演示文稿，内容本身固然重要，但格式、排版、图表插入等“非核心工作”常常占据大量时间。我们将介绍“骨架搭建法”：先定义好文档结构和样式模板（Master Template），随后只需填充内容。这包括如何利用软件的样式和大纲视图，实现“一键重排版”，确保你的文档始终保持专业和一致性，而无需反复调整格式。 3. 任务拆解与最小可交付成果（MVP）应用： 如何将一个看起来庞大且令人生畏的项目分解成可以在短时间内完成的微小步骤？我们将引入敏捷开发中的MVP概念，应用于日常工作。教你如何确定每个阶段的“最小可交付成果”，确保工作始终在前进，避免陷入“完美主义陷阱”而迟迟无法交付。 --- 第三部分：环境与工具的协同优化——将你的工作空间变为生产力引擎 工具本身不会带来效率，但用对了工具，能让效率倍增。本部分侧重于环境的设置和工具的“深度挖掘”。 1. 键盘驱动工作法：告别鼠标的桎梏： 鼠标的移动和点击，是无形的“时间窃贼”。本书将系统性地介绍主流办公软件（如文字处理、电子表格、演示软件）中的核心快捷键体系，并提供“自定义快捷键”的配置指南。目标是让你在完成90%的日常操作时，双手无需离开键盘。 2. 文件与信息检索的“语义化”管理： 你是否经常花费大量时间寻找过去的文件或笔记？我们将介绍一套基于“意图”和“上下文”的文件命名与归档系统，结合云存储工具的智能搜索功能，实现“所想即所得”的检索体验。不再依赖文件夹层级，而是通过强大的标签和搜索语法快速定位信息。 3. 专注力环境的科学构建： 如何利用物理环境和数字环境来最大化专注力？我们将探讨“番茄工作法”的高级变体，以及如何设计“数字工作台面”——即清理桌面、关闭不必要的通知、利用工具限制分散注意力的网站。这部分提供了即时生效的“专注力启动仪式”，让你在几分钟内进入深度工作状态。 --- 第四部分：协作中的效率乘法——沟通与反馈的提速艺术 在团队环境中，效率的损失往往发生在沟通的环节。本书将教你如何更清晰、更快速地进行信息传递。 1. 会议效率的“前置筛选”机制： 低效会议是时间的巨大黑洞。本书提供了一套“无议程，不会议”的铁律，以及如何设定清晰的会议产出目标。更进一步，我们将教授如何使用“异步沟通预演”，在会议开始前就让参与者提前思考和准备，将会议时间压缩到极限，只用于决策和关键讨论。 2. 反馈的精确化与闭环管理： 模糊的反馈（例如“我觉得这里需要再优化一下”）会导致反复修改。我们将教授如何构建结构化反馈模板，要求提供者明确指出“问题点”、“建议修改方案”和“优先级”。同时，建立清晰的“反馈跟进机制”，确保每一次沟通都能导向最终的解决。 3. 知识沉淀与复用：从一次性劳动到持续资产： 如何确保你今天解决的问题，明天就不会以另一种形式再次出现？我们将指导你建立一个轻量级的个人知识库（Personal Knowledge Base），并教授如何将工作中的经验、模板和常见问题解答系统化，实现知识的快速复用，避免重复劳动。 --- 结语：效率的终极目标是自由 本书提供的所有技巧和系统，其最终目的并非让你变成一个冷酷的“效率机器”，而是为了解放你的时间，释放你的精力，让你有能力将生命投入到那些真正能带来个人成长和满足感的事情上。 掌握本书中的方法，你将不再被日常工作的琐碎所捆绑。你可以更从容地应对突发事件，更深入地思考战略问题，更平衡地分配个人生活。告别“瞎忙”的疲惫感，迎接掌控人生的充实感。现在，是时候将你的时间从“被动消耗”转变为“主动投资”了。
著者信息
作者簡介
日經PC21
創刊於1996年3月。以簡單易懂的說明、豐富的圖解與插圖說明能於職場應用的電腦資訊。仔細解說最新的Excel、Word、雲端服務的使用方式到印表機、數位相機這類周邊機器、智慧型手機的應用方式。
鈴木真里子
擔任資訊設計師，負責撰寫專欄與排版。在日經PC21、日經電腦這類電腦雜誌投稿，也著手撰寫產品的使用手冊與教材，目前撰寫與翻譯的書籍已經過100本。目前為編輯製作公司株式會社GUELL董事長。
