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　　‧还在勐按电子计算机，算出业绩与成本？
　　‧想呈现产品市占率……，却不会用圆饼图凸显结果？
　　‧部属交出的报表档案多，无法整合仔细确认？

　　如果有以上烦恼，你得学超实用的Excel函数、数据分析、巨集……等技巧。
　　不论你是业务、行销还是财会人员，也不论你是一般员工还是管理者，只要按照本书的解说，20分钟就能完成原本1小时的工作！

　　★90%的管理者都不擅长Excel，导致……
　　作者林学长期指导「IT商务应用」的专业培训课程，发现一般工作者及管理者是否具备Excel技能，在专业表现与职涯发展上会出现明显差距。这是因为Excel能解决业务量过多、对数字不拿手、报告抓不到重点……等各种问题，消除90%管理上的烦恼。

　　然而，你很难从学校或教育训练的课堂上学会这些方法，所以作者精选职场上最实用的54个Excel技巧，透过详细的图解和说明，让你按部就班地学会如何掌握数字、做出一目了然的图表和资料、提出说服力倍增的分析与简报、管理自身或团队的进度……。

　　如此一来，你就能有效率地解决庞杂事务，更能提升个人成果与团队绩效。因此，让我们开始实务操作吧！

　　★学校没教，如何让Excel帮你制作各种报表！
　　你可以运用汇整、计算的功能，消化掉不断涌来、堆得像小山的各种报表。    
　　‧几个部属每日提交业务报告，如何立刻汇整成一个档案？
　　‧勐按计算机，加总年度业绩金额？写出算式让电脑代劳。
　　‧制作日程表时，逐一输入日期很费工夫，该怎么办？
　　‧活用「贯穿加总」，不必变更格式，还能跨档案加总数字。

　　★学校没教，如何让Excel帮你用函数分析数字与资料！
　　你可以设定函数，并透过比较、筛选，看穿症结、拟出改善方案。
　　‧想看出营收变化，先统一数据资料的格式才方便做比较。
　　‧如何使用COUNTA函数、COUNTIF函数，筛选与分析业绩？
　　‧从部属过往的销售额、接单率、接单额，找出他的KPI。
　　‧想计算所有成员一个月内访问客户的次数？你的绝佳帮手是……

　　★学校没教，如何让Excel帮你凸显业绩表现！
　　你可以用简报强调差异，激励团队成员或部门员工，让他们自动自发。
　　‧用长条图和排名表，哪个方式能刺激业绩吊车尾的人？
　　‧长条图、折线图、圆饼图……，如何针对需要选用合适图表？
　　‧向上司或顾客做简报，怎么用图表显示出与别人的不同？
　　‧活用「註解」功能给予回馈，提醒部属：「主管有在看！」

　　★学校没教，如何让Excel帮你节省工作时间！
　　你可以用各种功能键，节省点击、选取、在键盘与滑鼠间来回移动的时间。
　　‧想同时打开并列印不同月份的报表，按哪些快速键最方便？
　　‧用「Ctrl」搭配不同按键，你就能快速储存、回复、搜寻资料！
　　‧想修改资料，却覆盖掉后面的文字？天啊，这是什么魔法？
　　还有，一键将档案「插入註解」、迅速调整图表和文字等多种秘诀……

本书特色

　　‧54招学校老师没教的Excel技巧，帮你缩短工作时间！
　　‧全图解一步步解说操作窍门，让你看图就能立刻上手！

名人推荐

　　卡米尔数据专案经理 彭其捷
　　资深会计人、《会计人的Excel小教室》作者 赞赞小屋




 

作者简介

林学（Hayashi Manabu）

　　资讯科技撰稿人。大学毕业后，累积五年上班族资历，再担任电脑杂志编辑、主编，然后独立创业。

　　目前致力为一般上班族、管理者和经营者，举办研讨会、培训和演讲，内容从IT商务应用、职场电脑应用，到业务、行销和风险管理等商务技巧。活用上班族时期的经验，从第一线的角度提供可具体实践、浅显易懂的指导，广受好评。

　　另外，在许多电脑及IT商务杂志刊载文章，也为《日本经济新闻》和《週刊钻石》等媒体撰稿。着作有《Excel & Word的118个超省时技巧》、《苦恼时的电脑复习小学堂》等。

译者简介

李友君

　　日文专职译者，译作领域以实用书籍和科普短文为主。期盼能够透过一己之力，让更多人体会到学问的奥妙之处。
　　译有《基本面一哥教你财报分析课》、《用数字做决策的思考术》、《企业改造》、《科学素养》等书。
 

