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　　秘书工作虽然多采多姿，令许多人向往，实际上却是个具有高度挑战性的工作；尤其在具有高度竞争性的行业中担任秘书，除了要有充分的秘书知能训练之外，还须对自己的特质、解决问题的能力、学力（包含学历、专业知识、专业能力、学习潜能）等有深入了解。

　　然而秘书和一般职员有何不同？秘书需具备哪些知能和条件？秘书职务的重要性是什么？大学毕业生可以胜任这份工作吗？作者将多年的教学与实务经验，从秘书职能、秘书条件、秘书实务、秘书工作方法、秘书素质、秘书工作技巧和工作环境营造、谋职准备、生涯规划等议题来论述并运用「实务操作」的练习。希望帮助现任及未来的秘书们更能胜任、享受、创新秘书的工作！

作者简介

朱碧君

　　西元1944年生。毕业于中国文化大学中文研究所，国立台湾师范大学国文学系。曾任教于台北市长春国小、士林高商、育达高职等学校，现任教于育达商业技术学院应用中文系。

　　在任教学校，曾多次担任校长秘书、人事主任、主任秘书等行政职务，故对于一般行政及秘书事务多所涉猎；又因服务教职长达四十年，深知当前各系学生面临就业，在选择进入各行各业行政体系之际，可能的欠缺的种种训练，因此，将实务课程之教学经验着作成书，让所有从事秘书行业者可以有本可循。

现代企业管理：组织、领导与变革的深度探析 一、 企业管理学的核心基石与演进脉络 本书旨在为读者构建一个全面、系统的现代企业管理知识框架。我们摒弃了传统管理理论的僵化说教，转而聚焦于企业在瞬息万变的商业环境中如何实现有效运作与持续增长。 1.1 管理学的理论基础与历史沿革 管理学并非一门孤立的学科，它是经济学、社会学、心理学等多学科交叉融合的产物。本书首先追溯了管理思想的源流，从早期的科学管理（泰勒）对效率的极致追求，到人际关系学派对员工激励的重视，再到行为科学的深刻洞察。随后，我们将重点剖析系统论、权变理论等现代管理思想如何指导企业适应复杂多变的外部环境。 我们深入探讨了“管理”这一行为的本质——资源的优化配置、目标的有效实现。这包括对“计划、组织、领导、控制”这四大职能的重新诠释。例如，在“计划”层面，我们不再局限于静态的年度预算，而是强调敏捷规划（Agile Planning）和情景规划（Contingency Planning）在应对不确定性时的核心作用。 1.2 战略管理的深度剖析：从定位到执行 战略是企业的灵魂。本书将战略管理模块提升到前所未有的深度，关注战略制定的科学性与执行力的落地。 环境分析与外部扫描： 运用PESTEL分析、波特五力模型等经典工具，引导读者对宏观经济、行业结构进行透彻解构。然而，我们更侧重于如何将这些分析转化为可操作的洞察，特别是针对新兴技术（如AI、Web3.0）对传统行业壁垒的颠覆性影响。 内部能力评估与核心竞争力构建： 资源基础观（RBV）是理解企业持久竞争优势的关键。本书详细阐述了如何识别、保护和提升企业的独特资源与能力，特别是知识资产和组织学习能力。 战略选择与部署： 详细讨论了总体竞争战略（成本领先、差异化、集中化）的制定，并引入了蓝海战略框架，鼓励企业在“价值创新”而非仅仅是“竞争模仿”中寻找生存空间。更重要的是，我们探讨了战略执行的“最后一公里”问题，包括战略沟通、组织结构调整与绩效管理体系的匹配性。 二、 组织行为学与人力资源管理的整合实践 现代管理的核心在于“人”。本书将组织行为学原理与人力资源管理实践紧密结合，旨在培养能有效塑造积极组织文化和激发员工潜能的管理者。 2.1 组织设计与变革管理 组织结构不仅仅是部门划分的图表，它是权力和信息流动的载体。我们将系统介绍传统的机械式结构与适应性更强的有机式结构，并着重分析矩阵式、网络化、虚拟组织等创新形态的适用场景与内在挑战。 变革管理是当代管理者面临的常态挑战。我们引入库尔特·勒温的变革三阶段模型，并结合约翰·科特的八步变革法，探讨如何在推行重大组织变革（如数字化转型、并购整合）时，有效管理员工的抵触情绪，确保变革的平稳过渡与持久成效。 2.2 领导力模型与激励机制的进化 领导力不再是职位赋予的权力，而是影响他人的能力。本书超越了传统的“特质论”和“行为论”，深入探讨了情境领导理论（SLT）、变革型领导（Transformational Leadership）以及魅力型领导对组织绩效的驱动作用。我们特别关注跨文化领导和分布式团队领导的特殊要求。 在激励方面，马斯洛的需求层次理论提供了基础，但本书更侧重于当下组织中亟需解决的问题：如何设计公平、透明且能激发内在动机（而非仅仅依赖外在报酬）的薪酬与福利体系。我们将分析“赋能”（Empowerment）作为一种高级激励手段的实施路径。 三、 运营管理与供应链的韧性构建 高效的运营是企业价值创造的基石。本模块关注产品或服务从概念到交付的全过程优化。 3.1 生产与服务运营的优化 我们详细解析了精益生产（Lean Manufacturing）的哲学，强调消除一切形式的浪费（Muda）。同时，针对服务业，我们探讨了服务蓝图（Service Blueprinting）如何帮助管理者可视化服务流程，并找出关键的接触点（Touchpoints）以提升客户体验。质量管理方面，本书不仅介绍TQM（全面质量管理）和六西格玛（Six Sigma）的统计学基础，更强调将质量内化为企业文化的一部分。 3.2 供应链与物流的全球视野 在全球化和地缘政治不确定性增加的背景下，供应链的“韧性”（Resilience）比单纯的“效率”更为重要。本书分析了从原材料采购、生产协同到终端分销的复杂网络。重点讨论了风险管理策略，包括多源采购、战略库存规划，以及利用物联网（IoT）和区块链技术提升供应链透明度和可追溯性的前沿应用。 四、 财务与营销的商业驱动力 成功的管理需要清晰的财务视角和精准的市场洞察。 4.1 财务管理基础与决策支持 对于非财务背景的管理者，理解财务报表至关重要。本书将资产负债表、利润表和现金流量表的解读进行简化和实战化，重点训练管理者如何运用财务比率分析（如盈利能力、偿债能力、运营效率）来诊断企业健康状况。更进一步，我们探讨了资本预算（投资决策）和营运资本管理在支持企业扩张中的作用。 4.2 市场营销与客户关系管理（CRM） 营销的重心已从“推销产品”转向“创造价值和维护关系”。本书围绕4P（产品、价格、地点、促销）展开，但更聚焦于现代数字营销的挑战。我们深入研究消费者购买决策过程（从认知到购买后的行为），并阐述如何利用数据分析来细分市场、定位目标客户，并构建长期的客户忠诚度体系。理解品牌资产的构建，即品牌如何成为企业超越竞争对手的无形资产，是本模块的重点。 五、 商业伦理、社会责任与风险控制 在信息高度透明的时代，企业的行为受到社会各界的严密审视。本书最后强调了建立负责任的企业治理结构的重要性。我们探讨了利益相关者理论，分析了企业在环境（E）、社会（S）和治理（G）方面的责任，并讨论了如何在追求利润最大化的同时，确保商业决策的长期可持续性和道德正当性。有效的风险识别、评估和应对机制是企业持续运营的生命线。