日經PC21
創刊於1996年3月。以簡單易懂的說明、豐富的圖解與插圖說明能於職場應用的電腦資訊。仔細解說最新的Excel、Word、雲端服務的使用方式到印表機、數位相機這類周邊機器、智慧型手機的應用方式。
鈴木真里子
擔任資訊設計師，負責撰寫專欄與排版。在日經PC21、日經電腦這類電腦雜誌投稿，也著手撰寫產品的使用手冊與教材，目前撰寫與翻譯的書籍已經過100本。目前為編輯製作公司株式會社GUELL董事長。
图书目录
第1章 停用雞婆的功能｜利用偏好設定節省時間
Section 01 停用數字或符號的編號清單編號
Section 02 解除自動套用的超連結格式
Section 03 避免輸入的文字變成其他符號
Section 04 避免沿用文字格式與編排設定
Section 05 關閉迷你工具列與預覽，Word才能用得更順手
Section 06 偏好的編排方式應以「1mm」為單位，而不是以「字元」為單位
Section 07 最後再統一進行拼字與文法檢查
Section 08 利用偏好的字型與段落設定開啟新文件
Section 09 以常用的紙張大小、邊界新增文件
Section 10 隱藏不使用的功能，提升Word的操作性
Section 11 將常用的功能新增至「快速存取工具列」
Section 12 跳過開始畫面，直接開啟空白文件
Section 13 將自動儲存設定為三分鐘間隔，讓意外的風險降至最低
Section 14 管理新增文件之際植入的個人資訊
Section 15 以最簡單的方式在常用的資料夾儲存檔案
第2章 不需要輸入練習的輸入省時術
Section 01 除了單字之後，連長句都新增為單字，就能縮短輸入內容
Section 02 利用自動輸入功能快速輸入目前的日期與時間
Section 03 快速輸入的祕訣就是活用預測輸入
Section 04 如果想隨心所欲地輸入，可在自動轉換之後再轉換
Section 05 轉換建議過多時，利用號碼指定會比利用「空白鍵」方便
Section 06 轉換操作以方便按的按鍵優先
Section 07 遇到奇怪的轉換可修正字典的內容
Section 08 隨手一選就搞定！不用再煩惱祝賀詞怎麼寫
Section 09 利用快速鍵輸入常用的符號
Section 10 將PDF轉換成Word文件後，直接開啟使用
Section 11 將紙本掃描成Word文件
Section 12 將全形的英文字母與數字全部轉換成半形
Section 13 利用尋找與取代功能轉換文字或格式
Section 14 利用範本新增常用的制式文件
Section 15 圖表與格式也可以儲存！將制式文件新增為快速組件
第3章 熟悉複製貼上，編輯將有如神速
Section 01 複製與貼上的技巧優劣端看「選取範圍」的技巧
Section 02 提升選取文字的自由度－不使用滑鼠選取的技巧
Section 03 鍵盤比滑鼠更方便複製與移動文字
Section 04 文字可視情況以四種格式貼上
Section 05 貼上Excel的表格，外觀也不會錯亂
Section 06 利用快速鍵複製網站的內容
Section 07 要重複套用格式設定就使用「複製格式」
Section 08 複製與貼上編號清單時，需要注意符號與編號的連續性
第4章 極速編排簡單易讀的版面
Section 01 熟悉四種定位點，就能隨心所欲控制文字的對齊方式
Section 03 利用編號清單建立簡單易讀的項目或步驟說明
Section 04 「樣式」可讓長篇大論的文章變得容易閱讀
Section 05 解除貼齊格線，能避免行距突然放大
Section 06 想隨心所欲設定間距，就將行距設定為「固定行高」，再設定數值
Section 07 利用段落間距取代行距，讓段落之間的留白更有變化
