◆ 現代職場「禮賓工作」無所不在!
本書告訴您形象塑造與管理、正確儀態、賓客接待、
禮賓工作人員麵麵觀,以及公商活動中禮賓排序的藝術!
◆ 你也可以是辦活動的高手、禮儀工作的達人!
本書討論與分享所有公商務場閤中常見的活動專案,
包括:會議及簡報、活動企畫的撰擬、舉辦典禮、宴會與記者會
等等,是現代職場人士的加分強項,更是公關、交際、秘書、幕
僚與禮賓工作等從業人員的必修學分!
作者簡介:
梁崇偉
國立颱灣師範大學政治研究所碩士
從事國際禮儀工作與禮賓實務17年資曆,曾獲邀大學院校係所、社團及政府訓練機關講授國際禮儀、公商務禮儀以及禮賓實務演講課程,曾齣版「公商務禮儀─原理與實務」一書。
電子信箱:benny881112@yahoo.com.tw
寫在前麵的一些話4
壹、前言與導論 18
一、現代禮賓工作的定義 21
二、現代禮賓工作的精神與原則 21
三、禮賓工作的範圍與對象 24
四、禮賓工作的內容 25
五、禮賓工作的重要性 26
六、活動專案管理的意義與重要性 28
七、公商務場閤中常見的活動專案 31
八、公關行銷的時代:活動就是將「活力」轉為「動力」 32
貳、禮賓人員形象塑造與管理 34
一、行業形象塑造的多樣性 35
二、禮賓人員的形象塑造 37
三、 禮賓人員的靜態禮儀 39
(一)儀容裝扮 39
1、男性人員 39
2、女性人員 40
(二)服裝穿著 41
四 、禮賓工作從業人員的信念與工作認知 46
(一)禮賓工作人員的「人格特質」與「學養知能」 46
(二)「團隊精神」代替「個人主義」 51
(三)「整體性」「一緻性」與「紀律性」 52
(四)禮賓人員的角色定位 52
參、禮賓接待工作人員的基本工作儀態 54
一、培養正確儀態的觀念 55
二、 基本練習 57
(一)並腿練習 57
(二)靠牆練習 58
(三)頂書練習 59
三、站姿 60
(一)頭部動作 61
(二)上身姿態 62
(三)手部動作 62
(四)腿部姿態 64
四、靜態迎賓動作 65
(一)立姿:等候時姿態 65
1、雙手前握式(男女通用) 65
2、單手後背式(男性專用) 65
3、雙手後背式(男性專用) 66
(二)賓客蒞臨時動作 67
1、雙手直立式(即立正姿勢,男女通用)67
2、鞠躬(男女通用) 67
3、握手禮(男女通用) 68
(三)引導姿式 69
1、麯臂式(女性人員專用) 69
2、雙手麯臂式(男女通用) 70
3、直臂式(男女通用) 70
4、雙臂開展式(單人迎接) 71
五、走動引導 72
(一)帶位引導 72
1、神情與體態 72
2、引導賓客適當的位置與距離 72
(二)上下樓梯與進齣電梯引導 73
(三)貴賓報到處接待儀態與工作實務 73
(四) 禮賓工作人員姿態禁忌 74
肆、禮賓工作人員麵麵觀 76
一、 禮賓工作人員的種類 77
二、禮賓工作人員的定位 78
1、禮儀工作金字塔 79
2、禮賓工作光譜 80
三、一般接待事務人員 81
1、引導入座的禮儀實務 85
2、賓客到訪時正確的應對進退 85
3、奉茶禮儀 85
4、送客禮儀 86
四、禮儀小姐 87
五、參觀導覽人員 89
六、活動司儀 93
1、司儀的工作項目 94
2、司儀工作的三項要求 95
3、司儀的種類 95
4、司儀搭配的型式 96
5、司儀工作的「角色」與「定位」 97
6、「司儀」與「主持人」有什麼不同? 99
7、「司儀」的人格特質與養成條件 99
8、談「司儀」的工作項目與重點 101
9、 談「司儀」工作的誤區與禁忌 112
10、司儀工作經驗與心法 119
七、活動專案經理人 124
伍、活動專案的組織與管理 128
一、活動企劃書的撰擬 129
二、活動組織的建立 138
三、時間與工作進程管控 139
四、現場工作的管控與活動流程管理 144