前言　学校教的Excel，为何到社会后派不上用场？关键是活用
 
Chapter 1  把数字变图表，部属有目标、老板很放心！
1. Excel能帮助你什么？
无法出人头地的管理者，共通弱点是……
确认日报表，是管理团队的第一步
为何Excel技能太弱，会造成效率开倒车？
擅长Excel，就能立刻改善团队绩效
优秀领导者都用日报表，汇集管理所需的资讯
 
2. 你的数字力强吗？
具备数字力与不具备的人，工作上有两大差异
 
3. 能否用图表来说话？
展示图表，比罗列数据更能激发工作干劲
为何管理作业进度，总是卡卡不顺利？
建立工作机制，能让团队节省一半的时间
Excel办得到的事，最好交给Excel处理
管理者的3大任务，都可以用Excel达成
 
Chapter 2  Excel复习课，唤起学校教的片断记忆！
1. 复习Excel的基本操作
Excel是最方便的商务试算表软体
想加速不必靠滑鼠，按一键打开所有选取档案
【技巧1】透过Tab键，切换现用视窗
【技巧2】搭配不同的快速键，一口气关闭档案
 
2. 复习Excel的主要画面
先记住Office画面中各部位的名称
卷动工作表有妙招，用键盘按键提升速度
【技巧3】文字太大或太小？用滑鼠调高显示倍率
 
3. 操作时突然卡卡，可能是不小心……
数字键突然失灵，很可能是误触NumLock键
修改资料后，为何文字竟然消失不见？
 
Chapter 3  Excel进阶课，分析资料、解决工作难题！
1. 会函数与制表吗？Step by Step让你秒懂！
想掌握状况和变化，从解读Excel资料开始
固定数据的位数，表格便能一目了然
【技巧4】数字越小越简单，比较时更浅显易懂
【技巧5】用「COUNTA函数」，数值或文字资料都可计算
【技巧6】用「COUNTIF函数」，改善降价比率和部门工作
【技巧7】哪些订单降价20%？这样做马上找到符合条件的资料
 
2. 会分析数字与资料吗？即使KPI也难不倒你！
找出关键绩效指标KPI，是领导者的责任
设定目标前，先拟定假说并确认问题症结
【技巧8】将各种资料化为图表，业绩趋势看透透
想算出各种指标，只要会加减乘除就够了！
【技巧9】用Excel帮你计算，从操作「＋」、「—」键开始
【技巧10】想随意插入栏或列，快速键比滑鼠更快
【技巧11】写公式的基本功，就是熟悉相对与绝对参照
用「AVERAGE函数」求出平均值，得注意空白储存格
【技巧12】计算中位数来代替平均值，你比别人多一招
解决问题不能纸上谈兵，需要根据数字拿出方法
 
Chapter 4  Excel其他应用，管理时间进度与细节！
1. 档案到底在哪里？2诀窍快速完成超方便！
档案管理有2诀窍，能避免要用时找不到
【技巧13】按快速键加上滑鼠拖放标签，一次复制完毕
【技巧14】将工作表汇整成一个档案，释放桌面空间
 
2. 数字容易算错？「贯穿加总」省下运算的麻烦！
【技巧15】小心！傻傻复制贴上，数值资料容易出错
【技巧16】除了数值和算式，单字和字串也能贴入Excel
【技巧17】储存格的参照，放在其他的工作表也没关系
【技巧18】用「贯穿加总」功能，算出多个档案储存格的总和
 
3. 进度拖延怎么办？云端共用表单，谁也跑不掉！
不想交货延误、弄错产品规格，就得确实管理专案
建立团队共用的进度表，能减少部属耗费的时间
【技巧19】填写进度日期，用「自动填满」功能最省力
【技巧20 & 21】为了防止错误，进度表还要放入星期几
一元化整合不同专案的进度，能确实遵守deadline
【技巧22 & 23】用「筛选」功能，以颜色或数字排列轻重缓急
 
Chapter 5  一流主管擅长用Excel做简报，你呢？
1. 数据转化为图表，激发团队成员的企图心！
让团队成绩看得见，能瞬间推动部属积极冲刺
根据「想传达内容」，使用不同特色的图表
【技巧24】距离目标还有多远？利用折线图和散佈图
 
