★ 老闆最體貼的贈禮，秘書最聰明的選擇！
你還記得電影《綠野仙蹤》的一幕嗎？陶樂絲和她的朋友發現，統治整個奧茲王國的竟然是個藏在一塊巨大帷幕後面的矮小男人。奧茲王國的人民只管高高興興地走他們的黃磚路，並不想知道是誰在治理國家、為什麼治理得這麼好。高階主管的祕書，頗類似於那道巨大的帷幕。
一流的祕書，可以將老闆襯托得像奧茲魔法師一樣偉大。而升上高位的最佳途徑，就是向這些你希望看齊的人學習。沒有比成為這人的左右手（機要祕書）更好的了。你有機會接觸到他們所讀、所寫、所說的一切。你參與他們工作的所有層面，連他們的部門主管也不及你，因為你從頭到尾都可親臨每一場會議，耳聽每一通電話，目睹每一頁傳真。在當今的企業界中，一個聰明、努力、處事有條有理的機要祕書，只要專心一意當好老闆背後的那個人，當能平步青雲。
這是一本務實而有用的指南書，你不妨將它當作地圖使用。它會指引你方向和行走的路線，可是採取行動的還是要靠你自己。它會告訴你做個成功祕書需要的基本工具，不過，你必須自己拿起這些工具，將它發揚光大、舉一反三。
本書提供您：
‧ 辦公室禮儀
‧ 行程表策劃
‧ 電話技巧
‧ 活用電腦
‧ 會議安排
‧ 差旅規劃
‧ 溝通技巧
‧ 穿衣法則
‧ 檔案管理
‧ 私人雜務
‧ 簡易備忘
具体描述
职场进阶的蓝图：高效能行政管理的实战指南 《高效行政管理：从流程优化到战略支持的蜕变之路》 --- 第一部分：重塑行政职能：从事务处理到价值创造的范式转移 在现代企业高速运转的背景下，行政管理已不再是简单的后勤支持部门。它肩负着优化内部流程、提升组织效率、并最终为核心业务战略提供坚实支撑的关键使命。本书旨在为所有行政专业人士、办公室经理乃至渴望提升组织效率的管理者，提供一套系统化、可落地的转型蓝图。 第一章：行政角色的战略定位重构 传统观念将行政人员视为“任务执行者”，而本书强调的是“流程架构师”和“效率推动者”。我们将深入探讨如何将行政职能从被动响应转变为主动预测。内容涵盖： 价值流分析： 如何识别企业内部流程中的“浪费点”（等待时间、重复劳动、信息孤岛），并运用最小化原则进行优化。 行政KPI的升级： 超越传统的“准时完成率”，引入衡量支持满意度、流程周期缩短率和风险规避能力的全新指标体系。 跨部门协作的枢纽作用： 建立高效的信息传递模型，确保行政决策能够快速、准确地融入研发、销售和财务等核心部门的运作中。 第二章：数字化驱动的未来办公室构建 技术是提升行政效率的强大引擎。本书将详尽介绍如何利用现有及新兴技术，构建一个无缝、智能化的工作环境。 工作流自动化（Workflow Automation）： 聚焦于采购申请、费用报销、会议协调等高频重复性任务。我们将拆解主流RPA（机器人流程自动化）工具的应用场景，提供从需求识别到初步部署的实操步骤。 文档与知识管理体系（DMS）： 探讨如何利用云技术和标签系统，建立一个“一次输入，多点共享”的知识库，彻底消除“文件找不到”的困境。重点介绍权限管理和版本控制的最佳实践。 安全与合规的行政底线： 面对日益严峻的数据安全挑战，如何将数据保护和隐私合规要求融入日常行政操作中，确保敏感信息的安全流通。 --- 第二部分：流程精益化：打造无摩擦的日常运营体系 行政管理的基石在于流程的稳定与高效。本部分聚焦于将精益思想应用于日常办公场景，消除隐性成本，提升组织反应速度。 第三章：会议效率的革命 会议是企业时间消耗的“黑洞”。本书提供了一套结构化的会议管理框架，旨在将会议时间缩短30%以上，同时提升决策质量。 会前准备的黄金法则： 明确目标、结构化议程（包括时间分配和预期产出）、预先分发必要材料的机制。 会中控场技术： 引入“记录者/计时员/决策确认员”的角色分配机制，确保讨论聚焦，避免跑题。 会后跟进与问责制： 建立自动化的行动项（Action Items）追踪系统，确保会议结论能够转化为实际行动，并设定明确的责任人和截止日期。 第四章：采购与资产管理的精细化控制 从办公用品到大型设备采购，每一个环节都关乎企业的成本控制。 供应商关系管理（SRM）的优化： 不仅是比价，更是基于绩效、可靠性和长期合作潜力的综合评估。