超實用！人資．行政．總務的辦公室EXCEL必備50招省時技(2016/2019) (電子書) pdf epub mobi txt 电子书 下载 2025

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張雯燕

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辦公室效率革命：跨職能的Excel應用實戰指南 (電子書) 獻給所有在辦公室中追求效率、渴望精進技能的專業人士 在這個快速變動的商業環境中，時間是最寶貴的資源。無論您的職位是人資管理師、行政專員，還是總務部門的中堅力量，面對日常堆積如山的數據處理、報表製作與流程管理，傳統的手動作業方式已成為拖慢工作進度的最大絆腳石。您是否厭倦了花費數小時整理員工資料、計算複雜的費用報銷明細，或是費力比對採購清單？ 本書《辦公室效率革命：跨職能的Excel應用實戰指南》，專門為那些不滿足於「會用」Excel，而渴望「精通」Excel來徹底優化工作流程的專業人士所設計。本書聚焦於跨越部門界限的實用技能建構，從資料的輸入、清洗、分析到視覺化呈現，提供一套完整且經過實戰驗證的解決方案，助您將Excel從單純的數據儲存工具，升級為強大的辦公室決策與管理利器。 本書的核心精神：化繁為簡，賦能決策 我們深知，辦公室工作者需要的不是艱澀難懂的程式碼或理論，而是能立即上手、解決當下痛點的具體技巧。本書摒棄了冗長的理論鋪陳，直接切入人資、行政與總務三大核心職能場景，提供一套經過精心挑選、涵蓋最常規與最關鍵需求的Excel應用戰略。 --- 第一篇：資料處理的基石——結構化與清潔的藝術 在進行任何分析或報表製作之前，確保數據的準確性與一致性是成功的關鍵。本篇將引導您掌握 Excel 資料處理的基礎功，這是所有進階技巧的穩固地基。 1. 資料輸入與結構優化： 建立規範化的資料表格式： 如何使用「表格」功能（而非單純的儲存格範圍）來自動化格式設定與公式擴展。 下拉式清單的權威設定： 不再依賴手動輸入導致的錯誤。學習如何利用「資料驗證」功能，建立多層級的連動式下拉選單，適用於部門、職稱或項目選擇。 處理重複資料與唯一值識別： 快速找出並刪除重複的員工編號、供應商名稱或文件序號，確保資料集的純淨度。 2. 文本與日期時間的精準操控： 強大的文本提取與合併技巧： 針對需要拆分姓名、提取身分證字號後幾碼、或合併地址欄位的需求，精確運用 `LEFT`, `RIGHT`, `MID`, `FIND` 等函數的組合應用。 靈活處理日期格式的陷阱： 統一處理來自不同系統匯入的日期格式（如 "2023/01/15"、"15-Jan-23"），並學會如何計算準確的工作天數或合約到期倒數。 3. 錯誤處理與數據審核： 使用 IFERROR 讓報表更美觀： 避免在公式計算出錯誤值（如 N/A, DIV/0!）時破壞報表的專業形象。 條件式格式設定的進階應用： 不僅是標示異常值，更要學會用它來視覺化提醒合規性問題，例如標示出超過預算額度的費用或未完成的審核項目。 --- 第二篇：跨職能數據整合與查詢的捷徑 辦公室工作常涉及從多個來源（如薪資單、採購單、員工名冊）提取數據並進行交叉比對。本篇重點介紹如何利用強大的查找與引用函數，實現資料的無縫對接。 1. 告別 VLOOKUP 的限制： INDEX與MATCH的黃金組合： 徹底擺脫 VLOOKUP 只能從左向右查找的限制，實現雙向、多條件的精準數據抓取。 XLOOKUP 時代的準備 (適用於較新版本環境的讀者參考)： 介紹其更直觀的語法結構與替代功能，讓查詢更具彈性。 2. 實現多條件篩選的絕佳工具： SUMIFS/COUNTIFS/AVERAGEIFS： 這是進行多維度統計分析的利器。例如，計算「特定部門」在「特定月份」的「加班時數總和」，或統計「合格」供應商的「採購筆數」。 深入探討： 如何搭配邏輯判斷，處理更複雜的彙總需求。 3. 現代數據查詢的利器——Power Query (M 語言基礎導入)： 從「手動刷新」到「一鍵更新」： 介紹如何使用 Power Query 介面，輕鬆連接外部文件（如多個月份的薪資表或費用報銷單），並自動完成資料的合併、清理與轉換，讓您每月只需點擊「刷新」即可生成全新報表。 --- 第三篇：人資專屬：從名冊到績效管理的效率飛躍 人資部門需要處理龐大且敏感的員工數據。本篇著重於提升人員管理、考勤統計與報表自動化的效率。 員工資料庫的動態管理： 建立一個中央員工名冊，利用函數自動抓取部門異動、職級變更，並確保所有相關報表同步更新。 考勤數據的智能分析： 如何快速計算出勤率、統計特定假別使用狀況，並標示出異常的工時紀錄。 薪酬計算輔助： 結合 IF 邏輯與查找函數，自動計算不同級距的獎金或津貼，減少手動核對的錯誤。 年度績效數據彙整： 如何將分散在不同評估表中的量化得分，匯總至總體績效看板，並進行自動排名。 --- 第四篇：行政總務專屬：優化採購、資產與費用管控 行政與總務工作充滿了流程追蹤、庫存盤點和預算控制的挑戰。本篇提供具體的 Excel 應用來簡化這些重複性高、易出錯的任務。 採購流程的可視化追蹤： 建立請購單狀態追蹤表，自動更新「待審核」、「已採購」、「已驗收」等狀態，並使用條件式格式提醒即將逾期的採購項目。 固定資產管理系統雛形： 如何利用函數自動計算折舊（直線法、餘額遞減法等），並快速篩選出即將報廢的資產清單。 費用報銷與預算比對： 建立費用明細表，利用 SUMIFS 彙總各部門實際支出，並與預先設定的預算數進行即時比對，高亮顯示超支項目。 辦公用品庫存的自動警報： 設定安全庫存水位，當庫存低於標準時，Excel 自動發出提醒，避免重要物料短缺。 --- 第五篇：數據視覺化與報告自動化——讓數字會說話 最終，所有處理好的數據都需要轉化為清晰易懂的報告，以便向上級匯報或供部門決策。 樞紐分析表的精準提煉： 不只是簡單的加總，而是學習如何設定複雜的「欄位計算」與「項目篩選」，快速從海量數據中提煉出管理洞察。 動態圖表的魅力： 建立「切片器」（Slicer）連接多個圖表和表格，讓使用者只需點擊按鈕，報表數據與圖形即可即時切換，展現高度互動性。 建立專業級儀表板 (Dashboard)： 結合所有學到的技巧，設計一個具備高資訊密度、易於閱讀的辦公室管理儀表板，將人資、行政、總務的關鍵績效指標集中呈現。 本書特色總結： 1. 極致的實務導向： 內容完全基於辦公室實際工作場景編寫，避免學術理論。 2. 即學即用： 技巧講解直接對應工作痛點，讓您能在當天就應用在手邊的任務上。 3. 強調流程自動化： 著重於如何透過公式與工具，減少重複性的手動操作，釋放您的時間去處理更有價值的策略性工作。 掌握本書技能，您將不再是 Excel 的被動使用者，而是能主動駕馭數據、優化辦公室作業流程的效率專家。

