先讲「结论」,即是令人惊艳的开场白
活用「倒金字塔」,学会说话的”版型”
38个圆融说话X精准回答,轻松说服各种人!
你说话滔滔不绝,但是到最后大家还是一脸问号?
想要纠正部属犯错,你的话却让他以为「这样也没关系」?
说话没有重点、愈描愈黑,辩论、谈判时,总是居下风?
别怪别人不了解你,原因就出在你的「结论说得不够漂亮!」
为什么有人说话总是又臭又长,让人呵欠声连连?想像一下,如果面试、会议报告时,你只有三分钟的时间,如何才能在众人中脱颖而出?很简单,你的说话内容就得像「水果日报、电视新闻」一样,要有「令人惊艳的开场白」才会让人想继续听下去。
「令人惊艳的开场白」怎么说?只要运用「倒金字塔说话术」──把最精彩的结论,放在最前面说,次要的内容放在后面,不仅能成功说服各种人,无论报告、求职面试、会议,都能留下好印象,从此沟通更有自信。
◆把结论说得漂亮,除了拿回说话主导权,你还能: 减少「失言」的机率
马上引起对方兴趣、满足听众的好奇心
重要会议、紧急事件时,不会让对方觉得「你到底在讲什么?」
迅速让对方理解事情的全貌,不让他有胡思乱想的空间
不会造成对方误解,还能引导对方进行确认
本书作者曾担任全球知名公关「伟达公共关系顾问公司」的日本分公司总经理,专门帮助公司或公众人物避免在面对媒体时发表不当发言,至今已为3500多位企业主管、政府高层等处理危机,提升企业形象及经营绩效。
作者坦承自己也曾说错话造成失言,他认为「说话顺序」错误,很容易引起对方误会,甚至引起群众围剿,因此他将报纸、新闻媒体所运用的写作模式「倒金字塔」应用在人际沟通上,因为人们在看报时,首先会注意标题,其次看导言、最后看标题的内容。也就是说,在「第一时间」就说出结论,更能克服紧张,不论是报告、演讲、面试、记者会,不仅能妥善处理危机,成功说服他人,沟通表达更顺畅!
◆逆转自然的说话方式!「倒金字塔说话术」的最强结构 【第1层】导言──一开头就解答疑问
将「结论」说在前面,简洁叙述事件的5W1H,也就是When、Where、Who、When、What、Why、How,就算双方没有共通资讯,也能用导言吸引对方注意。
【第2.3.4层】【细目】──掌握「先重后轻」的原则
将次要的内容放在后面说,逐一交代事情理由、原因、背景、起源,说话就会像说故事一样动听。
只要一开始先说出「结论,接着再慢慢铺陈细节,即使对方不懂专业用语,也能一开始就抓住重点,尤其是忙碌的主管根本没有时间听你「慢慢说」,这时候「倒金字塔说话术」就能瞬间让人记住你!
◆加强「导言」的说服力道,把话说得更好! 想说服他人时,可在话中加入事实、统计、比较、个人经验等来加强。能让说话更具真实性与说服力。
●「研发新产品是敝公司发展的基础。」→无法引起兴趣,对方只会觉得「喔,是这样啊」
「这十年来,我们都会提拨每年营业额的20%作为本年的研发经费」→加入【事实】
说服关键 这样不但能提高对方兴趣,甚至诱导对方说出:「具体的研发费用是多少呢?」、「贵公司在从事哪方面的研发呢?」等问题。
●「本公司口香糖预防蛀牙的效果,是业界第一。」→没有数据比较,真实性低。
「根据墨尔本大学牙医学系的实验证明,本公司口香糖预防蛀牙的效果,比他牌含有木糖醇的口香糖高出二倍。」→加入【比较】
说服关键 在内容中提出比较对象、统计数据或是权威专家的意见,就能更具说服力。
◆不想让对方误会,让沟通产生距离感,你还能这么说: 【不认同对方看法时】
╳ 忌使用YesBut说话术!先说「您说的没错」紧接着说「但是…」对方也许会觉得这样应该没有关系,或是不认为自己有错
○ 一开始就明确表示「不是这样的」接着说「但是我能理解……」这样的安慰才不会太过虚假。
【职场沟通】
╳ 主管总是习惯先说「一定很累吧、真是辛苦你了」紧接着提出「但是专案毫无进展…」等抱怨 对方会觉得你不是在责骂他,把主管的话解释为「原来这样没关系」
○直接说出主张,再安慰对方「我知道你很努力了,但是没有成果,一切就没意义了…」
【人际】
╳「你真不愧是老手!」 对方可能会扭曲「你是想说我老吗?」
○ 别用「真不愧、出乎意料的是、相对来说」当开头,这三句冷箭也很容易引起对方误解。
◆「倒金字塔」冷静回话三部曲 「回话技巧」也一样重要,如何聪明回话才不会引起误解,只要依序【标题答覆】→【导言答覆】→【细目答覆】,就能让传达讯息更聚焦!
