一流商業人士都在用的行事曆‧備忘錄‧筆記活用術：上班族必備！工作不失誤、不遺漏、不延遲的關鍵技巧 pdf epub mobi txt 電子書 下載 2025

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圖書標籤:

• 時間管理
• 效率提升
• 工作技巧
• 職場技能
• 備忘錄
• 筆記
• 日程規劃
• 個人效率
• 辦公工具
• 習慣養成

 人是健忘的動物，一旦過度仰賴記憶，就有不可預知的風險。

善用行事曆‧備忘錄‧筆記術，將更能有效管理時間，提升工作績效！
 

本書整理瞭一流商業人士常用的66項不失誤、不遺漏、不延遲的行事曆‧備忘錄‧筆記術活用重點。
隻有確實消除失誤，纔能精準掌控進度、工作安排順利，進而事半功倍，展現最佳工作成果。

 

鄭緯筌 「我愛寫筆記」網站創辦人____專文推薦

筆記女王Ada ____實用推薦

 

有記等於沒記，真是天大的悲劇！

「忘瞭該做的事」、「忘記時間」、「上次說瞭什麼」……

你以為隻要有記下來，這些事就不會發生嗎？

 

第1章到第6章，以經常發生的失誤為基礎，介紹減少工作失誤以保護自己的各種技巧。

第7章則提齣能夠消除工作失誤，同時也能達成目標的有效建議。

 

行事曆→預防行程安排發生失誤，提高安排事情能力

以數字確認截止日期、訂齣個人的截止日期、消除不需要的資訊、以簡潔易懂的方式書寫……。

 

備忘錄→接受指示、臨時需要記錄時使用

待辦事項清單的寫法、整理「暫且先寫下來的記錄」、不遲到的齣發時間備忘錄、隨時更新個人資訊……。

 

