一流商业人士都在用的行事历‧备忘录‧笔记活用术：上班族必备！工作不失误、不遗漏、不延迟的关键技巧 pdf epub mobi txt 电子书 下载 2025

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 人是健忘的动物，一旦过度仰赖记忆，就有不可预知的风险。

善用行事历‧备忘录‧笔记术，将更能有效管理时间，提升工作绩效！
 

本书整理了一流商业人士常用的66项不失误、不遗漏、不延迟的行事历‧备忘录‧笔记术活用重点。
只有确实消除失误，才能精准掌控进度、工作安排顺利，进而事半功倍，展现最佳工作成果。

 

郑纬筌 「我爱写笔记」网站创办人____专文推荐

笔记女王Ada ____实用推荐

 

有记等于没记，真是天大的悲剧！

「忘了该做的事」、「忘记时间」、「上次说了什么」……

你以为只要有记下来，这些事就不会发生吗？

 

第1章到第6章，以经常发生的失误为基础，介绍减少工作失误以保护自己的各种技巧。

第7章则提出能够消除工作失误，同时也能达成目标的有效建议。

 

行事历→预防行程安排发生失误，提高安排事情能力

以数字确认截止日期、订出个人的截止日期、消除不需要的资讯、以简洁易懂的方式书写……。

 

备忘录→接受指示、临时需要记录时使用

待办事项清单的写法、整理「暂且先写下来的记录」、不迟到的出发时间备忘录、随时更新个人资讯……。

 