Section 08 利用頁首或頁尾統一輸入日期或檔案名稱
Section 09 隨手一點就能插入頁碼，也能隨心所欲地設定頁碼的格式與起始編號
Section 10 利用欄位設定讓長篇文章與較小的文字變得容易閱讀
Section 11 利用框線與背景色快速製作搶眼的標題
Section 12 利用文字方塊編排直書橫書混合的文章與專欄
Section 13 雙點切換置中對齊與靠右對齊
第5章 快速配置圖片與圖案
Section 01 配置圖片時，不要設定「與文字排列」，而是要設定為「矩形」
Section 02 將總是亂動的圖片固定在指定的位置上
Section 04 一鍵完成多個圖案或圖片的配置
Section 05 要將照片裁切成圓形或星形也不費吹灰之力
Section 06 直接在圖案或對話框輸入文字
Section 07 讓圖案裡的文字排列成更容易閱讀的格式
Section 08 列出所有物件，快速調整重疊順序
Section 09 利用SmartArt快速繪製組織圖
Section 10 SmartArt非常適合繪製流程圖
Section 11 利用SmartArt將清單整理成循環圖
Section 12 利用佈景主題瞬間調整配色與字型
Section 13 利用圖示節省繪製插圖的時間
Section 14 群組化需要一起移動的圖案
第6章 熟悉棘手的製表功能，讓表格製作更有效率
Section 01 表格的設計只需要從「樣式」選擇
Section 02 表格各欄的寬度應以自動調整代替手動拖曳調整
Section 03 輕輕一按，就讓欄寬與列高變得平均
Section 04 能否俐落地編輯表格，端看選取儲存格的方式
Section 05 利用拖曳的方式快速製作不規則的表格
Section 06 讓表格裡的文字排列得更好看
Section 07 簡單的計算可直接在Word進行
Section 08 利用「Tab」鍵與「+」按鈕快速追加列或欄
第7章 排除列印出錯產生的浪費！簡單確實地列印正確的內容
Section 01 讓內容溢至第二頁的文件列印成一頁
Section 02 輸出為PDF，避免浪費與失誤的三個重點
Section 03 「只印部分內容」、「只印文字」，有效率地列印需要的部分
Section 04 利用標籤列印功能快速列印明信片或名片
Section 05 大量印製收件人不同、內容相同的文件
Section 06 利用合併列印自動製作兩種文件
第8章 能幹的人都這樣用！ 更有效率的高級技巧
Section 01 利用追蹤修訂與註解，讓校閱作業無紙化
Section 02 利用大綱功能統整思路與編排結構
Section 03 自動替每個標題階層設定「第○章」、「第○條」
Section 04 利用標題樣式自動建立目錄
Section 05 利用標題樣式自動製作PowerPoint的幻燈片
Section 06 可徹底節省時間的精選快速鍵
Section 01 停用數字或符號的編號清單編號
Section 02 解除自動套用的超連結格式
Section 03 避免輸入的文字變成其他符號
Section 04 避免沿用文字格式與編排設定
Section 05 關閉迷你工具列與預覽，Word才能用得更順手
Section 06 偏好的編排方式應以「1mm」為單位，而不是以「字元」為單位
Section 07 最後再統一進行拼字與文法檢查
Section 08 利用偏好的字型與段落設定開啟新文件
Section 09 以常用的紙張大小、邊界新增文件
Section 10 隱藏不使用的功能，提升Word的操作性
Section 11 將常用的功能新增至「快速存取工具列」
Section 12 跳過開始畫面，直接開啟空白文件
Section 13 將自動儲存設定為三分鐘間隔，讓意外的風險降至最低