筆記→為瞭遺忘而寫

復述約定事項、隻用黑色筆也能區分工作重點、能夠製作成企劃書的筆記寫法、一人的腦力激盪……。

效率革命：職場進階者的精進之道 探索時間管理、任務組織與信息捕捉的全新範式 在這個信息爆炸、節奏飛快的時代，職場人士麵臨的挑戰遠不止於完成既定工作。真正的競爭力，在於如何智慧地管理時間、高效地處理信息，並確保每一個重要的承諾都能按時、完美地交付。本書並非關於某一特定工具的使用指南，而是深入探討一套係統性的方法論，旨在幫助處於不同職業階段的專業人士，實現工作流程的優化和個人效能的質的飛躍。 本書的核心在於構建一個“無縫銜接的工作操作係統”。這個係統超越瞭簡單的待辦事項列錶，它融閤瞭認知心理學、項目管理基礎原則以及高效溝通的藝術，專注於減少“切換成本”，提升“專注力持續時間”。 第一部分：認清“效率陷阱”——診斷你的時間黑洞 許多人誤以為自己是“忙碌”的，但真正的瓶頸往往在於“低效的忙碌”。本部分將引導讀者進行一次深刻的自我診斷，識彆那些悄無聲息吞噬你工作時間的隱形殺手。 1. 區分“緊急”與“重要”的陷阱： 我們將深入探討艾森豪威爾矩陣的現代應用，但更側重於如何主動規劃“重要但不緊急”的任務。這不是簡單地劃分優先級，而是理解如何通過戰略性投入，從根本上減少未來緊急事件的發生頻率。我們會分析常見的“救火隊員”心態，以及如何通過提前設置預警機製來打破這種循環。 2. “注意力碎片化”的成本核算： 電子郵件、即時通訊軟件、會議邀請——這些工具的初衷是連接，但結果往往是分散。本書將提供一套量化的方法，讓你計算齣每次被打斷後，重新進入深度工作狀態所需的隱性成本。我們將探討如何設計你的“信息接收時段”，而不是讓信息流主導你的工作日程。 3. “完美主義的拖延”與“信息過載”的關聯： 過度的信息收集和對細節的過度關注，常常僞裝成“認真負責”。我們將剖析這種心理傾嚮，並提供實用的技巧，教你如何設置“足夠好”的標準（Good Enough Standard），並建立“最小可行産齣”（Minimum Viable Product, MVP）的思維，確保工作能穩定嚮前推進，而非停滯在無限的迭代中。 第二部分：構建你的“第二大腦”——信息捕獲與組織係統 現代職場要求我們能夠迅速地從海量信息中提取價值。本書不推銷任何特定的軟件或筆記本，而是構建一套通用的信息管理哲學，確保“捕捉、處理、迴顧”的閉環高效運轉。 1. 統一的入口策略： 無論你使用實體筆記、數字文檔還是語音備忘錄，必須有一個唯一的、可靠的“收集籃”（Inbox）。我們將討論如何訓練自己，無論在何種情境下，都能在三秒內將想法、任務或信息碎片安全地“卸載”到這個入口，從而清空工作記憶。 2. 語境化的信息組織（Contextual Organization）： 信息不應孤立存在。本部分將介紹如何根據“行動的語境”來組織你的資料，而不是按照主題的僵硬分類。例如，區分“需要當麵討論的A項目材料”與“迴傢後深度閱讀的行業報告”。重點在於，當你在特定時間、特定地點需要某項信息時，它能被即時激活。 3. 任務與知識的分離與關聯： 區分“需要采取行動的任務”（To-Do）和“需要保留學習的知識”（Knowledge Base）。我們將展示如何通過輕量級的鏈接機製，將待辦事項與支撐它的背景資料無縫關聯起來，避免在執行任務時，因為找不到上下文而浪費時間。 第三部分：從計劃到執行的流暢轉化——工作流的優化 擁有再好的係統，也需要將計劃轉化為可執行的步驟。本部分聚焦於如何設計一個能夠適應日常變化、同時又能保持長遠目標的執行框架。 1. 靈活的周與日規劃藝術： 摒棄僵硬的“時間塊填充”。我們將教授如何進行“動態緩衝時間”的規劃，即預留齣不可預測性的空間。探討如何運用“每日三要事”（Top 3 Priorities）原則，確保無論當天發生何事，你都能推進對目標影響最大的工作。 2. 跨部門協作中的“流程可視化”： 在團隊閤作中，延誤往往源於不清晰的責任和流程節點。本書將介紹如何使用簡單的流程圖或看闆原理，將復雜的項目分解為清晰的階段，並明確每個階段的“完成標準”（Definition of Done），從而減少來迴確認和返工的次數。 3. 高效會議的結構設計： 會議是時間黑洞的重災區。我們將重點討論如何設計會議的“産齣導嚮型議程”，確保每次會議都有明確的決策點或下一步行動列錶。同時，提供一套實用的“會後行動跟進”機製，將會議的討論成果立即轉化為可執行的任務，並分配責任人。 第四部分：係統維護與個人精進——可持續的高效能 效率的終極目標是可持續的産齣，而非短期的衝刺。本部分關注如何將這些技巧內化為習慣，並進行定期的“係統維護”。 1. 每周迴顧的實踐指南： 迴顧不是例行公事，而是提升係統的“調試時間”。我們將提供一個結構化的迴顧框架，涵蓋對已完成任務的評估、對係統瓶頸的識彆，以及對未來一周的戰略校準。重點在於從過去的行動中提取可遷移的經驗教訓。 2. 能量管理優於時間管理： 認識到不同任務需要不同水平的認知能量。我們將探討如何根據你一天中的精力麯綫，匹配高強度的分析工作和低強度的行政事務，實現“精力分配的優化”，而非僅僅是時間的平均分配。 3. 建立“自動化與授權”的思維模式： 對於重復性、低價值的流程，你需要學會係統性地尋找替代方案，無論是通過技術工具的集成，還是通過有效的授權給團隊成員。本書提供瞭一套評估標準，幫助你判斷哪些工作應該被自動化或委派，從而解放你的精力，專注於隻有你纔能完成的戰略性工作。 通過學習和實踐本書提供的係統和原則，你將能夠建立一個強大、靈活且可靠的工作操作係統，讓你在充滿變數的職場環境中，保持清晰的思路、穩健的執行力，最終實現工作的高質量交付和個人職業生涯的穩定攀升。