2. 4技巧让图表充满说服力，向上、向下管理一把抓！
活用图表强调重点，能准确传达真实状况
【技巧25】变更轴刻度，凸显数据的差异
【技巧26】画「折线图」，不必打开层层选单就加粗线条
【技巧27】画「长条图」，靠滑鼠右键来改变颜色与粗细
【技巧28】画「圆饼图」，将想强调的部份分离出来
 
3. 善用Excel的互动与註解，追踪团队成效！
报告并非收到看完就好，还要给予回馈
双向沟通的关键在于，让部属知道「主管有在看」
用「註解」功能，再忙也能分享资讯提供建议
 
Chapter 6  图解学会Excel关键按钮，效率提高100%！
【技巧29】按一键将档案「覆写储存」
【技巧30】按一键将档案「另存新档」
【技巧31】解决当机与「没有回应」
【技巧32】让操作错误瞬间回复原状
【技巧33】立刻显示储存格的格式视窗
【技巧34】在储存格设计选项选单
【技巧35】一口气在许多储存格中输入资料
【技巧36】按一键将档案「文字加粗」
【技巧37】将储存格的格式转换成百分比
【技巧38】不用滑鼠就能卷动工作表
【技巧39】迅速切换相同档案的工作表
【技巧40】「冻结窗格」能让项目栏保持显示
【技巧41】快速搜寻工作表内的关键字
【技巧42】同时修改指定的词汇
【技巧43】一再「复制贴上」多种算式和字串
【技巧44】如何「横向贴上」纵向的资料？
【技巧45】立刻接续编辑储存格内的资料
【技巧46】一次输入加总的SUM函数
【技巧47】神速变更资料顺序，或进行复制
【技巧48】用「时间计算」功能，正确管理工时
【技巧49】自动计算「经过天数」和「剩余天数」
【技巧50】切换整页模式，能看到列印出的模样
【技巧51】一次调整储存格的栏宽与列高
【技巧52】文字量过多时，怎样容纳在储存格内？
【技巧53】按一键将档案「插入註解」
【技巧54】快速调整图表文字的大小
 

Chapter 1　把数字变图表，部属有目标、老板很放心！
 
１. Excel能帮助你什么？
 
（事业部会议当中）
 
事业部长：听说目标达成率低于天数消化率，这样真的能达成目标吗？
 
无能课长：是的，部属也在做最后冲刺，无论如何都会设法达成目标。
 
能干课长：假如将几乎确定会下订单的预估营业额算进去，距离目标还差一千七百万日圆。此外，本期预估可能下订单的个案有十二件，只要有七件成交就能达成目标。虽然不能掉以轻心，但我会努力。
 
事业部长：嗯，我知道了。加油吧。
 
▓无法出人头地的管理者，共通弱点是……
 
现在，越来越多的管理者身兼事务工作和管理责任，但首要工作仍然是管理团队。姑且不论是否需要凡事亲力亲为，公司和高阶主管都会要求团队或部门管理者必须率领部属，完成一个人难以达成的重大目标。
 
不过，现实中有许多人认为：「自己的事情已经够忙了，实在无暇照应部属」、「假如自己不能提高营业额，根本无法达成营业所的目标」。然而：
 
・Ａ营业所大半的营业额来自营业所所长，且冲出相当高的业绩。
 
・Ｂ营业所的业绩虽然比Ａ营业所低，但是多数营业额来自部属的战力。
 
这种情况下，各位认为哪一位营业所所长会先升迁呢？不用我说，各位都会认为是Ｂ营业所所长。Ａ营业所所长身为工作者的表现或许比较优秀，不过公司和高阶主管对于团队或部门管理者的要求，应该是尽到统率团队的责任。
 
实际上，我曾经听过某位老客户的社长，在新任管理者培训研习中，对学员说：「公司培训管理者的着眼点，在于可以把几名员工交给这个人。假如他能管理两、三个人，我们将提拔他成为主任或团队领导者。假如他能管理十个人，则提拔为课长。假如他能管理五十个人，则提拔为部长。组织是依照这个原理，才得以运作。」我也认为确实如此。
 
话虽如此，世界上还是有许多人为了达成公司分派给部门的目标，只凭一己之力拚命工作，而不愿依靠团队。即使可以达成当期目标，也不可能永远持续用这样的方式工作。
 
如果不是万不得已的状况，例如：「公司经营状况严峻，没达成目标就会破产」，或是「公司奉行实绩主义，员工无法达成目标会立刻被降职」等，应该先彻底奠定管理基础，就算是错过眼前的目标，也不是什么大问题。即使管理者的评价在此时下滑，但在业绩反弹后，评价反而会上升。

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