Section 14 管理新增文件之際植入的個人資訊
Section 15 以最簡單的方式在常用的資料夾儲存檔案
第2章 不需要輸入練習的輸入省時術
Section 01 除了單字之後，連長句都新增為單字，就能縮短輸入內容
Section 02 利用自動輸入功能快速輸入目前的日期與時間
Section 03 快速輸入的祕訣就是活用預測輸入
Section 04 如果想隨心所欲地輸入，可在自動轉換之後再轉換
Section 05 轉換建議過多時，利用號碼指定會比利用「空白鍵」方便
Section 06 轉換操作以方便按的按鍵優先
Section 07 遇到奇怪的轉換可修正字典的內容
Section 08 隨手一選就搞定！不用再煩惱祝賀詞怎麼寫
Section 09 利用快速鍵輸入常用的符號
Section 10 將PDF轉換成Word文件後，直接開啟使用
Section 11 將紙本掃描成Word文件
Section 12 將全形的英文字母與數字全部轉換成半形
Section 13 利用尋找與取代功能轉換文字或格式
Section 14 利用範本新增常用的制式文件
Section 15 圖表與格式也可以儲存！將制式文件新增為快速組件
第3章 熟悉複製貼上，編輯將有如神速
Section 01 複製與貼上的技巧優劣端看「選取範圍」的技巧
Section 02 提升選取文字的自由度－不使用滑鼠選取的技巧
Section 03 鍵盤比滑鼠更方便複製與移動文字
Section 04 文字可視情況以四種格式貼上
Section 05 貼上Excel的表格，外觀也不會錯亂
Section 06 利用快速鍵複製網站的內容
Section 07 要重複套用格式設定就使用「複製格式」
Section 08 複製與貼上編號清單時，需要注意符號與編號的連續性
第4章 極速編排簡單易讀的版面
Section 01 熟悉四種定位點，就能隨心所欲控制文字的對齊方式
Section 03 利用編號清單建立簡單易讀的項目或步驟說明
Section 04 「樣式」可讓長篇大論的文章變得容易閱讀
Section 05 解除貼齊格線，能避免行距突然放大
Section 06 想隨心所欲設定間距，就將行距設定為「固定行高」，再設定數值
Section 07 利用段落間距取代行距，讓段落之間的留白更有變化
Section 08 利用頁首或頁尾統一輸入日期或檔案名稱
Section 09 隨手一點就能插入頁碼，也能隨心所欲地設定頁碼的格式與起始編號
Section 10 利用欄位設定讓長篇文章與較小的文字變得容易閱讀
Section 11 利用框線與背景色快速製作搶眼的標題
Section 12 利用文字方塊編排直書橫書混合的文章與專欄
Section 13 雙點切換置中對齊與靠右對齊
第5章 快速配置圖片與圖案
Section 01 配置圖片時，不要設定「與文字排列」，而是要設定為「矩形」
Section 02 將總是亂動的圖片固定在指定的位置上
Section 04 一鍵完成多個圖案或圖片的配置
Section 05 要將照片裁切成圓形或星形也不費吹灰之力
Section 06 直接在圖案或對話框輸入文字
Section 07 讓圖案裡的文字排列成更容易閱讀的格式
Section 08 列出所有物件，快速調整重疊順序
Section 09 利用SmartArt快速繪製組織圖
Section 10 SmartArt非常適合繪製流程圖
Section 11 利用SmartArt將清單整理成循環圖
Section 12 利用佈景主題瞬間調整配色與字型
Section 13 利用圖示節省繪製插圖的時間
Section 14 群組化需要一起移動的圖案
第6章 熟悉棘手的製表功能，讓表格製作更有效率
Section 01 表格的設計只需要從「樣式」選擇
Section 02 表格各欄的寬度應以自動調整代替手動拖曳調整