建立合格供应商名录，并定期进行审查。 库存与消耗的预测模型： 利用历史数据分析，建立合理的安全库存水平，减少积压和紧急采购带来的溢价成本。 固定资产的生命周期管理： 资产从采购、入库、使用到报废的全流程数字化追踪，确保资产利用率最大化，并简化审计流程。 --- 第三部分：人员支持与行政领导力发展 行政人员的成功，离不开其对组织内“非正式权力网络”的理解以及自身沟通技巧的磨炼。 第五章：跨文化与跨层级的沟通艺术 行政人员经常需要与不同文化背景、不同层级的员工打交道。本书侧重于提升这种复杂沟通环境下的情境感知能力。 积极倾听与需求解码： 区分“表达的需求”与“隐藏的痛点”，从而提供更具前瞻性的支持方案。 冲突管理的缓冲区策略： 如何在不同利益群体之间搭建沟通桥梁，尤其在资源分配和政策解释上保持中立、清晰的立场。 向上汇报的艺术： 学习如何将复杂的行政问题，提炼成高管层关注的“影响、风险、建议”三要素，以数据驱动的简洁方式呈现。 第六章：行政团队的韧性与职业发展 一个高效的行政团队需要清晰的职业发展路径和强大的抗压能力。 弹性工作制与团队维护： 在支持组织灵活性的同时，如何保持团队的凝聚力和协作效率。 压力应对与情绪智能（EQ）： 行政工作常处于“救火”状态，探讨实用的时间管理工具（如番茄工作法、四象限法则）与情绪调节技巧，帮助团队保持稳定输出。 培养下一代行政领导者： 建立导师制度，将部门的隐性知识系统化地传递给新进人员，确保核心技能的传承和知识资产的积累。 --- 本书特点： 案例驱动： 每一章节都辅以来自全球不同规模企业的真实流程改进案例。 工具箱附件： 提供可直接下载和使用的流程图模板、供应商评估表格及会议议程清单。 实战导向： 语言力求直接、清晰，避免冗余的理论说教，聚焦于“如何做”而非“为何做”。 阅读本书后，您将能够： 1. 将行政职能提升至战略伙伴层面， 获得管理层更深层次的信任和授权。 2. 成功部署至少一项关键流程自动化， 释放团队成员的时间用于更高价值的工作。 3. 建立起一套稳健的风险监控和合规保障体系， 极大降低运营不确定性。 适合人群： 办公室经理、行政总监、企业运营负责人，以及所有渴望在支持岗位上实现职业飞跃的专业人士。
著者信息
作者簡介
安娜卡琳．珍（Anna-Carin Jean）
具備多年實務經驗，曾擔任ICM和迪士尼公司高階主管和好萊塢巨星的秘書。
譯者簡介
席玉蘋
國立政治大學國貿系畢業，美國德州理工學院企管碩士，任《管理雜誌》特約撰述多年，曾獲得第七、九、十屆梁實秋文學翻譯獎。現居高雄，專事譯文、寫作。譯作有：《贏家通吃的社會》（智庫文化出版，中國時報開卷版八十六年度十大好書）、《整合優勢》、《卓越210》、《奢華狂朝》、《老媽的商場智慧》等二十餘部作品。
安娜卡琳．珍（Anna-Carin Jean）
具備多年實務經驗，曾擔任ICM和迪士尼公司高階主管和好萊塢巨星的秘書。
譯者簡介
席玉蘋
國立政治大學國貿系畢業，美國德州理工學院企管碩士，任《管理雜誌》特約撰述多年，曾獲得第七、九、十屆梁實秋文學翻譯獎。現居高雄，專事譯文、寫作。譯作有：《贏家通吃的社會》（智庫文化出版，中國時報開卷版八十六年度十大好書）、《整合優勢》、《卓越210》、《奢華狂朝》、《老媽的商場智慧》等二十餘部作品。
图书目录
賴櫻暖 序
石詠琦 序
前言
Introduction
第一章 辦公室禮儀
第二章 電話
第三章 郵件
第四章 檔案處理
第五章 電腦
第六章 安排會議和日程表
第七章 差旅和行程表
第八章 臨時助理
第九章 實習生
第十章 私人雜務和私人祕書
第十一章 溝通
第十二章 穿衣法則
第十三章 簡易備忘錄
後語
石詠琦 序
前言
Introduction
第一章 辦公室禮儀
第二章 電話
第三章 郵件
第四章 檔案處理
第五章 電腦
第六章 安排會議和日程表
第七章 差旅和行程表
第八章 臨時助理
第九章 實習生
第十章 私人雜務和私人祕書
第十一章 溝通
第十二章 穿衣法則
第十三章 簡易備忘錄
後語
图书试读
前言
Introduction
