超效率資料整理術 pdf epub mobi txt 電子書 下載 2025

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☆☆☆☆☆

原文作者： KUMAGAI MASATOSHI

圖書標籤:

• 效率提升
• 時間管理
• 資料整理
• 學習方法
• 工作技巧
• 個人成長
• 知識管理
• 思維導圖
• 筆記整理
• 數字化整理

★暢銷書《記事本圓夢計畫》第二彈！★

日本網路公司GMO集團創辦人熊榖正?，
繼《記事本圓夢計畫》之後，
最钜細靡遺的資料整理Know-How披露！

●目標、夢想導嚮→磨礪鑑彆資訊的眼光
●集中收納、相互參照→提升檢索的效率
●標示資料的日期及齣處→確保資訊的價值

　　作者熊榖正壽二十一歲時，在筆記本寫下所有的「夢想」和「想做的事」，製作一份為期十五年的「未來年錶」，朝著自己的人生目標邁進。為瞭篩檢自己的諸多夢想，他收集瞭許多相關資訊，也因而體認到在各類充斥的情報中找齣有價值的訊息，夢想纔有實現的可能。於是他開始研讀一本本與收集資料、整理資訊有關的書籍，之後又接觸瞭網路，進一步確立瞭獨樹一格的「熊榖式情報整理技巧」。

　　在這本書中，作者與大傢分享不知不可的資料整理技巧，藉由這些技巧，大傢可以「更貼近實際」、以「更快的速度」實現「更高品質」的夢想。

　　「資訊」和「時間」是圓夢的兩大重要資源。
　　資訊有誤，圓夢就會繞遠路；浪費時間，目標就遙遙無期。
　　所以……
　　不要再浪費時間翻箱倒櫃找東西瞭！

　　年營業額三百億日圓、旗下員工兩韆餘人的日本資訊科技大企業傢熊榖正?，將二十年來整理資料的心得，傾囊相授：整理資訊就是整理你的頭腦；資料各得其所，纔能處於最佳備戰狀態！

整理資料的三大利器：

◆【資料整理係統的中心】記事本
可再細分為「夢想記事本」、「行動記事本」、「思考記事本」
加上「確認欄」以確實執行，善用圖像、數字提高筆記效果

◆【數位式工具】電腦
在「我的最愛」和電子郵件各設三個資料夾來管理所有檔案
分彆是「依用途分類」資料夾、「依時間排序」資料夾、「待辦事項」資料夾

◆【類比式工具】A4資料夾
可分為「現在式資料夾」、「未來式資料夾」、「未分類資料夾」
收集取自報紙、雜誌的報導，以及會議、演講中使用的文件

　　「我衷心企盼，這本書能夠協助大傢以更快的速度，用更切閤實際、更精確的方式實現自己的夢想。」 ~ 熊榖正壽

作者簡介

熊榖正壽（KUMAGAI MASATOSHI）

◆1963年生於日本長野縣。一手創立在東證一部上市、以GMO INTERNET株式會社為主的GMO INTERNET集團，旗下有22傢公司、約2000名員工的創業傢。該集團以「讓所有人都能使用網路」為企業精神，目標是成為日本政府底下的「網路部」，目前擁有44萬戶法人顧客及1850萬戶個人顧客。
◆1991年設立株式會社VOICE MEDIA（現為GMO INTERNET株式會社），並擔任董事長。1999年以「獨立的網路創投公司」成為日本國內首傢成功上市的網路公司。同年設立連結子公司「株式會社MAGCLICK」，擔任董事長一職。翌年，該公司即以僅創業364天的日本史上最短上市時間，成功地在日本那斯達剋（NASDAQ JAPAN，即現在的HERCULES）上市。2005年4月，連結子公司「GMO PAYMENT GATEWAY」於東京證交所的「新興企業市場」（Market of the High-Growth and Emerging Stocks）上市，成為GMO INTERNET集團的第三傢上市公司。
◆2000年獲得日經創投「99年VENTURE OF THE YEAR」，2003年在富比士雜誌「美國境外，年營收在十億美元以下或是上市成長企業的19000傢候選企業」中獲選為「200大最佳中小企業」（Best Under a Billion, Forbes Global’s 200 Best Small Companies for 2003）。
◆郵政省（現在的日本總務省）「次世代網路政策研究會」委員。財團法人日本網際網路供應商協會（JAPAN INTERNET PROVIDERS ASSOCIATION）副會長。

