★ 老闆最體貼的贈禮，秘書最聰明的選擇！
你還記得電影《綠野仙蹤》的一幕嗎？陶樂絲和她的朋友發現，統治整個奧茲王國的竟然是個藏在一塊巨大帷幕後麵的矮小男人。奧茲王國的人民隻管高高興興地走他們的黃磚路，並不想知道是誰在治理國傢、為什麼治理得這麼好。高階主管的祕書，頗類似於那道巨大的帷幕。
一流的祕書，可以將老闆襯托得像奧茲魔法師一樣偉大。而升上高位的最佳途徑，就是嚮這些你希望看齊的人學習。沒有比成為這人的左右手（機要祕書）更好的瞭。你有機會接觸到他們所讀、所寫、所說的一切。你參與他們工作的所有層麵，連他們的部門主管也不及你，因為你從頭到尾都可親臨每一場會議，耳聽每一通電話，目睹每一頁傳真。在當今的企業界中，一個聰明、努力、處事有條有理的機要祕書，隻要專心一意當好老闆背後的那個人，當能平步青雲。
這是一本務實而有用的指南書，你不妨將它當作地圖使用。它會指引你方嚮和行走的路線，可是採取行動的還是要靠你自己。它會告訴你做個成功祕書需要的基本工具，不過，你必須自己拿起這些工具，將它發揚光大、舉一反三。
本書提供您：
‧ 辦公室禮儀
‧ 行程錶策劃
‧ 電話技巧
‧ 活用電腦
‧ 會議安排
‧ 差旅規劃
‧ 溝通技巧
‧ 穿衣法則
‧ 檔案管理
‧ 私人雜務
‧ 簡易備忘
具體描述
職場進階的藍圖：高效能行政管理的實戰指南 《高效行政管理：從流程優化到戰略支持的蛻變之路》 --- 第一部分：重塑行政職能：從事務處理到價值創造的範式轉移 在現代企業高速運轉的背景下，行政管理已不再是簡單的後勤支持部門。它肩負著優化內部流程、提升組織效率、並最終為核心業務戰略提供堅實支撐的關鍵使命。本書旨在為所有行政專業人士、辦公室經理乃至渴望提升組織效率的管理者，提供一套係統化、可落地的轉型藍圖。 第一章：行政角色的戰略定位重構 傳統觀念將行政人員視為“任務執行者”，而本書強調的是“流程架構師”和“效率推動者”。我們將深入探討如何將行政職能從被動響應轉變為主動預測。內容涵蓋： 價值流分析： 如何識彆企業內部流程中的“浪費點”（等待時間、重復勞動、信息孤島），並運用最小化原則進行優化。 行政KPI的升級： 超越傳統的“準時完成率”，引入衡量支持滿意度、流程周期縮短率和風險規避能力的全新指標體係。 跨部門協作的樞紐作用： 建立高效的信息傳遞模型，確保行政決策能夠快速、準確地融入研發、銷售和財務等核心部門的運作中。 第二章：數字化驅動的未來辦公室構建 技術是提升行政效率的強大引擎。本書將詳盡介紹如何利用現有及新興技術，構建一個無縫、智能化的工作環境。 工作流自動化（Workflow Automation）： 聚焦於采購申請、費用報銷、會議協調等高頻重復性任務。我們將拆解主流RPA（機器人流程自動化）工具的應用場景，提供從需求識彆到初步部署的實操步驟。 文檔與知識管理體係（DMS）： 探討如何利用雲技術和標簽係統，建立一個“一次輸入，多點共享”的知識庫，徹底消除“文件找不到”的睏境。重點介紹權限管理和版本控製的最佳實踐。 安全與閤規的行政底綫： 麵對日益嚴峻的數據安全挑戰，如何將數據保護和隱私閤規要求融入日常行政操作中，確保敏感信息的安全流通。 --- 第二部分：流程精益化：打造無摩擦的日常運營體係 行政管理的基石在於流程的穩定與高效。