你還記得電影《綠野仙蹤》的一幕嗎？陶樂絲和她的朋友發現，統治整個奧茲王國的竟然是個藏在一塊巨大帷幕後面的矮小男人。奧茲王國的人民只管高高興興地走他們的黃磚路，並不想知道是誰在治理國家、為什麼治理得這麼好。高階主管的祕書，頗類似於那道巨大的帷幕。只要他們把工作做得妥妥當當，不但老闆面子有光，業務也運行無礙，而外人不會知道幕後的他們所下的苦功。主管祕書秉持專業的態度，為老闆安排生活細節、排定會議準備資料、安排差旅、確定萬事俱備，好讓老闆達成任務。一流的祕書，可以將老闆襯托得像奧茲魔法師一樣偉大。
而你為什麼要做一個躲在老闆背後的人？原因在於──機會。除非你非常、非常的幸運（或是生在豪門世家），你不會立刻就當上老闆。大部分的主管都經過長時間的辛勤努力，才到達他們今天的地位。而升上高位的最佳途徑，就是向這些你希望看齊的人學習。沒有比成為這人的左右手（機要祕書）更好的了。你有機會接觸到他們所讀、所寫、所說的一切。你參與他們工作的所有層面，連他們的部門主管也不及你，因為你從頭到尾都可親臨每一場會議，耳聽每一通電話，目睹每一頁傳真。在當今的企業界中，一個聰明、努力、處事有條有理的機要祕書，只要專心一意當好老闆背後的那個人，當能平步青雲。
這是一本務實而有用的指南書，你不妨將它當作地圖使用。它會告訴你做個成功祕書需要的基本工具，不過，你必須自己拿起這些工具，將它發揚光大、舉一反三。一旦你熟諳了這些基本工具，便可依據適合你的原則來創設屬於自己的整理制度。這本書就像一張地圖，它指引你方向和行走的路線，可是採取行動的還是要靠你自己。
我個人就是從主管祕書做起。我對那份工作有時熱愛，有時痛恨。可是我始終堅守崗位，因為我相信，我一定有出頭的一天。我很幸運，遇到的都是非常好的老闆。我今天的知識、職位以及處事態度，都要拜過去的老東家之賜；我欠他們太多。一路走來，我得到的每個機會都是出於這些老東家對我的讚揚而受到的鼓舞──連這本書都是。
如果你有機會成為一位好老闆的機要祕書，要把握。努力工作，盡你所能吸收知識，突顯出你老闆的偉大，你就算是上軌道了。
祝你好運！
Introduction
你還記得電影《綠野仙蹤》的一幕嗎？陶樂絲和她的朋友發現，統治整個奧茲王國的竟然是個藏在一塊巨大帷幕後面的矮小男人。奧茲王國的人民只管高高興興地走他們的黃磚路，並不想知道是誰在治理國家、為什麼治理得這麼好。高階主管的祕書，頗類似於那道巨大的帷幕。只要他們把工作做得妥妥當當，不但老闆面子有光，業務也運行無礙，而外人不會知道幕後的他們所下的苦功。主管祕書秉持專業的態度，為老闆安排生活細節、排定會議準備資料、安排差旅、確定萬事俱備，好讓老闆達成任務。一流的祕書，可以將老闆襯托得像奧茲魔法師一樣偉大。
而你為什麼要做一個躲在老闆背後的人？原因在於──機會。除非你非常、非常的幸運（或是生在豪門世家），你不會立刻就當上老闆。大部分的主管都經過長時間的辛勤努力，才到達他們今天的地位。而升上高位的最佳途徑，就是向這些你希望看齊的人學習。沒有比成為這人的左右手（機要祕書）更好的了。你有機會接觸到他們所讀、所寫、所說的一切。你參與他們工作的所有層面，連他們的部門主管也不及你，因為你從頭到尾都可親臨每一場會議，耳聽每一通電話，目睹每一頁傳真。在當今的企業界中，一個聰明、努力、處事有條有理的機要祕書，只要專心一意當好老闆背後的那個人，當能平步青雲。
這是一本務實而有用的指南書，你不妨將它當作地圖使用。它會告訴你做個成功祕書需要的基本工具，不過，你必須自己拿起這些工具，將它發揚光大、舉一反三。一旦你熟諳了這些基本工具，便可依據適合你的原則來創設屬於自己的整理制度。這本書就像一張地圖，它指引你方向和行走的路線，可是採取行動的還是要靠你自己。
我個人就是從主管祕書做起。我對那份工作有時熱愛，有時痛恨。可是我始終堅守崗位，因為我相信，我一定有出頭的一天。我很幸運，遇到的都是非常好的老闆。我今天的知識、職位以及處事態度，都要拜過去的老東家之賜；我欠他們太多。一路走來，我得到的每個機會都是出於這些老東家對我的讚揚而受到的鼓舞──連這本書都是。
如果你有機會成為一位好老闆的機要祕書，要把握。努力工作，盡你所能吸收知識，突顯出你老闆的偉大，你就算是上軌道了。