書籍簡介：從混亂到有序——職場生存與效率提升指南 書名： 職場生存與效率提升指南 作者： [此處留空，由實際作者填寫] 頁數： 約 400 頁 定價： 78.00 元 ISBN： [此處留空，由實際齣版社填寫] --- 內容概述：馴服信息洪流，掌控職場節奏 在這個信息爆炸、節奏飛快的時代，每一個職場人士都如同置身於一場永不停歇的洪流之中。郵件、報告、會議紀要、項目文檔、客戶反饋……海量信息不斷湧入，如何在其中找到關鍵綫索，避免“信息過載”導緻的決策遲緩與效率低下，已成為決定個人職業發展速度的關鍵瓶頸。 《職場生存與效率提升指南》並非一本關於“工具操作手冊”的堆砌，它是一本深刻洞察現代職場運作邏輯，並提供一套係統性思維框架的實踐手冊。本書的核心目標是幫助讀者建立起一套以“目標驅動”為核心的個人信息管理體係（Personal Information Management System, PIMS），從而實現從被動接收者到主動駕馭者的轉變。 本書將職場效率的提升，拆解為“認知重構”、“流程優化”、“專注力管理”三大支柱，輔以大量真實的案例分析和可立即應用的實操方法論。我們深信，效率的提升首先源於對工作本質的理解，其次纔是對工具的精妙運用。 --- 第一部分：認知重構——重塑你對“工作”的理解 (約占全書 30%) 這一部分旨在幫助讀者跳齣“瞎忙”的怪圈，建立起高效率人士的底層操作係統。 第一章：告彆“任務堆積”的陷阱 我們探討瞭“緊急與重要”矩陣在現代職場中的局限性，並引入瞭“價值産齣模型”。效率高手關注的不是“完成瞭多少事”，而是“創造瞭多少不可替代的價值”。本章詳細分析瞭職場中常見的“僞工作”（如過度美化PPT、無意義的內部郵件往來）的識彆方法，並教授讀者如何用“價值杠杆”原則，篩選齣真正能推動項目進展的核心任務。 第二章：目標錨定與分解的藝術 本書強調，沒有清晰的目標，所有效率提升都是無效的“加速奔跑”。我們引入瞭“目的導嚮分解法”（Purpose-Driven Breakdown, PDB），這是一種比傳統的 SMART 原則更具前瞻性的方法。它要求工作分解不僅要清晰，更要與年度/季度戰略目標形成明確的“因果鏈”。我們將展示如何從一個模糊的季度目標，層層嚮下分解為每日可執行的“微行動包”（Micro-Action Units）。 第三章：心智模型的建立與維護 效率低下往往源於心智模型的混亂。本章深入探討瞭“認知負荷”（Cognitive Load）對決策質量的影響。我們提供瞭一套“外部化心智”的技術，鼓勵讀者將不必要的、重復性的思考過程，結構化地轉化為流程、模闆或決策樹，從而釋放大腦資源，專注於解決復雜、高價值的問題。 --- 第二部分：流程優化——構建無摩擦的工作流 (約占全書 45%) 在認知層麵達成共識後，本部分聚焦於將這些理念轉化為可執行的、自動化的工作流程。本書聚焦於“流的順暢性”，而非“工具的先進性”。 第四章：郵件與溝通的“斷捨離”策略 郵件和即時通訊工具是現代職場最大的時間黑洞。本章提供瞭一套激進但高效的溝通協議： 1. 收件箱的“零容忍”原則： 如何設置自動化過濾器，確保收件箱隻包含“需要立即處理”或“需要存檔備查”的信息，而非待辦清單。 2. 異步溝通的藝術： 設定清晰的迴復預期，鼓勵使用結構化的信息包（如“背景-問題-需求-附件”格式），減少來迴拉鋸式的溝通損耗。 3. 會議效率的顛覆性變革： 從會議的“邀請”開始就進行效率控製。教授如何撰寫“無議程不發送”的會議邀請，以及如何利用“結論先行”的會議記錄模闆，確保會議時間聚焦於決策而非信息同步。 第五章：項目推進的結構化框架 對於跨部門協作或復雜任務，本書提齣瞭“最小可行流程”（Minimum Viable Process, MVP）。我們避免瞭過度復雜的敏捷或瀑布模型，而是提供一套輕量化、可快速定製的框架： 任務的“上下文分離”： 如何在同一個工具內，將“需要我做的事”、“我正在做的事”、“等待他人反饋的事”清晰地隔離，避免信息乾擾。 依賴性管理： 識彆並可視化任務間的關鍵路徑，確保瓶頸任務得到優先處理。 知識的“即時沉澱”： 如何在工作流程的自然節點，而非工作結束後，進行文檔和經驗的記錄，確保知識不是孤立的産物，而是流程的一部分。 第六章：數字環境的“極簡主義”實踐 本章指導讀者整理其數字工作空間。重點在於“可檢索性”而非“無限存儲”。我們探討瞭文件命名法的科學性、文件夾結構的邏輯分層，以及如何利用內部搜索機製，而不是依賴記憶來定位信息。強調桌麵和雲盤應保持“工作狀態”——隻存放當前項目必需品，其餘歸檔。 --- 第三部分：專注力管理——駕馭內在的工作節奏 (約占全書 25%) 效率的最高境界是心流（Flow State），這需要對個人注意力的精確控製。 第七章：打破“多任務”的神經迷思 科學研究錶明，人類的大腦不擅長並行處理任務，而是擅長快速切換。本章將揭示任務切換帶來的“注意力殘餘”成本，並提供實用的方法來培養長時間、高強度的“深度工作”能力。 第八章：能量管理優於時間管理 本書將時間視為不可再生資源，而能量（生理、情緒、心智）則是可優化的變量。我們將指導讀者如何識彆自己的“高能時段”（Peak Performance Window），並據此來安排一天中最需要專注力的核心任務，而非按照傳統朝九晚五的刻闆印象來分配工作。 第九章：建立可防禦的“專注防火牆” 這部分提供瞭應對外部乾擾的實戰技巧：如何禮貌地拒絕不必要的臨時請求，如何使用技術工具來屏蔽通知，以及建立一套“中斷處理SOP”（Standard Operating Procedure），確保被打斷後能以最快的速度重返心流狀態。 --- 結語：效率是一種可持續的生活方式 《職場生存與效率提升指南》的目標是幫助讀者建立一套“自維護、自優化的係統”。它不是一套僵硬的教條，而是一套靈活的哲學工具箱。掌握瞭這些方法，你將不再是信息的奴隸，而是成為驅動自己職業生涯的強大引擎，實現真正意義上的高效工作與從容生活。本書適閤所有希望提升個人工作效能、擺脫職場焦慮、追求專業成長的職場人士、項目經理以及高管助理閱讀。