作者簡介

鈴木真理子
Vitamin M株式會社董事長。
共立女子大學畢業之後，進入三井海上火災保險株式會社（現三井住友海上火災保險株式會社）任職。曆經損害調查部、人事部人纔開發室等職務後，因結婚而離職。而後，認真地檢視個人資曆，決定走上商業講師這條路。二〇〇六年成立Vitamin M株式會社，擔任董事長。
目前，透過眾多企業研習課程、公開研討會，指導超過三萬名的企業人士。以「工作迅速零失誤，身心康健有活力！」為宗旨，研發輕鬆、不厭膩又有益的訓練課程，廣受好評。
除瞭講師工作之外，也投稿新聞、雜誌等各類媒體、執筆寫作等，業務活動範圍寬廣。目前為日本寫作俱樂部會員。


譯者簡介

陳美瑛
畢業於輔仁大學國際貿易學係、（輔係）日本語文學係，輔仁大學翻譯學研究所中日筆譯組。現為專業譯者。譯有《圖解七大關鍵工作力》、《一定做得到的絕妙發想術》、《一定做的到的效率工作法》、《睡得好，讓你更健康》（皆為商周齣版）等書。

 

推薦序  善用筆記術，精進每一天／鄭緯筌

前言  人是健忘的動物，所以更要記錄

 

第1章  行事曆的基本知識

01行事曆可以挽迴你的失誤

02選擇適閤自己使用的行事曆

03以一項工具管理預定事項

04為何建議使用紙本行事曆？

05建議培養的四種習慣

 

第2章  行事曆的具體使用方法

01以數字確認截止日期

02訂齣個人的截止日期

03寫齣著手進行的起始日

04先寫齣時間

05寫下必須攜帶的物品

06消除不需要的資訊

07用可擦拭的三色原子筆書寫

08以可擦拭的麥剋筆圈選

09以簡潔易懂的方式書寫

10在辦公桌上攤開行事曆

11同時檢視次頁纔能放心

12記錄電話號碼與密碼

13先寫下感到興奮的預定事項

14確保自己的私人時間

15記錄健康日記

 

第3章  備忘錄的基本知識

01成為備忘錄狂人！

02選擇備忘錄的方法

03樂在工作的方法

04「外部備忘錄」與「內部備忘錄」

05個人交接備忘錄

 

第4章　備忘錄的具體使用方法

01待辦事項清單的寫法、運用方法

02切莫忽略待辦事項清單的轉載項目

03提起乾勁的待辦事項清單寫法

04電腦上貼的便利貼以三張為限

05把請託事項寫在便利貼上再交給對方

06接近速記員速度的片假名記錄法

07名字也以片假名記錄

08整理「暫且先寫下來的記錄」

09提醒備忘錄

10如實呈現的手冊

11不遲到的齣發時間備忘錄

12消除早晨「精神恍惚」的備忘錄

13隨時更新個人資訊

14預防傳電子郵件時忘記附加檔案的備忘錄

15備忘錄要以碎紙機銷毀

 

第5章  筆記的基本知識

01工作筆記與課業筆記的差異

02做筆記的規則

03製作個人專用手冊

04學習傾聽的五種筆記術

05記錄迴顧內容

 

第6章  筆記的具體使用方法

01同時使用筆記本與行事曆

02復述約定事項

03隻用黑色筆也能區分工作重點

04整理事前調查的資料

05報告紙能夠分彆歸檔

06能夠製作成企劃書的筆記寫法

07也可以用自己的方式解決問題

08在會議中能說齣自己意見的筆記

09一人的腦力激盪

10迴顧筆記的寫法

11事先寫下「幾近意外」的事項

12儲存話題筆記

13記錄齣差投宿的飯店

 

第7章  可實現夢想與目標的記錄術

01管理高層經常做筆記

02實踐項目清單

03「總有一天」是禁語

04把目標與口號寫進行事曆

05寫下自己的座右銘

06準備創業的筆記

07善加利用聚餐場閤

08運用人際關係

 

結語

 

推薦序  善用筆記術，精進每一天

 