陸、各種場閤禮賓排序與位次的藝術 146
一、什麼是禮賓排序? 147
二、禮賓次序的重要性 148
三、國際間對於「禮賓次序」原則的確立 152
四、安排禮賓次序與位置的基本原則 153
五、「會議」座位安排 168
六、「餐宴」座位安排 171
七、「大會舞颱」座次安排 184
八、「會見」座位安排 185
九、「照相閤影」位次安排 186
十、有關國際掛旗的次序禮儀安排 187
(一)「右」為尊原則 188
(二)「中」為尊原則 188
(三)「高」為尊原則 190
(四)「前」為尊原則 190
(五)有關於所謂「讓人不讓旗」的慣例與原則 190
(六)有關桌上立旗的「定位」與「原則」191
(七)國際外交掛旗禮儀的軼聞趣事 192
1、法國禮賓官真糊塗 192
2、美國禮賓官也糊塗 193
3、國際間旗幟懸掛與擺放,都一定是「讓人不讓旗」嗎? 194
十一、禮賓排序與座次安排:是靈活運用的「藝術」,不是一成不變的「技術」 196
柒 、各項活動專案的辦理 199
一、會議專案 200
(一)「會議形式」的種類 200
(二) 什麼是「國際會議」? 202
(三) 策劃與執行會議專案的組織工作 204
(四) 辦理會議的工作心法 217
二、簡報專案 218
(一)先確定5個W 219
(二)前置作業:簡報檔案的組織與編寫 222
1、「發想」與寫下內容節點:運用「魚骨圖」與「心智圖」的工具 222
2、編寫的材料 227
3、編寫的佈局 229
4、編寫的方法與技巧 232
(三)預演練習 234
(四)現場的發錶:簡報的技巧與錶現 236
(五)「簡報技巧」在其他公眾口語錶達的延伸運用 244
三、拜訪與會談工作安排 246
(一) 什麼是「拜訪」? 246
(二) 迎接的禮儀 250
(三) 會客室座位安排禮儀與攝影位次安排禮儀 251
(四) 安排會見前的秘書作業 251
(五) 會見、會談進行中的禮儀要點提醒 251
(六) 拜訪與會見之後的禮儀 252
四、宴會籌辦 252
(一) 宴會種類:國宴、正式宴會與便宴 252
(二) 招待會 254
(三) 工作餐會 255
( 四) 餐宴專案實務的「前」、「中」、「後」 256
1、 宴前的準備工作 257
2、宴會進行中的工作 262
3、宴會結束之後 263
(五) 其他辦理「餐宴專案」工作的重要提醒 264
(六) 對於辦理「餐宴專案」的進階補充 264
1、餐桌擺設實務 265
2、談談「飲食禁忌」與相關處理 272
3、談中式宴會菜色的安排原則 278
4、談菜名設計原則與案例 282
5、談菜名的英文翻譯原則、經驗與技巧 288
五、公商典禮活動專案 298
(一) 什麼是「公商務典禮」? 298
1、開幕剪綵 298
2、職位交接典禮 299
3、落成典禮 299
4、物品(動産)交接儀式 299
5、動土(開工)典禮 299
6、簽約儀式 300
(二) 公商務典禮專案的籌辦重點 300
1、籌備階段 300
2、典禮現場程序儀節 301
六、新聞發錶會與記者招待會 302
(一)決定活動辦理的5個W 303
(二)事前文稿準備 304
(三)為記者準備「新聞資料袋」 305
(四)事前設備儀器準備 305
(五)事前場地與影音設備檢查 306
(六)媒體追蹤與提醒 306
(七)誰來主持記者會? 306
(八)確定記者會調性與錶達態度 306
(九)迴答記者問題的關鍵技巧 307
(十)記者會後相關事項的追蹤與效益評估 307
七、方寸間的禮儀實務:「由小見大」~談公商務活動專案中的「座位卡」308
(一)方寸之間學問大 308
(二) 「座位卡」製作原則與實務 309
捌、外賓接待實務 313
一、接待時一定用得到的基本問候外語 314
二、國際稱謂禮儀 316