评分☆☆☆☆☆

購買這類工具書，其實也是對自己職涯發展的一種小投資。畢竟在現今的職場環境中，會使用Office軟體的能力，已經從「加分項」變成了「基本生存條件」，尤其是在數位轉型的浪潮下，數據分析能力的重要性只會越來越高。我希望這本《超實用！...必備50招省時技》不只是一個教你操作的說明書，更是一種思維模式的引導。例如，它會不會引導我們從「我需要手動輸入」轉變成「我如何讓系統自動抓取」的觀念？會不會提示我們，在資料輸入階段就該注意哪些細節，才能讓後續的報表製作事半功倍？我非常期待它能提供一些「防呆」的設計思維，因為很多時候，問題不是出在函數寫錯，而是資料源頭就出了包。如果這本書能從人資、行政、總務的實際工作流程出發，提供一些「流程優化建議」，而不僅僅是單一技巧的展示，那就真的能稱得上是「超實用」了。我希望讀完後，不只是學會了50個招式，而是能用這50招，重新審視並優化我目前的工作流程，真正達到「省時」的最終目的。

评分☆☆☆☆☆

說實在話，現在市面上講Excel的書多到嚇人，但真正「實用」到能立刻上手、馬上解決問題的，鳳毛麟角。很多書籍的範例都太過於理論導向，或是直接跳到進階的樞紐分析表、巨集錄製這種對初學者來說門檻太高的內容，結果就是買了回家，冰在電子書櫃裡，直到下一次遇到類似問題才想起來去翻個幾頁，然後又被那些密密麻麻的參數搞得灰頭土臉。我們這些基層員工，最需要的其實是「即時救火」的工具箱，就是那種「當我老闆突然說下午三點前要看到上個月加班時數統計並排除異常值」的時候，我能馬上知道該用哪個函數組合來應對。我最怕看到那種動不動就叫你設定一堆命名範圍、或是用複雜陣列公式的「絕招」，那對我來說根本是催眠曲。我對這本的期望，其實很務實：它要能用最樸實無華的語言，教會我幾個關鍵的「省力咒語」，例如VLOOKUP的進階應用（如果能講到XLOOKUP的替代方案會更好，雖然書是2016/2019版本，但實務上還是會用到舊版），或是如何用SUMIFS/COUNTIFS組合來篩選條件。如果它能讓我從手工複製貼上中解脫出來，光是這點就值回票價了，因為複製貼上不僅耗時，更是錯誤的溫床啊，一個小小的遺漏或重複，在月底結算時都可能釀成大禍。