本部分聚焦於將精益思想應用於日常辦公場景，消除隱性成本，提升組織反應速度。 第三章：會議效率的革命 會議是企業時間消耗的“黑洞”。本書提供瞭一套結構化的會議管理框架，旨在將會議時間縮短30%以上，同時提升決策質量。 會前準備的黃金法則： 明確目標、結構化議程（包括時間分配和預期産齣）、預先分發必要材料的機製。 會中控場技術： 引入“記錄者/計時員/決策確認員”的角色分配機製，確保討論聚焦，避免跑題。 會後跟進與問責製： 建立自動化的行動項（Action Items）追蹤係統，確保會議結論能夠轉化為實際行動，並設定明確的責任人和截止日期。 第四章：采購與資産管理的精細化控製 從辦公用品到大型設備采購，每一個環節都關乎企業的成本控製。 供應商關係管理（SRM）的優化： 不僅是比價，更是基於績效、可靠性和長期閤作潛力的綜閤評估。建立閤格供應商名錄，並定期進行審查。 庫存與消耗的預測模型： 利用曆史數據分析，建立閤理的安全庫存水平，減少積壓和緊急采購帶來的溢價成本。 固定資産的生命周期管理： 資産從采購、入庫、使用到報廢的全流程數字化追蹤，確保資産利用率最大化，並簡化審計流程。 --- 第三部分：人員支持與行政領導力發展 行政人員的成功，離不開其對組織內“非正式權力網絡”的理解以及自身溝通技巧的磨煉。 第五章：跨文化與跨層級的溝通藝術 行政人員經常需要與不同文化背景、不同層級的員工打交道。本書側重於提升這種復雜溝通環境下的情境感知能力。 積極傾聽與需求解碼： 區分“錶達的需求”與“隱藏的痛點”，從而提供更具前瞻性的支持方案。 衝突管理的緩衝區策略： 如何在不同利益群體之間搭建溝通橋梁，尤其在資源分配和政策解釋上保持中立、清晰的立場。 嚮上匯報的藝術： 學習如何將復雜的行政問題，提煉成高管層關注的“影響、風險、建議”三要素，以數據驅動的簡潔方式呈現。 第六章：行政團隊的韌性與職業發展 一個高效的行政團隊需要清晰的職業發展路徑和強大的抗壓能力。 彈性工作製與團隊維護： 在支持組織靈活性的同時，如何保持團隊的凝聚力和協作效率。 壓力應對與情緒智能（EQ）： 行政工作常處於“救火”狀態，探討實用的時間管理工具（如番茄工作法、四象限法則）與情緒調節技巧，幫助團隊保持穩定輸齣。 培養下一代行政領導者： 建立導師製度，將部門的隱性知識係統化地傳遞給新進人員，確保核心技能的傳承和知識資産的積纍。 --- 本書特點： 案例驅動： 每一章節都輔以來自全球不同規模企業的真實流程改進案例。 工具箱附件： 提供可直接下載和使用的流程圖模闆、供應商評估錶格及會議議程清單。 實戰導嚮： 語言力求直接、清晰，避免冗餘的理論說教，聚焦於“如何做”而非“為何做”。 閱讀本書後，您將能夠： 1. 將行政職能提升至戰略夥伴層麵， 獲得管理層更深層次的信任和授權。 2. 成功部署至少一項關鍵流程自動化， 釋放團隊成員的時間用於更高價值的工作。 3. 建立起一套穩健的風險監控和閤規保障體係， 極大降低運營不確定性。 適閤人群： 辦公室經理、行政總監、企業運營負責人，以及所有渴望在支持崗位上實現職業飛躍的專業人士。
著者信息
作者簡介
安娜卡琳．珍（Anna-Carin Jean）
具備多年實務經驗，曾擔任ICM和迪士尼公司高階主管和好萊塢巨星的秘書。
譯者簡介
席玉蘋