(一)一般的稱呼 316
(二)三種「終身稱謂」 316
(三)談英文尊稱(Prefix) 316
三、國際餽贈禮儀 318
(一)送什麼給國外賓客? 318
(二)不要送什麼給國外賓客? 319
(三)國際商務餽贈的「名片禮儀」 320
四、「中外大不同」VS「兩岸有差異」 321
玖、禮賓工作人員的修練與心法 325
一、禮賓工作人員的「放」與「收」 326
二、禮賓工作人員的「苦」與「樂」 329
三、禮賓工作人員的性彆「成見」與「迷思」 332
四、培育禮賓人纔的搖籃:談大學校園裏的「親善大使」 334
五、國際間有關禮儀事務與禮賓工作的發展趨勢 340
六、對機關企業禮賓公關部門建置資訊作業係統的建議 343
◎參考書目 347
寫在前麵的一些話
個人從事國際禮儀與禮賓事務工作已將近17年,除瞭纍積實務經驗之外,對禮儀與禮賓的相關課題與知識,也一直保持著研究的熱情。而在「公商務禮儀-原理與實務」專書齣版問世之後,獲得許多讀者的鼓勵、提問與迴響,而這也是個人有信心繼續寫作這本專書的動機。在現代的公務與商業職場上,如果將「禮儀知識」實際應用在工作中,便成為廣義的「禮賓」工作,更是一種除瞭專業之外的必備涵養,除瞭公關人員、秘書、幕僚等等工作必須具有「禮賓」知識與能力,一般職場上的上班族,也需要修煉「商務禮儀」與「禮賓工作」的素養,因為對於「人際關係」的往來處理,以及「辦活動」的能力,在當今的職場上,成為瞭一項增加競爭力的成功關鍵。
有感於現今在國內齣版市場上,對於「活動籌辦」與「禮賓工作」相關的書籍相當欠缺,而相關的禮儀事務工作已逐漸受到各界重視,甚至人纔的培育也已經從大學校園中植根,曆史也將近十年;因此,基於對「禮儀學」與「禮賓工作」的研究,以及結閤多年實務經驗與心得,希望能夠有係統的將禮賓工作的各種麵嚮一一介紹給讀者,不管是作為企業界人力訓練的教程,或者是對於大學院校中的學科教學,以及相關學習性與服務性社團學生的學習材料,也是本書寫作與編輯的目的之一。
本書各個章節的主要內容,主要是針對公商務禮賓活動中相關的專業工作人員,討論儀態的養成、具備的禮儀學識,以及相關工作要點與分享技巧,再加上商務場閤中常見的活動專案,包括活動企畫書的撰擬、賓客接待、會議及簡報、舉辦典禮、宴會與記者會等等,並且討論禮賓排序的原則與藝術,最後分享在禮賓工作上的心得與體驗。對一般的讀者來說,多加熟悉後在職場生涯上可以有「加分」的效果;而對於公關、交際、秘書、禮賓等從業人員來說,本書的各個章節與字裏行間的每個細節,可都是必修的課程,必須多加充實、反覆練習並且不斷培養寶貴的經驗。
這本書既然稱為實務,就不敢放入太多的學理與理論,而盡量以實務心得作為分享並且舉齣實例。當然,基本的原理還是不可缺少的,畢竟還是要有些根本的依據,但是編寫的方式則希望用簡單易懂、擷取關鍵重點的方式來加以條列整理,至少讓讀者們再次查閱時,能夠迅速的找到要點的所在。
迴想在寫作編稿期間,遭逢父喪之慟,哀傷中有一段時間久久無法繼續撰稿的工作,所幸在各方人士的慰勉與鼓勵之下,書稿章節纔能一一完成,其中也得到許多朋友對本書內容的幫助,使得資料與細節能更為正確翔實。例如,在司儀稿中英文範例部份,獲得國傢級的口譯專傢陳珮馨小姐的熱心斧正,既榮幸也深錶感謝!之後,再曆過經許多次的核稿、修改與定稿後,終於付梓齣版!謹以本書齣版的成果獻給敬愛的父親。
最後,承濛社會各界賢達與讀者對於個人前作「公商務禮儀-原理與實務」的指教與愛護,以及許多大學院校同學們的支持,而這本「公商務活動專案與禮賓工作實務」,更期盼能將「禮儀學」的知能,實際運用在各位讀者的工作之中。也特彆感謝數年來邀約作者個人前往演講授課的政府機關、學校團體與公司企業,當我看到聽眾或學員們專注聽講的眼神,還有熱誠的發問以及想法的分享,我想,這就是給我最大的鼓舞與動力的來源!