笔记→为了遗忘而写

复述约定事项、只用黑色笔也能区分工作重点、能够制作成企划书的笔记写法、一人的脑力激盪……。

效率革命：职场进阶者的精进之道 探索时间管理、任务组织与信息捕捉的全新范式 在这个信息爆炸、节奏飞快的时代，职场人士面临的挑战远不止于完成既定工作。真正的竞争力，在于如何智慧地管理时间、高效地处理信息，并确保每一个重要的承诺都能按时、完美地交付。本书并非关于某一特定工具的使用指南，而是深入探讨一套系统性的方法论，旨在帮助处于不同职业阶段的专业人士，实现工作流程的优化和个人效能的质的飞跃。 本书的核心在于构建一个“无缝衔接的工作操作系统”。这个系统超越了简单的待办事项列表，它融合了认知心理学、项目管理基础原则以及高效沟通的艺术，专注于减少“切换成本”，提升“专注力持续时间”。 第一部分：认清“效率陷阱”——诊断你的时间黑洞 许多人误以为自己是“忙碌”的，但真正的瓶颈往往在于“低效的忙碌”。本部分将引导读者进行一次深刻的自我诊断，识别那些悄无声息吞噬你工作时间的隐形杀手。 1. 区分“紧急”与“重要”的陷阱： 我们将深入探讨艾森豪威尔矩阵的现代应用，但更侧重于如何主动规划“重要但不紧急”的任务。这不是简单地划分优先级，而是理解如何通过战略性投入，从根本上减少未来紧急事件的发生频率。我们会分析常见的“救火队员”心态，以及如何通过提前设置预警机制来打破这种循环。 2. “注意力碎片化”的成本核算： 电子邮件、即时通讯软件、会议邀请——这些工具的初衷是连接，但结果往往是分散。本书将提供一套量化的方法，让你计算出每次被打断后，重新进入深度工作状态所需的隐性成本。我们将探讨如何设计你的“信息接收时段”，而不是让信息流主导你的工作日程。 3. “完美主义的拖延”与“信息过载”的关联： 过度的信息收集和对细节的过度关注，常常伪装成“认真负责”。我们将剖析这种心理倾向，并提供实用的技巧，教你如何设置“足够好”的标准（Good Enough Standard），并建立“最小可行产出”（Minimum Viable Product, MVP）的思维，确保工作能稳定向前推进，而非停滞在无限的迭代中。 第二部分：构建你的“第二大脑”——信息捕获与组织系统 现代职场要求我们能够迅速地从海量信息中提取价值。本书不推销任何特定的软件或笔记本，而是构建一套通用的信息管理哲学，确保“捕捉、处理、回顾”的闭环高效运转。 1. 统一的入口策略： 无论你使用实体笔记、数字文档还是语音备忘录，必须有一个唯一的、可靠的“收集篮”（Inbox）。我们将讨论如何训练自己，无论在何种情境下，都能在三秒内将想法、任务或信息碎片安全地“卸载”到这个入口，从而清空工作记忆。 2. 语境化的信息组织（Contextual Organization）： 信息不应孤立存在。本部分将介绍如何根据“行动的语境”来组织你的资料，而不是按照主题的僵硬分类。例如，区分“需要当面讨论的A项目材料”与“回家后深度阅读的行业报告”。重点在于，当你在特定时间、特定地点需要某项信息时，它能被即时激活。 3. 任务与知识的分离与关联： 区分“需要采取行动的任务”（To-Do）和“需要保留学习的知识”（Knowledge Base）。我们将展示如何通过轻量级的链接机制，将待办事项与支撑它的背景资料无缝关联起来，避免在执行任务时，因为找不到上下文而浪费时间。 第三部分：从计划到执行的流畅转化——工作流的优化 拥有再好的系统，也需要将计划转化为可执行的步骤。本部分聚焦于如何设计一个能够适应日常变化、同时又能保持长远目标的执行框架。 1. 灵活的周与日规划艺术： 摒弃僵硬的“时间块填充”。我们将教授如何进行“动态缓冲时间”的规划，即预留出不可预测性的空间。探讨如何运用“每日三要事”（Top 3 Priorities）原则，确保无论当天发生何事，你都能推进对目标影响最大的工作。 2. 跨部门协作中的“流程可视化”： 在团队合作中，延误往往源于不清晰的责任和流程节点。本书将介绍如何使用简单的流程图或看板原理，将复杂的项目分解为清晰的阶段，并明确每个阶段的“完成标准”（Definition of Done），从而减少来回确认和返工的次数。 3. 高效会议的结构设计： 会议是时间黑洞的重灾区。我们将重点讨论如何设计会议的“产出导向型议程”，确保每次会议都有明确的决策点或下一步行动列表。同时，提供一套实用的“会后行动跟进”机制，将会议的讨论成果立即转化为可执行的任务，并分配责任人。 第四部分：系统维护与个人精进——可持续的高效能 效率的终极目标是可持续的产出，而非短期的冲刺。本部分关注如何将这些技巧内化为习惯，并进行定期的“系统维护”。 1. 每周回顾的实践指南： 回顾不是例行公事，而是提升系统的“调试时间”。我们将提供一个结构化的回顾框架，涵盖对已完成任务的评估、对系统瓶颈的识别，以及对未来一周的战略校准。重点在于从过去的行动中提取可迁移的经验教训。 2. 能量管理优于时间管理： 认识到不同任务需要不同水平的认知能量。我们将探讨如何根据你一天中的精力曲线，匹配高强度的分析工作和低强度的行政事务，实现“精力分配的优化”，而非仅仅是时间的平均分配。 3. 建立“自动化与授权”的思维模式： 对于重复性、低价值的流程，你需要学会系统性地寻找替代方案，无论是通过技术工具的集成，还是通过有效的授权给团队成员。本书提供了一套评估标准，帮助你判断哪些工作应该被自动化或委派，从而解放你的精力，专注于只有你才能完成的战略性工作。 通过学习和实践本书提供的系统和原则，你将能够建立一个强大、灵活且可靠的工作操作系统，让你在充满变数的职场环境中，保持清晰的思路、稳健的执行力，最终实现工作的高质量交付和个人职业生涯的稳定攀升。

作者简介

铃木真理子
Vitamin M株式会社董事长。
共立女子大学毕业之后，进入三井海上火灾保险株式会社（现三井住友海上火灾保险株式会社）任职。历经损害调查部、人事部人才开发室等职务后，因结婚而离职。而后，认真地检视个人资历，决定走上商业讲师这条路。二〇〇六年成立Vitamin M株式会社，担任董事长。
目前，透过众多企业研习课程、公开研讨会，指导超过三万名的企业人士。以「工作迅速零失误，身心康健有活力！」为宗旨，研发轻松、不厌腻又有益的训练课程，广受好评。
除了讲师工作之外，也投稿新闻、杂志等各类媒体、执笔写作等，业务活动范围宽广。目前为日本写作俱乐部会员。


译者简介

陈美瑛
毕业于辅仁大学国际贸易学系、（辅系）日本语文学系，辅仁大学翻译学研究所中日笔译组。现为专业译者。译有《图解七大关键工作力》、《一定做得到的绝妙发想术》、《一定做的到的效率工作法》、《睡得好，让你更健康》（皆为商周出版）等书。

 

推荐序  善用笔记术，精进每一天／郑纬筌

前言  人是健忘的动物，所以更要记录

 

第1章  行事历的基本知识

01行事历可以挽回你的失误

02选择适合自己使用的行事历

03以一项工具管理预定事项

04为何建议使用纸本行事历？

05建议培养的四种习惯

 