第一章 秘书的职能
一、秘书职称和职能演变简史
二、秘书业务的范围
三、秘书职能

第二章 秘书的条件
一、秘书的类型
二、秘书的条件

第三章 秘书实务：事务性工作
一、处理信件
二、撰写文稿和报告
三、处理公文
四、档案管理
五、其他事务性工作

第四章 秘书实务：辅佐性工作
一、资讯管理
二、简报（Power Point）制作
三、办公室管理
四、时间管理

第五章 秘书实务：协调性工作
一、客户服务
二、协调性工作
三、公关性工作
四、如何办理公关活动
五、如何办理庆典活动

第六章 谋职准备
一、确定工作目标
二、探讨市场的需求
三、准备个人资料
四、面谈

第七章 秘书的生涯管理
一、现今职业环境中如何看待秘书人才
二、如何做好生涯规划才能享受秘书的职业生活

附录：含常用的公文程式及写作要领、范例
　　　考选部高普特考国文科公文试题
　　　模拟面谈参考题目

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坦白讲，最初拿起《秘书业务之理论与实务》时，我更关注的是那些具体的“怎么做”。然而，读进去之后，我发现这本书的精髓在于它对“为什么”的深刻探讨。作者并没有简单地罗列工作技巧，而是将每一项技能都置于宏观的管理和组织需求之下进行解读。比如，在讲解公文写作时，不仅仅是教你如何套用格式，而是深入分析了不同类型公文的写作目的、受众分析以及信息传达的侧重点。这种“知其然，更知其所以然”的教学方式，让我能够更深刻地理解工作的意义和价值。书中还探讨了秘书在企业文化建设中的作用，以及如何通过专业素养，潜移默化地影响和塑造团队氛围。这让我认识到，秘书工作远不止是事务性的处理，更承载着企业沟通、文化传播等多重使命。这本书让我从一个执行者，逐渐成长为一个更具战略眼光和系统思考能力的职业人。