《面试案例》除了敝公司外,您还有应征其他公司吗〈Who〉?
Step1【标题答覆】是。除了贵公司之外,我还应征了另外三家公司〈Who〉。但是我最想进入的还是贵公司。
Step2【导言答覆】我应征的另外三家公司〈Who〉,都是位在东京〈Where〉的化妆品制造商〈What〉。它们是在二次大战前〈When〉开始营业的大规模公司,但是我还是希望能进入一家能有许多成长空间〈How〉的公司〈Why〉。我从《GIGA JOB》得知贵公司的报导,发现贵公司正是这样的公司。
Step3【细目答覆(GIGA JOB)】最新一期的《GIGA JOB》里报导提到贵公司行销部门的员工,用日本酒的名字替泡澡剂命名的行销奋斗史。而我所学习的经济心理学,正好能解释这样的行销手法为什么会成功。我非常希望能进入一间可以让我发挥这项专长的公司。
◆遇到「令人伤脑筋的问题」,这样回话就对了! 当被问到负面问题或是令人伤脑筋的问题时,必须使用不同形式的回答方式,也就是抛出「关键讯息」的回答方法,三步骤马上学会
(1)用【标题答覆】简洁回答。
(2)放入【桥樑】。
(3)说出【关键讯息】明确提出自己的主张。
《状况》太太问:「老公,你最近是不是喝太多酒了?」
Step1【标题回覆】没有吧。我这礼拜只有出差时喝了二次而已啊。
Step2【桥樑】是不是因为我昨天在家喝酒,所以妳才会有这种感觉啊?
Step3【关键讯息】其实最近我喝酒的量有减少耶。
说服关键 虽然直接说「最近喝酒的量有减少」对话一样能成立,但若加入【桥樑】,则能强化「最近喝酒的量有减少」这个讯息,太太反而不会因此发脾气。
此外,「但若再补充一下」、「为什么呢」、「据我所知」、「但是现在不同了」也很适合用来当做缓冲的桥樑句,让说服力道更加倍。
《状况》您的缺点是什么?(不想回答的问题)
Step1【标题答覆】我的个性很急。
Step2【桥樑】话虽如此,我认为这个缺点也可以是优点。
Step3【关键讯息】所谓个性很急,就是想到什么就马上付诸行动,比起什么都不做,这种个性达成目标的可能性比较高。
书中针对「不想回答的问题、不可以回答的问题、难以回答的问题、没有人知道答案的问题、恶意的问题、设下陷阱的问题、诱导式问题、误导式问题、假设性问题、模煳问题、范围太广的问题以及提问者的不当发言」等12个令人伤脑筋的问题精辟分析回话技巧,照着套公式沟通就不会出错!
本书三大重点 Point 1★全书採实境范例,轻松学会说话技巧──商场和职场的真实场景,跟着说就对了!
Point 2★搭配不同提示和说话结构,呈现对比效果──掌握重点的关键步骤,学习更速效!
Point 3★全方位的危机处理.提供突发状况的明确指引──浅显易懂,人人都能迅速了解!
专业推荐 丁菱娟 世纪奥美公关创办人暨总顾问
王介安 资深广播人
创办人
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