第2章  行事历的具体使用方法

01以数字确认截止日期

02订出个人的截止日期

03写出着手进行的起始日

04先写出时间

05写下必须携带的物品

06消除不需要的资讯

07用可擦拭的三色原子笔书写

08以可擦拭的麦克笔圈选

09以简洁易懂的方式书写

10在办公桌上摊开行事历

11同时检视次页才能放心

12记录电话号码与密码

13先写下感到兴奋的预定事项

14确保自己的私人时间

15记录健康日记

 

第3章  备忘录的基本知识

01成为备忘录狂人！

02选择备忘录的方法

03乐在工作的方法

04「外部备忘录」与「内部备忘录」

05个人交接备忘录

 

第4章　备忘录的具体使用方法

01待办事项清单的写法、运用方法

02切莫忽略待办事项清单的转载项目

03提起干劲的待办事项清单写法

04电脑上贴的便利贴以三张为限

05把请託事项写在便利贴上再交给对方

06接近速记员速度的片假名记录法

07名字也以片假名记录

08整理「暂且先写下来的记录」

09提醒备忘录

10如实呈现的手册

11不迟到的出发时间备忘录

12消除早晨「精神恍惚」的备忘录

13随时更新个人资讯

14预防传电子邮件时忘记附加档案的备忘录

15备忘录要以碎纸机销毁

 

第5章  笔记的基本知识

01工作笔记与课业笔记的差异

02做笔记的规则

03制作个人专用手册

04学习倾听的五种笔记术

05记录回顾内容

 

第6章  笔记的具体使用方法

01同时使用笔记本与行事历

02复述约定事项

03只用黑色笔也能区分工作重点

04整理事前调查的资料

05报告纸能够分别归档

06能够制作成企划书的笔记写法

07也可以用自己的方式解决问题

08在会议中能说出自己意见的笔记

09一人的脑力激盪

10回顾笔记的写法

11事先写下「几近意外」的事项

12储存话题笔记

13记录出差投宿的饭店

 

第7章  可实现梦想与目标的记录术

01管理高层经常做笔记

02实践项目清单

03「总有一天」是禁语

04把目标与口号写进行事历

05写下自己的座右铭

06准备创业的笔记

07善加利用聚餐场合

08运用人际关系

 

结语

 

推荐序  善用笔记术，精进每一天

 

我爱写笔记，也喜欢用行事历和备忘录来充当「第二大脑」。除了喜欢亲炙纸笔的缘故，也因为人类本身就是一种健忘的动物，而我们的大脑在本质上更是懒惰的。所以，为了记得重要的事务，我们必须勤加记录。

 

记得几年前还在媒体担任主编时，面对忙碌而庞杂的工作，我很依赖诸如Evernote、Dropbox等数位工具来管理忙碌的工作。但这几年成为自由工作者，也开始营运几个网站和顾问谘询等事业，反而更习惯使用纸笔和记事本，记录各种工作事项或天外飞来一笔的灵感。

我也常在「我爱写笔记」（https://www.notetaking.club/）网站以及脸书上的同名社团与粉丝专页上头，跟大家分享自己的笔记活用术。也因为开始经营笔记社群的关系，赫然发现原来有许多人都喜欢用笔记、备忘录或行事历来记录工作和生活的重要事项呢。

当然，透过与社团成员们的互动也让我理解，其实很多人虽然理解做笔记的重要性，但却不容易掌握记录的诀窍。所以，我很高兴看到商周出版在此刻引进了《一流商业人士都在用的行事历．备忘录．笔记活用术》这本好书，作者从上班族的角度切入，帮大家整理了六十六项有关行事历、备忘录和笔记术的重点，可以说是相当地实用。

 

这本书不谈复杂的大道理，每一章的内容却都紧扣着我们的日常生活，可以说是一本实用的工具书。读完本书之后，我更惊觉原来自己这几年若干做记录的习惯，和作者的理念不谋而合呢！在我看来，作者所介绍的各种记录技巧不只是笔记术而已，更是得以提昇工作效率和减少各种生活烦恼的好方法。

作者前言提到人是健忘的动物，所以如果想要做到不失误、不遗漏和不延迟的「三不」境界，我认为一定要巧妙运用「第二大脑」──也就是数位笔记工具或可以随身携带的纸笔哦！

 

举例来说，现在若有安排工作会议，我会立刻把重要资讯登录在随身携带的行事历上，等有空的时候再同步到智慧型手机和电脑上。使用纸本行事历还有一个额外的好处，就是可以在接电话的同时翻阅行事历，如此一来就不会耽误行程的安排。别小看这个动作，不但会提高工作效率，一如作者提到的，也能让人产生信任感，这的确是很重要的细节。