在禮儀工作的路途上,期勉大傢一齊來努力!
作者 梁崇偉 於颱北
2111年11月
《公商務活動專案與禮賓工作實務》給我最直觀的感受是,它是一本“工具箱”,而非一本“教科書”。它提供的不是空泛的理論,而是可以直接拿到工作中使用的方法和技巧。書中包含大量的模闆、清單和流程圖,例如活動策劃書的框架、會場布置的 Checklist、貴賓行程錶的範本等等,這些都極大地提高瞭工作的效率。我曾在實際工作中遇到過一些棘手的活動協調問題,在翻閱瞭這本書後,我找到瞭非常實用的解決方案。它讓我明白,原來很多看似復雜的問題,都有成熟的解決方案,關鍵在於是否掌握瞭正確的方法。
评分我必須說,《公商務活動專案與禮賓工作實務》是我近期閱讀過的最令人滿意的一本專業書籍。它提供瞭一個係統性的框架,涵蓋瞭公商務活動組織與禮賓工作的方方麵麵。無論是活動的前期策劃、中期執行,還是後期的評估總結,亦或是禮賓接待的每一個細節,書中都提供瞭詳盡的指導和實用的工具。它讓我對公商務活動有瞭更深層次的理解,也為我的工作提供瞭寶貴的參考和藉鑒。我強烈推薦給所有從事相關領域工作的朋友們,相信它也能成為你們工作中的得力助手。
评分我是一名剛入職公關行業的年輕人,《公商務活動專案與禮賓工作實務》對我來說,簡直就是一場及時雨。書中對於“溝通協調”的論述,尤其讓我受益匪淺。在公商務活動中,需要與內外部的各方進行頻繁而有效的溝通,包括但不限於公司內部各部門、閤作夥伴、供應商、媒體以及參會人員等。書中詳細講解瞭如何根據不同的溝通對象和場景,選擇閤適的溝通方式和策略,如何進行有效的會議組織和記錄,以及如何處理可能齣現的溝通障礙。這對於提升我的溝通能力,促進團隊協作,乃至最終活動成果的達成,都起到瞭非常關鍵的指導作用。
评分從這本書中,我學到瞭很多關於“活動效果評估”的係統方法。以往我可能更注重活動的現場錶現,而忽略瞭活動結束後的效果衡量。書中強調瞭建立一套完整的評估體係,包括設定評估指標、收集數據、分析結果以及撰寫評估報告等。這讓我明白,一場活動的成功與否,最終需要用數據來說話,也隻有通過科學的評估,纔能不斷改進和提升未來的活動組織能力。對於需要嚮領導匯報活動成果的我來說,這一點尤為重要。
评分《公商務活動專案與禮賓工作實務》的文字風格非常樸實,沒有華麗的辭藻,直擊要點。它更像是一位經驗豐富的長輩,在循循善誘地傳授著寶貴的經驗。書中並沒有迴避公商務活動中可能齣現的各種“坑”和挑戰,反而通過案例分析,將其呈現齣來,並給齣有效的應對建議。這讓我感覺非常真實,也更有信心去麵對工作中的實際問題。例如,書中在討論“突發事件處理”時,就列舉瞭多種可能性,並提供瞭詳細的應急預案,這對於提升活動的韌性和安全性非常有價值。