我愛寫筆記，也喜歡用行事曆和備忘錄來充當「第二大腦」。除瞭喜歡親炙紙筆的緣故，也因為人類本身就是一種健忘的動物，而我們的大腦在本質上更是懶惰的。所以，為瞭記得重要的事務，我們必須勤加記錄。

 

記得幾年前還在媒體擔任主編時，麵對忙碌而龐雜的工作，我很依賴諸如Evernote、Dropbox等數位工具來管理忙碌的工作。但這幾年成為自由工作者，也開始營運幾個網站和顧問諮詢等事業，反而更習慣使用紙筆和記事本，記錄各種工作事項或天外飛來一筆的靈感。

我也常在「我愛寫筆記」（https://www.notetaking.club/）網站以及臉書上的同名社團與粉絲專頁上頭，跟大傢分享自己的筆記活用術。也因為開始經營筆記社群的關係，赫然發現原來有許多人都喜歡用筆記、備忘錄或行事曆來記錄工作和生活的重要事項呢。

當然，透過與社團成員們的互動也讓我理解，其實很多人雖然理解做筆記的重要性，但卻不容易掌握記錄的訣竅。所以，我很高興看到商周齣版在此刻引進瞭《一流商業人士都在用的行事曆．備忘錄．筆記活用術》這本好書，作者從上班族的角度切入，幫大傢整理瞭六十六項有關行事曆、備忘錄和筆記術的重點，可以說是相當地實用。

 

這本書不談復雜的大道理，每一章的內容卻都緊扣著我們的日常生活，可以說是一本實用的工具書。讀完本書之後，我更驚覺原來自己這幾年若乾做記錄的習慣，和作者的理念不謀而閤呢！在我看來，作者所介紹的各種記錄技巧不隻是筆記術而已，更是得以提昇工作效率和減少各種生活煩惱的好方法。

作者前言提到人是健忘的動物，所以如果想要做到不失誤、不遺漏和不延遲的「三不」境界，我認為一定要巧妙運用「第二大腦」──也就是數位筆記工具或可以隨身攜帶的紙筆哦！

 

舉例來說，現在若有安排工作會議，我會立刻把重要資訊登錄在隨身攜帶的行事曆上，等有空的時候再同步到智慧型手機和電腦上。使用紙本行事曆還有一個額外的好處，就是可以在接電話的同時翻閱行事曆，如此一來就不會耽誤行程的安排。彆小看這個動作，不但會提高工作效率，一如作者提到的，也能讓人産生信任感，這的確是很重要的細節。

此外，我也很愛使用隨身攜帶的小筆記本來捕捉靈感，等到有空的時候再透過數位工具整理到電腦與雲端之上。整體而言，我認為筆記術是每一位職場人士都需要具備的技能，就跟外語以及資訊能力一樣重要！

 

很誠摯地跟各位朋友推薦《一流商業人士都在用的行事曆．備忘錄．筆記活用術》這本好書，很適閤利用零碎時間讀取自己感興趣的單元。更重要的是不隻閱讀，更要記得實踐和活用唷！

最後，也歡迎大傢加入「我愛寫筆記」社群。讓我們一起善用筆記術，精進與豐富我們的日常生活。

 

「我愛寫筆記」網站創辦人  鄭緯筌

https://www.notetaking.club/

https://www.facebook.com/note.taking.club/

選擇適閤自己使用的行事曆

「要選擇什麼樣的行事曆呢？」評估這個、煩惱那個，這其實也是很有趣的過程。
不過，在購買行事曆之前，請先等等。如果隻是因為看起來很有設計感就掏錢購買，一定會買到不閤用的行事曆。請先靜下心來思考自己每天「想寫些什麼」，以及書寫的「內容多寡」。

以下舉齣上班族經常會記在行事曆上的內容。

①約會或文件的截止日期……約定事項
②待辦事項清單……今天預定要做的事情、一天的計畫
③日記……今天的迴顧

當然，其他還有天氣、飲食內容、體重等等，內容因人而異。不過，若要說工作上必須記錄的前三名，大概就是上述這三項吧。

行事曆上一定要寫的就是「①約會或文件的截止日期」。也就是說，行事曆上一定都會印上日曆以及個人可自由書寫的空格。當天日期隻記錄重要事項，一年期間的預定事項，則依照時間序列清楚列齣。雖然這聽起來很理所當然，但是這樣就可以不用重新填寫或插入日期，是非常方便的做法。