祝你好運！
用户评价
评分
这本书最让我感到震撼的是它对于“职场软实力”的重新定义。它完全颠覆了我过去对于秘书工作的刻板印象，将其提升到了战略伙伴的高度。作者显然对全球顶尖企业文化的运作机制有着深刻的洞察，书中对于“情绪价值的供给”和“隐形权力边界的维护”的探讨，简直是金石良言。它不是教你如何逢迎拍马，而是教你如何通过精准的服务和恰到好处的“不干预”，来巩固你在组织中的不可替代性。那种在关键时刻，能够以最少的言语，发挥出最大的影响力，并且还能让决策者觉得一切都是自然而然的结果的艺术，这本书给予了详尽的解析。它强调的不是服从，而是共谋，是与高层目标达成高度一致的专业共识，这种思维的升级，对我职场观的重塑起到了决定性的作用。
评分坦白说，我抱着一种略带审视和怀疑的态度开始阅读这本书，因为市面上这类主题的书籍常常过度美化和夸大其词。然而，这本书却以一种令人信服的真实感，击碎了我的预期。它没有提供任何“一键成功”的速成秘籍，相反，它赤裸裸地展示了“成功”背后需要付出的代价——长时间的压力承受、对个人生活的牺牲，以及近乎完美的专业主义要求。书中对于处理突发危机时的心理韧性描绘，让我深刻体会到，真正的精英和普通职场人的差距，往往不在于智商，而在于对“不确定性”的驾驭能力。它像是一面镜子，让我清晰地看到了自己与那些“全球顶尖”标准之间存在的差距，但更重要的是，它提供了一张详尽的地图，指引我如何一步步缩小这个差距。这是一本需要反复品读，并且每次都能从中获得新感悟的深度著作。
评分这本书的叙事节奏简直让人拍案叫绝！从翻开第一页开始，那种强烈的代入感就紧紧抓住了我的心神。作者仿佛拥有能洞察人心的魔力，将职场中那些微妙的权力动态、错综复杂的人际关系，描绘得淋漓尽致，栩栩如生。我尤其欣赏它对“高效能”背后那些不为人知的心理博弈的刻画。它不是那种空泛地教你如何做计划的工具书，而是深入骨髓地探讨了“如何与顶层思维者共事”的艺术。那种在夹缝中求生存，同时又要确保大局稳固的紧张感，读起来让人手心冒汗，却又忍不住一口气读完。它揭示了光鲜亮丽的商业世界背后，那些默默支撑起整个帝国运转的幕后英雄们所必须具备的超凡的应变能力和情绪管理技巧。那种“于无声处听惊雷”的智慧，是教科书里永远学不到的。这本书成功地将理论分析与生动的职场故事完美地融合在了一起，让阅读体验充满了探索未知的刺激感和茅塞顿开的喜悦。
评分我必须说，这本书的语言风格非常独特，它摆脱了传统职场书籍那种生硬的教条主义色彩，转而用一种近乎散文诗般的笔触，来解析职场中的“硬核”技能。那种对细节的极致捕捉能力，简直令人叹服。比如，它对一个高级秘书如何布局一场跨国会议的描述，那种对时间轴的精准把控、对不同文化背景人士的言语习惯的预判，细致到令人咋舌。这哪里是写书，分明是呈现了一部精密的组织行为学微电影。它没有直接告诉你“你应该怎么做”，而是通过一系列精心构建的情境，让你在阅读过程中自己去寻找答案，每一次领悟都像是自己独立完成了一次重大的项目决策。这种引导式的叙事手法，极大地激发了读者的主动思考，让知识的吸收不再是被动的灌输，而是一种主动的挖掘和重构，这种阅读的深度和沉浸感，在近几年的职场读物中是极为罕见的。
评分这本书的结构安排体现出极高的逻辑思辨能力，它不像市面上大多数书籍那样线性推进，而是采取了一种螺旋上升的论证方式，每深入一层，都会回扣前文的某个关键点，但赋予其全新的解读维度。这种环环相扣的设计，使得整本书的知识体系异常稳固和自洽。我特别留意到，它对于“信息过滤与提炼”这一核心技能的阐述，简直是教科书级别的示范。如何从海啸般涌来的数据和指令中，瞬间抓取到对老板决策最核心的百分之一，并且还能预见未来三步可能出现的问题，并提前准备好B计划和C计划。它没有用华丽的辞藻去美化这个过程，而是冷静、客观地展示了这背后所需要的强大心智模型和结构化思维。读完之后，我感觉自己的“信息处理带宽”被极大地拓宽了，看待任何复杂问题都会下意识地去寻找其核心的驱动要素。
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