【自序】　圓夢必備的「資訊」與「時間」　　003

序章　「更切閤實際」、「更快速」的圓夢方法
如何讓時間和資訊助你一臂之力

1　欠缺資訊，就會錯估實現夢想的最短距離　　016
2　圓夢過程中，不可或缺卻極為有限的資源──時間　　018
3　最浪費時間的事，莫過於翻箱倒櫃找東西　　020
4　「時間」會不會被「資訊」給吞噬？　　024
5　資料整理技巧是社會人士必備的基礎＆必要技能　　028
6　整理資料就是整理自己的頭腦　　031

第一章　熊榖式資料整理技巧「七大原則」
我二十年來資料整理技巧心得之大成

1　夢想暨目標導嚮　　036
2　集中收納於一處　　038
3　依尺寸、形狀進行收納　　040
4　標示資料的日期及齣處　　044
5　藉索引或標題輔助整理　　046
6　相互參照　　048
7　一份資料用一張活頁紙　　050
8　花時間整理資料，絕對值得！　　052

第二章　熊榖式資料整理技巧【數位篇】
為因應每天五百封以上的電子郵件，我創瞭這些管理方法

1　整理資料的三大利器：記事本、A4資料夾、電腦　　058
2　資訊科技時代的資料整理技巧　　061
3　利用「我的最愛」（書簽功能）和電子郵件管理所有檔案　　064
4　在「我的最愛」中新增三個資料夾　　066
5　具有歸檔功能的「依用途分類」資料夾　　070
6　包含預定行程或例行工作的「依時間排序」資料夾　　072
7　正在進行的工作檔案儲存到「待辦事項」資料夾　　075
8　電子郵件也用三個資料夾整理　　078
9　如何使用「依用途分類」及「依寄件人分類」資料夾　　082
10　有備份及資料庫功能的「依時間排序」資料夾　　086

第三章　熊榖式資料整理技巧【類比篇】
即便在數位化的全盛期，與類比式工具閤併運用纔是上策

1　「記事本」是整理情報最重要的工具　　092
2　做筆記的七大基本原則　　096
3　筆記的索引該寫什麼？　　098
4　利用「確認欄」確實完成必須處理的事　　100
5　除瞭文章，還可多加利用圖像做筆記　　102
6　有效利用數字，提高筆記的效果　　104
7　格言、箴言先寫在便利貼上，之後再加以整理　　106
8　每個週末都抽空整理記事本　　108
9　「現在式資料夾」隻收跟自己切身相關的資料　　110
10　活用Excel管理「現在式資料夾」　　114
11　一年內用得著的文件依日、週、月、年收納於「未來式資料夾」　　116
12　將無法當下處理的文件放入「未分類資料夾」　　120
13　讓你一看到名片便想起「在什麼機緣下結識對方」的方法　　122
14　統一採用透明的A4資料夾　　124
15　書櫃也要依照「書種」加以整理　　125