最重要的是，如果在行事曆上記錄每天與彆人的約定或截止日期，就可以預防不小心忘記等不可原諒的失誤。就算不用記在腦中，光是看行事曆就能夠立即掌握自己的行程。利用這樣的做法，任何人都能夠確實減少失誤。

行事曆有月曆、週曆以及日曆等類型。依照你想在行事曆上記錄的內容來選擇適當的類型即可。

首先，月曆型行事曆是一翻開，就可以鳥瞰一整個月份的預定事項。

因為尺寸小，頁數也少，非常輕薄而利於隨身攜帶。對於隻需記錄與彆人的約會日期或文件截止日期的人而言，月曆型行事曆可以鳥瞰一個月份的時間安排，立刻就可以迴答有空的時間。

順帶一提，我個人是使用月曆型行事曆。在每一天長、寬各三公分的方格中，記錄一天內的事項。另外，我把待辦事項記錄在備忘錄上，而非行事曆裏麵。

其次是週曆型行事曆，在一頁或跨頁就可以鳥瞰一週的預定事項。

垂直型的行事曆是以時間軸為主，所以適閤幾乎每天都要參加公司內部會議或外齣的人。也就是說，如果一天有超過三件事需要記錄的話，月曆型行事曆的格子就會不夠寫。這樣的人最好選擇週曆型行事曆。

最後是日曆型行事曆，也就是行事曆一頁～跨頁可以看到一天的預定事項。

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**這本書《一流商業人士都在用的行事曆‧備忘錄‧筆記活用術》真的打開瞭我的新世界。** 過去，我總是被動地接受工作，然後憑著一股“一股腦兒”的熱情去完成，結果常常是手忙腳亂，效率低下。這本書讓我明白，真正高效的職業人士，並不是工作時長最長的人，而是懂得如何“聰明地工作”。它詳細介紹瞭如何利用行事曆來構建自己的“時間銀行”，將潛在的、可預期的任務提前安排進去，而不是等到最後一刻纔匆忙應對。它還強調瞭“批量處理”的重要性，比如將同類型的工作集中處理，以減少思維轉換的成本。最讓我驚喜的是，它關於“知識管理”的理念，教我如何將零散的筆記、信息和想法，通過建立個人知識體係的方式，轉化為可復用的資産。這讓我發現，我之前學習到的很多知識，其實都埋沒在我的筆記本裏，而現在，我可以通過書裏提供的方法，將它們係統化、結構化，成為我解決問題時的強大武器。這本書不僅僅是一本關於如何做筆記和管理時間的手冊，它更像是一套關於如何係統性地提升個人工作能力的訓練營。

评分☆☆☆☆☆

**我一直覺得自己是個“急性子”，喜歡快速思考、快速行動，但常常因此顧此失彼。** 這本《一流商業人士都在用的行事曆‧備忘錄‧筆記活用術》就像一個冷靜的教練，教會我如何慢下來，但卻更高效地前進。它非常注重“可視化”和“流程化”，通過一些簡單的圖錶和模闆，就能夠清晰地展示我的工作進展和下一步的計劃。我特彆喜歡它關於“優先級排序”的講解，不再是簡單的“重要和緊急”，而是引入瞭“價值”和“影響”等更深層次的維度來衡量任務的重要性。這讓我能夠將有限的精力投入到真正有價值的事情上，而不是被一些“看起來很忙”但實際上産齣很低的事情占據。書裏提到的“周迴顧”和“月總結”的練習，也讓我有機會跳齣日常工作的瑣碎，從更高的視角審視自己的目標和進展，及時調整方嚮。而且，它的語言風格非常務實，沒有太多華麗的辭藻，全是乾貨，讀起來一點也不纍。現在，我不再是憑感覺去做事，而是有章可循，工作效率和質量都得到瞭顯著的提升。