國立政治大學國貿係畢業，美國德州理工學院企管碩士，任《管理雜誌》特約撰述多年，曾獲得第七、九、十屆梁實鞦文學翻譯獎。現居高雄，專事譯文、寫作。譯作有：《贏傢通吃的社會》（智庫文化齣版，中國時報開捲版八十六年度十大好書）、《整閤優勢》、《卓越210》、《奢華狂朝》、《老媽的商場智慧》等二十餘部作品。
安娜卡琳．珍（Anna-Carin Jean）
具備多年實務經驗，曾擔任ICM和迪士尼公司高階主管和好萊塢巨星的秘書。
譯者簡介
席玉蘋
國立政治大學國貿係畢業，美國德州理工學院企管碩士，任《管理雜誌》特約撰述多年，曾獲得第七、九、十屆梁實鞦文學翻譯獎。現居高雄，專事譯文、寫作。譯作有：《贏傢通吃的社會》（智庫文化齣版，中國時報開捲版八十六年度十大好書）、《整閤優勢》、《卓越210》、《奢華狂朝》、《老媽的商場智慧》等二十餘部作品。
圖書目錄
賴櫻暖 序
石詠琦 序
前言
Introduction
第一章 辦公室禮儀
第二章 電話
第三章 郵件
第四章 檔案處理
第五章 電腦
第六章 安排會議和日程錶
第七章 差旅和行程錶
第八章 臨時助理
第九章 實習生
第十章 私人雜務和私人祕書
第十一章 溝通
第十二章 穿衣法則
第十三章 簡易備忘錄
後語
石詠琦 序
前言
Introduction
第一章 辦公室禮儀
第二章 電話
第三章 郵件
第四章 檔案處理
第五章 電腦
第六章 安排會議和日程錶
第七章 差旅和行程錶
第八章 臨時助理
第九章 實習生
第十章 私人雜務和私人祕書
第十一章 溝通
第十二章 穿衣法則
第十三章 簡易備忘錄
後語
圖書試讀
前言
Introduction
你還記得電影《綠野仙蹤》的一幕嗎？陶樂絲和她的朋友發現，統治整個奧茲王國的竟然是個藏在一塊巨大帷幕後麵的矮小男人。奧茲王國的人民隻管高高興興地走他們的黃磚路，並不想知道是誰在治理國傢、為什麼治理得這麼好。高階主管的祕書，頗類似於那道巨大的帷幕。隻要他們把工作做得妥妥當當，不但老闆麵子有光，業務也運行無礙，而外人不會知道幕後的他們所下的苦功。主管祕書秉持專業的態度，為老闆安排生活細節、排定會議準備資料、安排差旅、確定萬事俱備，好讓老闆達成任務。一流的祕書，可以將老闆襯托得像奧茲魔法師一樣偉大。
而你為什麼要做一個躲在老闆背後的人？原因在於──機會。除非你非常、非常的幸運（或是生在豪門世傢），你不會立刻就當上老闆。大部分的主管都經過長時間的辛勤努力，纔到達他們今天的地位。而升上高位的最佳途徑，就是嚮這些你希望看齊的人學習。沒有比成為這人的左右手（機要祕書）更好的瞭。你有機會接觸到他們所讀、所寫、所說的一切。你參與他們工作的所有層麵，連他們的部門主管也不及你，因為你從頭到尾都可親臨每一場會議，耳聽每一通電話，目睹每一頁傳真。在當今的企業界中，一個聰明、努力、處事有條有理的機要祕書，隻要專心一意當好老闆背後的那個人，當能平步青雲。
這是一本務實而有用的指南書，你不妨將它當作地圖使用。它會告訴你做個成功祕書需要的基本工具，不過，你必須自己拿起這些工具，將它發揚光大、舉一反三。一旦你熟諳瞭這些基本工具，便可依據適閤你的原則來創設屬於自己的整理製度。這本書就像一張地圖，它指引你方嚮和行走的路線，可是採取行動的還是要靠你自己。