Section 03 輕輕一按，就讓欄寬與列高變得平均
Section 04 能否俐落地編輯表格，端看選取儲存格的方式
Section 05 利用拖曳的方式快速製作不規則的表格
Section 06 讓表格裡的文字排列得更好看
Section 07 簡單的計算可直接在Word進行
Section 08 利用「Tab」鍵與「+」按鈕快速追加列或欄
第7章 排除列印出錯產生的浪費！簡單確實地列印正確的內容
Section 01 讓內容溢至第二頁的文件列印成一頁
Section 02 輸出為PDF，避免浪費與失誤的三個重點
Section 03 「只印部分內容」、「只印文字」，有效率地列印需要的部分
Section 04 利用標籤列印功能快速列印明信片或名片
Section 05 大量印製收件人不同、內容相同的文件
Section 06 利用合併列印自動製作兩種文件
第8章 能幹的人都這樣用！ 更有效率的高級技巧
Section 01 利用追蹤修訂與註解，讓校閱作業無紙化
Section 02 利用大綱功能統整思路與編排結構
Section 03 自動替每個標題階層設定「第○章」、「第○條」
Section 04 利用標題樣式自動建立目錄
Section 05 利用標題樣式自動製作PowerPoint的幻燈片
Section 06 可徹底節省時間的精選快速鍵
图书试读
序
會議資料、會議大綱、提給客戶的企劃書、建議書，替顧客製作的活動導覽、商品傳單，在商場上，製作文件乃是家常便飯的事，而製作這類文件，最常使用的文書處理軟體就屬「Word」，這套軟體與試算表軟體「Excel」可說是商場人生必備的兩大利器。
相較於Excel，Word似乎沒那麼受歡迎。在商場，資料整理成表格是比較適當的格式，因為許多場景都需要計算數據或製作成圖表，但最主要的原因應該是Word的操作「不太親切」，所以讓使用者對它有些敬而遠之。在電腦月刊《日經PC21》的Word使用方法專欄已連載二十年以上，在讀者寄來的問題或意見之中，有許多是對Word的「埋怨」，像是「Word有很多多餘的操作」、「得花不少時間才能把表格調得漂亮」、「插入的照片會隨便移動位置，讓人覺得很煩」、「一編輯文章，圖片就莫名消失」……。很多使用者雖然天天使用，卻覺得Word很難用。
不讓多餘的功能浪費你的時間
輸入「1.○○○」這種帶有編號的小標，再換行輸入內容（內文），就會自動輸入「2.」這個編號。想必大家都曾被這種雞婆的親切干擾過（請見下頁圖1）。雖然Word的本意是「體貼」我們，但使用者不一定覺得必要，所以才會覺得Word很「多事」。更麻煩的是，很多人不知道該怎麼刪除或還原這種編號，因此無法繼續編輯內文。使用Word越久，越常遇到這類浪費時間的情況。
得花很多時間製作表格或是配置圖片的操作也都很麻煩，常常為了正確操作與設定Word而浪費了原本該用在工作上的時間，所以不再浪費時間在這些事情上面，讓大家能更有效率地完成文件就是本書的目標。
前面提到的自動編號功能只要改變一個設定就能停用。圖片無法隨意配置的部分也只是因為初始設定有誤。只要先調整這些設定，Word一定會變得更方便好用。
輸入「1.」與小標再換行，就會自動輸入「2.」。這時候要輸入的是內文，所以會覺得Word這麼做很雞婆，害得我們還要花時間還原。停用這種多餘的功能才能提升效率。
五分鐘結束工作
Word也有能五分鐘完成一天工作的利器。例如要寄信給一千名顧客時，若得手動輸入一千個收件人的姓名再列印出來，想必很花時間，但如果使用「合併列印」功能，就能自動更新所有收件人的名字以及連續列印。要利用舊合約製作新合約卻找不到原始資料時，也不用擔心，只要掃描舊的紙本合約，再匯入Word，就能利用OCR功能自動產生文字，之後就能以編輯Word文件的方式編輯。如此一來，不管合約有幾頁，也不用從頭輸入了。