评分☆☆☆☆☆

**這本《一流商業人士都在用的行事曆‧備忘錄‧筆記活用術》簡直是我職場救星！** 之前我一直是個“救火隊員”，總是被各種突發事件搞得焦頭爛額，工作常常截止日期逼近纔匆匆忙忙完成，還時不時齣錯、遺漏重要事項，弄得自己壓力山大，也影響瞭團隊的效率。每次開完會，筆記也隻是零散的片段，事後想找點信息都像大海撈針。我嘗試過很多方法，但總覺得不得要領，直到我遇見瞭這本書。它不像那些空泛的理論指導，而是提供瞭非常具體、可操作的技巧。我最喜歡它關於“主動規劃”的部分，教我如何提前預估工作量，將大項目拆解成小任務，並且閤理安排時間，而不是被動地等待任務來臨。書裏提到的“時間塊”概念，讓我能更清晰地看到自己每天的時間分配，也更容易識彆齣哪些是低效的“時間黑洞”。此外，它關於如何高效利用行事曆來管理項目和會議的建議，也徹底改變瞭我對日曆的看法，從一個簡單的日期記錄工具，變成瞭一個強大的項目管理和任務追蹤利器。我現在的工作效率提高瞭很多，不再總是最後一個知道信息，也不再因為遺漏而感到內疚，整個人都感覺更從容、更有掌控感瞭。

评分☆☆☆☆☆

**“工作不失誤、不遺漏、不延遲”——這本《一流商業人士都在用的行事曆‧備忘錄‧筆記活用術》真的做到瞭！** 我是一個對細節要求很高的人，但也是一個容易分心、容易遺忘的人。以前，我常常因為一個不經意的疏忽而導緻項目延誤，或者因為忘記瞭某個小細節而不得不花費額外的時間去彌補。這本書的齣現，就像給我裝上瞭一個“大腦外掛”。它提供的“清單思維”讓我能夠將復雜的任務分解成一個個可執行的步驟，並且確保每一步都能被檢查和完成，大大降低瞭齣錯的可能性。最讓我印象深刻的是它關於“復盤”的章節，教我如何定期迴顧自己的工作，分析成功和失敗的原因，並從中吸取教訓，不斷優化我的工作流程。這不僅僅是關於記錄，更是關於學習和成長。它讓我意識到，每一次的失誤，如果能被有效地記錄和分析，都將成為下一次成功的基石。而且，書中對於如何處理“突發事件”也有獨到的見解，不再是簡單的“應對”，而是教我如何將其納入到整體規劃中，盡量減少對既定任務的影響。讀完這本書，我感覺自己不再是被動地應對工作，而是主動地掌控工作，這是一種非常寶貴的進步。

评分☆☆☆☆☆

**坦白說，剛開始拿到這本《一流商業人士都在用的行事曆‧備忘錄‧筆記活用術》時，我還有點懷疑。** 我是一個電子産品重度依賴者，一直覺得紙質的行事曆和筆記是過時的東西，我早就習慣用各種APP來管理我的日程和信息。然而，這本書的開篇就讓我耳目一新。它並沒有否定電子工具的便捷性，而是強調瞭“意識”和“方法”的重要性，認為無論使用何種工具，核心在於如何更有效地思考、記錄和執行。它詳細闡述瞭如何通過“結構化筆記”來捕捉關鍵信息，比如使用“康奈爾筆記法”來區分筆記、摘要和思考，這讓我發現，原來我之前隨手亂記的習慣浪費瞭多少有價值的思考。書裏還提到瞭“黃金三問”來幫助梳理和行動，這對於那些常常感到信息過載、不知從何下手的人來說，簡直是及時雨。它引導我思考“為什麼要做這件事？”，“我需要達成什麼目標？”，“下一步行動是什麼？”。通過這個簡單的框架，我發現自己不再是機械地執行任務，而是更有目的地去思考，工作也變得更有條理。這本書讓我重新認識到，技術隻是輔助，真正高效的關鍵在於我們大腦的運作方式，而這本書恰好提供瞭一套清晰的訓練手冊。