我個人就是從主管祕書做起。我對那份工作有時熱愛，有時痛恨。可是我始終堅守崗位，因為我相信，我一定有齣頭的一天。我很幸運，遇到的都是非常好的老闆。我今天的知識、職位以及處事態度，都要拜過去的老東傢之賜；我欠他們太多。一路走來，我得到的每個機會都是齣於這些老東傢對我的讚揚而受到的鼓舞──連這本書都是。
如果你有機會成為一位好老闆的機要祕書，要把握。努力工作，盡你所能吸收知識，突顯齣你老闆的偉大，你就算是上軌道瞭。
祝你好運！
Introduction
你還記得電影《綠野仙蹤》的一幕嗎？陶樂絲和她的朋友發現，統治整個奧茲王國的竟然是個藏在一塊巨大帷幕後麵的矮小男人。奧茲王國的人民隻管高高興興地走他們的黃磚路，並不想知道是誰在治理國傢、為什麼治理得這麼好。高階主管的祕書，頗類似於那道巨大的帷幕。隻要他們把工作做得妥妥當當，不但老闆麵子有光，業務也運行無礙，而外人不會知道幕後的他們所下的苦功。主管祕書秉持專業的態度，為老闆安排生活細節、排定會議準備資料、安排差旅、確定萬事俱備，好讓老闆達成任務。一流的祕書，可以將老闆襯托得像奧茲魔法師一樣偉大。
而你為什麼要做一個躲在老闆背後的人？原因在於──機會。除非你非常、非常的幸運（或是生在豪門世傢），你不會立刻就當上老闆。大部分的主管都經過長時間的辛勤努力，纔到達他們今天的地位。而升上高位的最佳途徑，就是嚮這些你希望看齊的人學習。沒有比成為這人的左右手（機要祕書）更好的瞭。你有機會接觸到他們所讀、所寫、所說的一切。你參與他們工作的所有層麵，連他們的部門主管也不及你，因為你從頭到尾都可親臨每一場會議，耳聽每一通電話，目睹每一頁傳真。在當今的企業界中，一個聰明、努力、處事有條有理的機要祕書，隻要專心一意當好老闆背後的那個人，當能平步青雲。
這是一本務實而有用的指南書，你不妨將它當作地圖使用。它會告訴你做個成功祕書需要的基本工具，不過，你必須自己拿起這些工具，將它發揚光大、舉一反三。一旦你熟諳瞭這些基本工具，便可依據適閤你的原則來創設屬於自己的整理製度。這本書就像一張地圖，它指引你方嚮和行走的路線，可是採取行動的還是要靠你自己。
我個人就是從主管祕書做起。我對那份工作有時熱愛，有時痛恨。可是我始終堅守崗位，因為我相信，我一定有齣頭的一天。我很幸運，遇到的都是非常好的老闆。我今天的知識、職位以及處事態度，都要拜過去的老東傢之賜；我欠他們太多。一路走來，我得到的每個機會都是齣於這些老東傢對我的讚揚而受到的鼓舞──連這本書都是。
如果你有機會成為一位好老闆的機要祕書，要把握。努力工作，盡你所能吸收知識，突顯齣你老闆的偉大，你就算是上軌道瞭。
祝你好運！
用戶評價
评分
這本書的結構安排體現齣極高的邏輯思辨能力，它不像市麵上大多數書籍那樣綫性推進，而是采取瞭一種螺鏇上升的論證方式，每深入一層，都會迴扣前文的某個關鍵點，但賦予其全新的解讀維度。這種環環相扣的設計，使得整本書的知識體係異常穩固和自洽。我特彆留意到，它對於“信息過濾與提煉”這一核心技能的闡述，簡直是教科書級彆的示範。如何從海嘯般湧來的數據和指令中，瞬間抓取到對老闆決策最核心的百分之一，並且還能預見未來三步可能齣現的問題，並提前準備好B計劃和C計劃。它沒有用華麗的辭藻去美化這個過程，而是冷靜、客觀地展示瞭這背後所需要的強大心智模型和結構化思維。讀完之後，我感覺自己的“信息處理帶寬”被極大地拓寬瞭，看待任何復雜問題都會下意識地去尋找其核心的驅動要素。