要利用紙本合約製作新合約時，重新輸入是非常沒有效率的做法。利用事務機將紙本合約掃描成PDF檔案，再將PDF檔案匯入Word，就能將文字轉換成檔案。
重點在於停用那些礙手礙腳的功能，打造一個順手的環境，也要了解與熟悉Word有哪些方便好用的功能。這就是能快速製作Word文件的祕訣。如果大家能透過本書學會這些祕訣，那是本編輯部的榮幸。
會議資料、會議大綱、提給客戶的企劃書、建議書，替顧客製作的活動導覽、商品傳單，在商場上，製作文件乃是家常便飯的事，而製作這類文件，最常使用的文書處理軟體就屬「Word」，這套軟體與試算表軟體「Excel」可說是商場人生必備的兩大利器。
相較於Excel，Word似乎沒那麼受歡迎。在商場，資料整理成表格是比較適當的格式，因為許多場景都需要計算數據或製作成圖表，但最主要的原因應該是Word的操作「不太親切」，所以讓使用者對它有些敬而遠之。在電腦月刊《日經PC21》的Word使用方法專欄已連載二十年以上，在讀者寄來的問題或意見之中，有許多是對Word的「埋怨」，像是「Word有很多多餘的操作」、「得花不少時間才能把表格調得漂亮」、「插入的照片會隨便移動位置，讓人覺得很煩」、「一編輯文章，圖片就莫名消失」……。很多使用者雖然天天使用，卻覺得Word很難用。
不讓多餘的功能浪費你的時間
輸入「1.○○○」這種帶有編號的小標，再換行輸入內容（內文），就會自動輸入「2.」這個編號。想必大家都曾被這種雞婆的親切干擾過（請見下頁圖1）。雖然Word的本意是「體貼」我們，但使用者不一定覺得必要，所以才會覺得Word很「多事」。更麻煩的是，很多人不知道該怎麼刪除或還原這種編號，因此無法繼續編輯內文。使用Word越久，越常遇到這類浪費時間的情況。
得花很多時間製作表格或是配置圖片的操作也都很麻煩，常常為了正確操作與設定Word而浪費了原本該用在工作上的時間，所以不再浪費時間在這些事情上面，讓大家能更有效率地完成文件就是本書的目標。
前面提到的自動編號功能只要改變一個設定就能停用。圖片無法隨意配置的部分也只是因為初始設定有誤。只要先調整這些設定，Word一定會變得更方便好用。
輸入「1.」與小標再換行，就會自動輸入「2.」。這時候要輸入的是內文，所以會覺得Word這麼做很雞婆，害得我們還要花時間還原。停用這種多餘的功能才能提升效率。
五分鐘結束工作
Word也有能五分鐘完成一天工作的利器。例如要寄信給一千名顧客時，若得手動輸入一千個收件人的姓名再列印出來，想必很花時間，但如果使用「合併列印」功能，就能自動更新所有收件人的名字以及連續列印。要利用舊合約製作新合約卻找不到原始資料時，也不用擔心，只要掃描舊的紙本合約，再匯入Word，就能利用OCR功能自動產生文字，之後就能以編輯Word文件的方式編輯。如此一來，不管合約有幾頁，也不用從頭輸入了。
要利用紙本合約製作新合約時，重新輸入是非常沒有效率的做法。利用事務機將紙本合約掃描成PDF檔案，再將PDF檔案匯入Word，就能將文字轉換成檔案。
重點在於停用那些礙手礙腳的功能，打造一個順手的環境，也要了解與熟悉Word有哪些方便好用的功能。這就是能快速製作Word文件的祕訣。如果大家能透過本書學會這些祕訣，那是本編輯部的榮幸。
用户评价
评分
說真的，我對任何能優化我工作流程的產品或方法論都保持高度好奇心，畢竟在現在這個競爭激烈的大環境下，誰能更快地產出高品質的成果，誰就能站穩腳跟。我個人最頭痛的是處理大型文件的結構化排版問題。譬如說，一份長達五十頁的研究報告，中間需要穿插大量的表格和圖表，而且這些圖表的位置不能隨意跳動，必須錨定在特定的段落旁。傳統的做法就是不斷地拖曳、調整文字環繞選項，光是調整頁碼跳動和圖表位置，就能讓我抓狂。我強烈希望這本書能針對Word中最難搞的「物件管理」和「版面設定」提供革命性的解決方案。是不是有更強大的尺規工具？或是可以預設好不同章節的版面樣式，然後一鍵套用？如果它能讓我擺脫對滑鼠的依賴，更多地使用鍵盤快速鍵來控制這些精細的排版細節，那五分鐘搞定一天的文書工作，或許就不是一個誇張的口號了。