评分☆☆☆☆☆

老实说，当我拿到《秘书业务之理论与实务》这本书时，我并没有抱太大的期望，想着不过是些流程化的操作指南罢了。然而，翻开之后，我却被书中那些看似寻常的细节所打动。作者在讲述基础的电话接听、邮件处理时，并没有流于表面，而是深入挖掘了其中的沟通艺术和心理学技巧。比如，关于如何用声音传递专业和信任感，如何通过邮件措辞避免误解，这些看似细微之处，实则关乎着职业形象和工作成效。我记得书中有一个案例，讲述了一位秘书如何巧妙地处理客户的投诉，既安抚了客户情绪，又为公司争取了时间和后续解决方案，这让我看到了秘书工作在危机公关中的潜力。书中对时间管理、情绪管理等软技能的强调，也让我受益匪浅。它提醒我，作为一名秘书，除了掌握硬技能，更要学会如何管理好自己的时间和情绪，才能在高压环境下保持高效和专业。这本书让秘书工作不再是机械的重复，而是充满智慧和艺术的实践。

评分☆☆☆☆☆

这本书最让我印象深刻的是它对“实务”部分的细致描绘，几乎涵盖了秘书日常工作中可能遇到的各种情况。从起草一份得体的商务信函，到安排一次周密的商务拜访，再到处理突发的紧急事务，书中都提供了详实的操作步骤和注意事项。我特别喜欢书中提供的各种范例，无论是公文格式、表格设计，还是沟通脚本，都非常贴近实际工作，而且内容详实，条理清晰，可以直接借鉴和参考。例如，在介绍如何进行商务宴请的安排时，书中不仅列出了从邀请函发送、场地预订、菜单选择到后续的费用报销等一系列流程，还详细说明了在不同场合需要注意的礼仪细节，以及如何根据宴请对象调整策略。这种“手把手”的教学方式，对于初入职场的秘书来说，无疑是一份极大的帮助。它能够帮助我们快速建立起工作信心，避免因经验不足而犯下低级错误。读完这部分内容，我感觉自己就像经历了一次全方位的秘书工作模拟训练。

评分☆☆☆☆☆

《秘书业务之理论与实务》这本书，带给我的最大改变，是让我从“完成任务”的心态，转变为“创造价值”的意识。书中在分析秘书的价值时，不止步于“支持”和“辅助”，而是将其提升到“赋能”和“驱动”的高度。它阐述了如何通过精准的信息搜集和分析，为领导提供决策依据；如何通过高效的组织协调，优化工作流程，提升团队效率；甚至如何通过得体的沟通，维护企业形象，拓展业务合作。我尤其对书中关于“信息筛选与预警”的章节印象深刻。作者分析了在一个信息爆炸的时代，秘书如何通过专业的能力，将海量信息转化为有价值的洞察，并提前发现潜在的问题和机会，从而为领导者争取先机。这种“前瞻性”的工作理念，让我看到了秘书工作作为企业“智囊团”的潜力。这本书不仅教授我如何做好“秘书”这份工作，更引导我思考如何通过这份工作，为企业创造更大的价值，提升个人的职业高度。

评分☆☆☆☆☆

这次翻阅《秘书业务之理论与实务》一书，我最大的感受是它在理论框架的构建上，确实为秘书工作描绘了一幅宏观的蓝图。书中从信息时代的背景出发，深刻剖析了秘书职能的演变，将过去简单的事务性处理提升到了战略信息支持的高度。我尤其欣赏作者在梳理大量秘书工作内容时，能够将其上升到“管理”和“协调”的层面，而不是停留在“服务”的窠臼。例如，在处理会议事务这一章节，作者不仅详细介绍了会前准备、会中执行和会后跟进的流程，更强调了如何通过有效的会议管理，提升组织的决策效率和信息传递的准确性。这让我意识到，一个出色的秘书，绝不仅仅是会议记录员，更是组织高效运转的重要推手。书中对信息处理、档案管理、公文写作等环节的理论阐释，都非常扎实，并且能够引导读者思考这些操作背后的逻辑和原则，从而能够举一反三，应对更为复杂的工作场景。这种深入的理论剖析，对于我这样想要在秘书岗位上有所建树的人来说，无疑是宝贵的启示，能够帮助我更清晰地认识自身的定位和发展方向。