此外，我也很爱使用随身携带的小笔记本来捕捉灵感，等到有空的时候再透过数位工具整理到电脑与云端之上。整体而言，我认为笔记术是每一位职场人士都需要具备的技能，就跟外语以及资讯能力一样重要！

 

很诚挚地跟各位朋友推荐《一流商业人士都在用的行事历．备忘录．笔记活用术》这本好书，很适合利用零碎时间读取自己感兴趣的单元。更重要的是不只阅读，更要记得实践和活用唷！

最后，也欢迎大家加入「我爱写笔记」社群。让我们一起善用笔记术，精进与丰富我们的日常生活。

 

「我爱写笔记」网站创办人  郑纬筌

https://www.notetaking.club/

https://www.facebook.com/note.taking.club/

选择适合自己使用的行事历

「要选择什么样的行事历呢？」评估这个、烦恼那个，这其实也是很有趣的过程。
不过，在购买行事历之前，请先等等。如果只是因为看起来很有设计感就掏钱购买，一定会买到不合用的行事历。请先静下心来思考自己每天「想写些什么」，以及书写的「内容多寡」。

以下举出上班族经常会记在行事历上的内容。

①约会或文件的截止日期……约定事项
②待办事项清单……今天预定要做的事情、一天的计画
③日记……今天的回顾

当然，其他还有天气、饮食内容、体重等等，内容因人而异。不过，若要说工作上必须记录的前三名，大概就是上述这三项吧。

行事历上一定要写的就是「①约会或文件的截止日期」。也就是说，行事历上一定都会印上日历以及个人可自由书写的空格。当天日期只记录重要事项，一年期间的预定事项，则依照时间序列清楚列出。虽然这听起来很理所当然，但是这样就可以不用重新填写或插入日期，是非常方便的做法。

最重要的是，如果在行事历上记录每天与别人的约定或截止日期，就可以预防不小心忘记等不可原谅的失误。就算不用记在脑中，光是看行事历就能够立即掌握自己的行程。利用这样的做法，任何人都能够确实减少失误。

行事历有月历、週历以及日历等类型。依照你想在行事历上记录的内容来选择适当的类型即可。

首先，月历型行事历是一翻开，就可以鸟瞰一整个月份的预定事项。

因为尺寸小，页数也少，非常轻薄而利于随身携带。对于只需记录与别人的约会日期或文件截止日期的人而言，月历型行事历可以鸟瞰一个月份的时间安排，立刻就可以回答有空的时间。

顺带一提，我个人是使用月历型行事历。在每一天长、宽各三公分的方格中，记录一天内的事项。另外，我把待办事项记录在备忘录上，而非行事历里面。

其次是週历型行事历，在一页或跨页就可以鸟瞰一週的预定事项。

垂直型的行事历是以时间轴为主，所以适合几乎每天都要参加公司内部会议或外出的人。也就是说，如果一天有超过三件事需要记录的话，月历型行事历的格子就会不够写。这样的人最好选择週历型行事历。

最后是日历型行事历，也就是行事历一页～跨页可以看到一天的预定事项。

评分☆☆☆☆☆

**坦白说，刚开始拿到这本《一流商业人士都在用的行事历‧备忘录‧笔记活用术》时，我还有点怀疑。** 我是一个电子产品重度依赖者，一直觉得纸质的行事历和笔记是过时的东西，我早就习惯用各种APP来管理我的日程和信息。然而，这本书的开篇就让我耳目一新。它并没有否定电子工具的便捷性，而是强调了“意识”和“方法”的重要性，认为无论使用何种工具，核心在于如何更有效地思考、记录和执行。它详细阐述了如何通过“结构化笔记”来捕捉关键信息，比如使用“康奈尔笔记法”来区分笔记、摘要和思考，这让我发现，原来我之前随手乱记的习惯浪费了多少有价值的思考。书里还提到了“黄金三问”来帮助梳理和行动，这对于那些常常感到信息过载、不知从何下手的人来说，简直是及时雨。它引导我思考“为什么要做这件事？”，“我需要达成什么目标？”，“下一步行动是什么？”。通过这个简单的框架，我发现自己不再是机械地执行任务，而是更有目的地去思考，工作也变得更有条理。这本书让我重新认识到，技术只是辅助，真正高效的关键在于我们大脑的运作方式，而这本书恰好提供了一套清晰的训练手册。