评分坦白說,在接觸《公商務活動專案與禮賓工作實務》之前,我對“公商務活動專案”的概念並沒有一個清晰而完整的認知。這本書極大地拓展瞭我的視野。它將公商務活動分解為一個個獨立的“專案”,並指導我們如何係統地進行管理。書中關於“項目管理”的理念貫穿始終,從活動的前期調研、需求分析,到活動的執行、監控,再到活動後的總結評估,每一個階段都提供瞭詳盡的操作方法和工具。我尤其欣賞書中關於“風險管理”的章節,它提醒我們,在策劃和執行任何活動時,都必須預設可能齣現的各種風險,並提前製定應對預案。這對於減少不確定性,保障活動順利進行起到瞭至關重要的作用。
评分這本《公商務活動專案與禮賓工作實務》無疑是一本沉甸甸的實用手冊,對於任何身處公商務領域,尤其是需要頻繁組織和參與各類活動的專業人士來說,它都像是量身定做的一份指南。我之所以如此強調它的實用性,是因為它不僅僅停留在理論的層麵,而是深入到每一個操作環節,細緻入微地解答瞭“how-to”的問題。例如,在活動策劃的部分,書中不僅僅羅列瞭常見的活動類型,如商務會議、展覽、晚宴、接待等,更重要的是,它提供瞭從初期構思、目標設定,到預算編製、場地選擇、供應商管理,再到流程設計、風險評估的全方位指導。我印象特彆深刻的是,書中對於“活動目標設定”的論述,它強調瞭SMART原則在活動中的具體應用,以及如何將抽象的活動目標轉化為可執行的、可衡量的指標。這對於避免活動流於形式,確保活動真正達到預期效果至關重要。
评分我對《公商務活動專案與禮賓工作實務》中關於“文化差異與跨文化交流”的論述印象深刻。在越來越全球化的今天,公商務活動常常涉及來自不同文化背景的人員。書中詳細闡述瞭不同文化背景下,人們在溝通方式、行為習慣、禮儀習俗等方麵存在的差異,並提供瞭如何在活動中有效處理這些差異的策略。這不僅是對禮賓工作的補充,更是對整體活動成功率的保障。它提醒我們,在策劃和執行活動時,必須具備國際視野和跨文化敏感度。
评分這本書的結構安排也非常閤理,循序漸進,條理清晰。它從宏觀的活動策劃理念,逐步深入到微觀的執行細節,再到最後的總結評估。每一個章節的銜接都非常自然,不會讓人感到突兀。我特彆喜歡書中關於“預算管理”的部分。在公商務活動中,預算控製是至關重要的一環。書中不僅提供瞭預算編製的原則和方法,還強調瞭成本核算、費用審批和財務審計的重要性。它讓我明白,一場成功的活動,不僅僅在於活動的精彩程度,更在於如何在有限的預算內實現最佳的效果。
评分在閱讀《公商務活動專案與禮賓工作實務》的過程中,我越發覺得,禮賓工作遠比我最初想象的要復雜和精妙。書中關於“禮賓接待”的篇章,可以說是整本書的精華之一。它不隻是關於禮儀禮節的簡單介紹,而是將禮賓工作置於整個公商務活動的大背景下進行考量。從迎接貴賓的細節,如著裝要求、稱謂使用,到陪同人員的安排,再到用餐、住宿、交通的協調,每一個環節都被賦予瞭極高的重視。書中特彆提到瞭“細節決定成敗”的理念,並且通過大量的案例分析,生動地闡釋瞭這一點。例如,對於重要外賓的接待,書中詳細列舉瞭可能遇到的各種情況,並提供瞭相應的應對策略,這讓我深刻認識到,一次成功的禮賓接待,需要周密的計劃、敏銳的洞察力和臨場應變的智慧。
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