评分說真的，現在資訊爆炸，人人都在談效率，但很少有工具書能真正打中職場人的痛點。我身邊很多同事都只會用Word做最基本的事情，像是打字、粗體、置中，然後呢？就沒有了。每次看到他們為了做一份看似簡單的合約書，手動調整每一頁的頁碼格式，我就替他們捏一把冷汗。我最希望這本「時短術」能著重在「批量處理」和「自動化」上。例如，如果我今天需要根據不同客戶的需求，快速替換文件裡的特定資訊（像是客戶名稱、日期、聯絡窗口），傳統做法是不是得一個個Ctrl+F再取代？有沒有更聰明的方式？我期待它能分享一些關於巨集（Macro）的入門介紹，哪怕只是簡單的錄製與執行，對於經常處理重複性文件的人來說，都是質的飛躍。畢竟，時間就是金錢，如果能把原本需要花費半小時的重複性作業，壓縮到五分鐘內完成，那累積下來的效益簡直難以想像。這本書的「五分鐘」承諾，讓我對它充滿了務實的期待，它必須是實戰導向的，而不是紙上談兵的理論。
评分這本書光是書名就超級吸引人，對我這種每天被信件、報告、企劃書追著跑的上班族來說，簡直是救星啊！我以前總覺得文書處理就是個「必要之惡」，花一堆時間在格式調整、排版上面，真正有創意的部分反而沒時間好好思考。記得有一次為了趕一個跨部門的合作簡報，我光是為了讓圖表和文字對齊，就搞到三更半夜，隔天精神超差。這本書如果真能幫我把這些瑣碎時間省下來，那真是太划算了。我特別期待它能分享一些關於Word內建功能的「冷知識」，那些藏在深層選單裡，一般人根本不會知道，但一學會就能省下大量時間的技巧。例如，如何用樣式快速建立目錄，或是用自動圖文集快速插入常用文字塊，這種能直接轉換成生產力的秘訣，才是王道。我希望它不只是教你「怎麼做」，而是教你「為什麼要這麼做」，建立一套更有效率的工作思維，而不是單純的按鍵教學。如果能搭配實際的案例說明，那閱讀體驗會更棒，讓我馬上就能套用到自己的工作流程中。
评分我對這類書籍的態度一直比較謹慎，因為很多標榜「快速上手」的書籍，內容往往流於表面，教的都是大家在網路搜尋一下就能找到的基礎操作。這本《Word時短術》讓我比較感興趣的是「搞定一天的文書工作」這個說法，這聽起來就很有野心，代表它不只是教你寫一份文件，而是涵蓋了從文件建立、編輯、審閱到最後存檔分享的全流程優化。舉例來說，當我們在做跨部門審閱時，是不是常常搞不清楚誰改了哪個版本？如果書裡能教我如何有效利用「追蹤修訂」功能，並且快速合併或拒絕不同審閱者的意見，那對我來說，解決了一個巨大的溝通痛點。此外，針對現代職場最常使用的雲端協作情境，Word的線上編輯和離線編輯之間的檔案同步與衝突處理，也是一個潛在的效率殺手。如果這本書能提供在這些複雜情境下的最佳實踐，那它的價值就遠遠超過一本單純的軟體教學手冊了。
评分我觀察到很多職場前輩，雖然年資久，但他們處理Word的效率依然停留在十年前的水平，這反而不是因為他們不想學新東西，而是根本沒有系統性的方法引導他們去發現那些更有效率的操作邏輯。這本書如果能像一個資深、但又非常前衛的同事在旁邊指導你，而不是高高在上地教你理論，我會非常買單。我特別在乎它是否能提到如何善用Word的「樣式集（Styles Sets）」功能，因為這直接關係到文件視覺風格的一致性和修改效率。想像一下，如果主管突然要求把整份文件從「專業藍」的風格，瞬間切換成「年輕活潑綠」，如果可以透過調整樣式集快速完成，那真的是太神了！這本書的成功與否，關鍵在於它提供的方法是否是「可複製」且「不易遺忘」的。如果只是教一些需要死背大量快捷鍵的方法，那很快就會忘光。我期待的是那些能內化成習慣的操作模式，真正讓Word成為我處理文書的「得力助手」，而不是一個時不時就給我找麻煩的「技術障礙」。
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