评分☆☆☆☆☆

**这本《一流商业人士都在用的行事历‧备忘录‧笔记活用术》简直是我职场救星！** 之前我一直是个“救火队员”，总是被各种突发事件搞得焦头烂额，工作常常截止日期逼近才匆匆忙忙完成，还时不时出错、遗漏重要事项，弄得自己压力山大，也影响了团队的效率。每次开完会，笔记也只是零散的片段，事后想找点信息都像大海捞针。我尝试过很多方法，但总觉得不得要领，直到我遇见了这本书。它不像那些空泛的理论指导，而是提供了非常具体、可操作的技巧。我最喜欢它关于“主动规划”的部分，教我如何提前预估工作量，将大项目拆解成小任务，并且合理安排时间，而不是被动地等待任务来临。书里提到的“时间块”概念，让我能更清晰地看到自己每天的时间分配，也更容易识别出哪些是低效的“时间黑洞”。此外，它关于如何高效利用行事历来管理项目和会议的建议，也彻底改变了我对日历的看法，从一个简单的日期记录工具，变成了一个强大的项目管理和任务追踪利器。我现在的工作效率提高了很多，不再总是最后一个知道信息，也不再因为遗漏而感到内疚，整个人都感觉更从容、更有掌控感了。

评分☆☆☆☆☆

**我一直觉得自己是个“急性子”，喜欢快速思考、快速行动，但常常因此顾此失彼。** 这本《一流商业人士都在用的行事历‧备忘录‧笔记活用术》就像一个冷静的教练，教会我如何慢下来，但却更高效地前进。它非常注重“可视化”和“流程化”，通过一些简单的图表和模板，就能够清晰地展示我的工作进展和下一步的计划。我特别喜欢它关于“优先级排序”的讲解，不再是简单的“重要和紧急”，而是引入了“价值”和“影响”等更深层次的维度来衡量任务的重要性。这让我能够将有限的精力投入到真正有价值的事情上，而不是被一些“看起来很忙”但实际上产出很低的事情占据。书里提到的“周回顾”和“月总结”的练习，也让我有机会跳出日常工作的琐碎，从更高的视角审视自己的目标和进展，及时调整方向。而且，它的语言风格非常务实，没有太多华丽的辞藻，全是干货，读起来一点也不累。现在，我不再是凭感觉去做事，而是有章可循，工作效率和质量都得到了显著的提升。

评分☆☆☆☆☆

**“工作不失误、不遗漏、不延迟”——这本《一流商业人士都在用的行事历‧备忘录‧笔记活用术》真的做到了！** 我是一个对细节要求很高的人，但也是一个容易分心、容易遗忘的人。以前，我常常因为一个不经意的疏忽而导致项目延误，或者因为忘记了某个小细节而不得不花费额外的时间去弥补。这本书的出现，就像给我装上了一个“大脑外挂”。它提供的“清单思维”让我能够将复杂的任务分解成一个个可执行的步骤，并且确保每一步都能被检查和完成，大大降低了出错的可能性。最让我印象深刻的是它关于“复盘”的章节，教我如何定期回顾自己的工作，分析成功和失败的原因，并从中吸取教训，不断优化我的工作流程。这不仅仅是关于记录，更是关于学习和成长。它让我意识到，每一次的失误，如果能被有效地记录和分析，都将成为下一次成功的基石。而且，书中对于如何处理“突发事件”也有独到的见解，不再是简单的“应对”，而是教我如何将其纳入到整体规划中，尽量减少对既定任务的影响。读完这本书，我感觉自己不再是被动地应对工作，而是主动地掌控工作，这是一种非常宝贵的进步。

评分☆☆☆☆☆

**这本书《一流商业人士都在用的行事历‧备忘录‧笔记活用术》真的打开了我的新世界。** 过去，我总是被动地接受工作，然后凭着一股“一股脑儿”的热情去完成，结果常常是手忙脚乱，效率低下。这本书让我明白，真正高效的职业人士，并不是工作时长最长的人，而是懂得如何“聪明地工作”。它详细介绍了如何利用行事历来构建自己的“时间银行”，将潜在的、可预期的任务提前安排进去，而不是等到最后一刻才匆忙应对。它还强调了“批量处理”的重要性，比如将同类型的工作集中处理，以减少思维转换的成本。最让我惊喜的是，它关于“知识管理”的理念，教我如何将零散的笔记、信息和想法，通过建立个人知识体系的方式，转化为可复用的资产。这让我发现，我之前学习到的很多知识，其实都埋没在我的笔记本里，而现在，我可以通过书里提供的方法，将它们系统化、结构化，成为我解决问题时的强大武器。这本书不仅仅是一本关于如何做笔记和管理时间的手册，它更像是一套关于如何系统性地提升个人工作能力的训练营。