评分☆☆☆☆☆

哇，看到這本《超實用！人資．行政．總務的辦公室EXCEL必備50招省時技(2016/2019) (電子書)》，身為一個常年跟Excel奮鬥的辦公室小螺絲釘，心裡真是既期待又有點小小的「我真的需要這個嗎？」的拉扯。畢竟，我們這些在第一線處理報表、排班表、費用明細的同事，每天都在跟數字打架，深知一個「會用」和「精通」Excel的天壤之別。以前都是靠著孤狗大神東拼西湊，或是硬著頭皮問隔壁桌最厲害的同事，學到的招式零零散散，效率始終上不去。尤其在處理跨部門資料匯整或是要做月結算報表時，光是資料清洗就能搞掉半天青春。我一直在想，有沒有一本可以像武功秘笈一樣，直接把那些看了就暈頭轉向的函數操作，用最生活化的例子講清楚，讓我不用再花時間去理解那些艱澀的學術名詞。我希望這本書能真正貼合我們HR、Admin、General Affairs這些部門的痛點，像是請/休假紀錄的自動統計、固定資產折舊表的快速建立，或是月底應收應付的小技巧，而不是那種只會教你如何畫漂亮圓餅圖的「花拳繡腿」。如果這本書能真的讓我把原本要花兩小時才能完成的報表，壓縮到半小時搞定，那我絕對是會毫不猶豫地推薦給所有被Excel折磨的朋友們，畢竟，省下來的時間，拿去喝杯咖啡，跟同事聊聊天，都比盯著那些閃爍的光標來得有意義多了！

评分☆☆☆☆☆

這本書的名稱裡特別強調了「人資．行政．總務」，這讓我嗅到了一絲希望的氣味，因為這三個部門的工作內容雖然不同，但在資料處理上卻有著共同的痛點——大量的清單管理、週期性的報表產出，以及對「精準度」的極端要求。舉例來說，行政部門要管理辦公用品的庫存，需要知道哪些東西快用完了，哪批採購的單價最低；總務要處理設備維護的工單記錄，需要追蹤維修進度與費用；人資則要處理員工異動、績效評估的數據彙總。這些都不是單純的財務報表，它們的結構往往更複雜、更分散。如果這本電子書能針對這些特定場景，提供「情境式教學」，而不是單純的「功能式介紹」，那就太棒了。我希望看到類似「如何建立一個自動偵測採購單價異常的警示機制」或是「如何快速比對兩份員工名冊的差異並自動標記新增/刪除人員」的實際操作步驟。畢竟，我們在學校學的Excel，跟辦公室每天面對的「一團亂麻」資料完全是兩碼事，學校教你怎麼畫標準曲線，辦公室要你怎麼把一堆格式不一的Excel檔合併成一份乾淨的總表。所以，我非常期待它能拋棄那些制式化的教學口吻，用更像一位資深同事手把手帶新人的態度，來解構這些日常難題。

评分☆☆☆☆☆

身為電子書使用者，我也很在意閱讀體驗和後續查找的便利性。實體書的好處是隨手可翻，但缺點是書籤一多就變得笨重，而且如果辦公室電腦的Excel版本剛好是2021或Microsoft 365的新功能跑出來，我就會有點擔心內容會不會太舊。不過，既然標明了2016/2019，至少可以確定它涵蓋了當時的主流功能，對於基礎和中階用戶來說，應該是穩固基石的好幫手。我個人最重視的是電子書的「搜尋功能」。當我急需查找「如何用樞紐分析表處理多重日期範圍」的時候，如果能立刻輸入關鍵字，直接跳轉到對應的章節，那效率絕對是五顆星。如果這本書的目錄結構編排得邏輯清晰，章節劃分明確，甚至每個招式都有一個精確的標題，而不是像「進階應用一」、「處理表格技巧」，那在日後回頭複習時，就能省下大量的時間。希望這本書的內容不僅是教我「怎麼做」，還能稍微點出「為什麼要這麼做」，這樣我才能舉一反三，而不是每次遇到新問題都要重新查閱。總之，我希望它是一個隨時可以點開、快速找到解法的數位工具書。