评分這本書的敘事節奏簡直讓人拍案叫絕！從翻開第一頁開始，那種強烈的代入感就緊緊抓住瞭我的心神。作者仿佛擁有能洞察人心的魔力，將職場中那些微妙的權力動態、錯綜復雜的人際關係，描繪得淋灕盡緻，栩栩如生。我尤其欣賞它對“高效能”背後那些不為人知的心理博弈的刻畫。它不是那種空泛地教你如何做計劃的工具書，而是深入骨髓地探討瞭“如何與頂層思維者共事”的藝術。那種在夾縫中求生存，同時又要確保大局穩固的緊張感，讀起來讓人手心冒汗，卻又忍不住一口氣讀完。它揭示瞭光鮮亮麗的商業世界背後，那些默默支撐起整個帝國運轉的幕後英雄們所必須具備的超凡的應變能力和情緒管理技巧。那種“於無聲處聽驚雷”的智慧，是教科書裏永遠學不到的。這本書成功地將理論分析與生動的職場故事完美地融閤在瞭一起，讓閱讀體驗充滿瞭探索未知的刺激感和茅塞頓開的喜悅。
评分這本書最讓我感到震撼的是它對於“職場軟實力”的重新定義。它完全顛覆瞭我過去對於秘書工作的刻闆印象，將其提升到瞭戰略夥伴的高度。作者顯然對全球頂尖企業文化的運作機製有著深刻的洞察，書中對於“情緒價值的供給”和“隱形權力邊界的維護”的探討，簡直是金石良言。它不是教你如何逢迎拍馬，而是教你如何通過精準的服務和恰到好處的“不乾預”，來鞏固你在組織中的不可替代性。那種在關鍵時刻，能夠以最少的言語，發揮齣最大的影響力，並且還能讓決策者覺得一切都是自然而然的結果的藝術，這本書給予瞭詳盡的解析。它強調的不是服從，而是共謀，是與高層目標達成高度一緻的專業共識，這種思維的升級，對我職場觀的重塑起到瞭決定性的作用。
评分坦白說，我抱著一種略帶審視和懷疑的態度開始閱讀這本書，因為市麵上這類主題的書籍常常過度美化和誇大其詞。然而，這本書卻以一種令人信服的真實感，擊碎瞭我的預期。它沒有提供任何“一鍵成功”的速成秘籍，相反，它赤裸裸地展示瞭“成功”背後需要付齣的代價——長時間的壓力承受、對個人生活的犧牲，以及近乎完美的專業主義要求。書中對於處理突發危機時的心理韌性描繪，讓我深刻體會到，真正的精英和普通職場人的差距，往往不在於智商，而在於對“不確定性”的駕馭能力。它像是一麵鏡子，讓我清晰地看到瞭自己與那些“全球頂尖”標準之間存在的差距，但更重要的是，它提供瞭一張詳盡的地圖，指引我如何一步步縮小這個差距。這是一本需要反復品讀，並且每次都能從中獲得新感悟的深度著作。
评分我必須說，這本書的語言風格非常獨特，它擺脫瞭傳統職場書籍那種生硬的教條主義色彩，轉而用一種近乎散文詩般的筆觸，來解析職場中的“硬核”技能。那種對細節的極緻捕捉能力，簡直令人嘆服。比如，它對一個高級秘書如何布局一場跨國會議的描述，那種對時間軸的精準把控、對不同文化背景人士的言語習慣的預判，細緻到令人咋舌。這哪裏是寫書，分明是呈現瞭一部精密的組織行為學微電影。它沒有直接告訴你“你應該怎麼做”，而是通過一係列精心構建的情境，讓你在閱讀過程中自己去尋找答案，每一次領悟都像是自己獨立完成瞭一次重大的項目決策。這種引導式的敘事手法，極大地激發瞭讀者的主動思考，讓知識的吸收不再是被動的灌輸，而是一種主動的挖掘和重構，這種閱讀的深度和沉浸感，在近幾年的職場讀物中是極為罕見的。
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