第四章　圓夢的資料收集術
本章要教您如何收集並善用有利的資訊

1　「夢想」與「紅筆」是收集資料的利器　　128
2　培養鑑彆資訊的獨到眼光　　130
3　資訊即貨幣，越是投資越是增加　　132
4　「媒體資訊」與「人際資訊」同樣重要，不可偏廢　　134
5　收集媒體資訊時，注意不要浪費時間　　136
6　整閤資訊，便能發現通往夢想的捷徑　　139
7　「人」、「紙本」以及「網路」是三大資訊來源　　141
8　看報紙時，拿著紅筆畫重點　　144
9　善用雜誌、書籍的空白處做筆記　　148
10　視情況將網路資訊轉變成「紙本」資訊　　150
11　善用網路取得多方資訊　　152
12　「人際資訊」主要特徵是「給」與「取」　　154

第五章　圓夢的時間節約術
周詳的計畫和多一點工夫，零碎時間也可聚沙成塔

1　珍惜纍積的分分秒秒，「每天改進一件事」！　　158
2　整理資料要「把握當下」　　160
3　有時候要以金錢換取時間　　162
4　包包的內容物要各得其所、處於「備戰狀態」　　164
5　把汽車當辦公室，上班途中也要善用時間　　166
6　密集處理同性質事務，讓腦袋全速運轉　　168
7　開會或洽公前，做好萬全準備　　172
8　連講電話的方式都可能節省時間　　175
9　保持頭腦和身體健康　　177

第六章　用資訊科技工具收集資料、倍增時間
略微瘋狂的熊榖式資訊科技活用技巧

1　將瀏覽器首頁設定為「使用空白頁」　　182
2　利用快速鍵和「使用者造詞」提高鍵盤操作效率　　184
3　提高電子郵件處理速度的小技巧　　187
4　「部落格」是最新的網路資訊來源　　189
5　用RSS為自己量身訂製「私人雜誌」　　192
6　善用便利的免費軟體　　196
7　數支行動電話分開使用，充分活用其功能　　198
8　行動電話也要設定數個收件匣　　200
9　運用資訊科技提高會議效率　　202

後記　　204

自序 圓夢必備的「資訊」與「時間」


我內心懷抱著許多夢想，雖然有部分夢想已經實現瞭，但是尚未達成的仍然為數不少。各位讀者的心中，想必也有許許多多的夢想等待你逐步地實現吧。

不過，倘若有人問你：「如果想要實現夢想，應當具備什麼呢？」不知道各位會怎麼迴答？

打個比方好瞭。假設有兩個人懷抱著相同的夢想，他們的腦筋都一樣聰明，體能也不相上下。倘若其中一個人實現瞭這個夢想，而另外一個人卻未能如願以償，大傢覺得，是什麼因素造成這兩者間的差異的呢？

又比如說，其中一個人「及早」而且「確實」地實現瞭他的夢想，而另外一個人卻在「經過瞭相當漫長的一段時間」之後，所達成的成果「跟當初所設想的夢想比起來，還有一段落差」，那麼，造成這兩個人最後獲緻不同結果的，到底是什麼呢？

或許有些人會迴答說：「這是因為『運氣』的關係吧。」但是影響最後結果的，並不是像運氣那樣眼睛看不見、無形且不確定的因素，而是更為現實的「實現夢想所不可或缺」的因素。那就是「時間」和「資訊」。

我二十一歲的時候，每天都為瞭工作而忙翻天，不管做什麼事，都覺得自己像是機器般不斷地空轉著，徒然白費精力。心中不禁開始擔心，如果再這樣下去，到頭來我可能會一事無成，一切將終告徒勞，不過是浪費時間罷瞭。

於是當時我就決定在記事本寫下自己所有的「夢想」和「想做的事」，製作一份其後十五年的「未來年錶」，打算根據這份行事曆朝著我的人生目標邁進。

在此同時，我下瞭一個決心。

「想要實現夢想，時間和資訊是不可或缺的。為瞭同時取得這兩者，我必須學會整理資訊、資料的技巧。」

评分☆☆☆☆☆

這本《超效率資料整理術》給我帶來瞭很多關於“效率”的全新視角。我一直認為效率就是“快”，就是“多”，但這本書讓我意識到，真正的效率並非如此。它更關乎“精準”和“有序”。書中關於“決策疲勞”的論述，讓我豁然開朗。我常常因為要決定如何整理、如何分類而花費大量的時間和精力，反而降低瞭整體的效率。這本書提供瞭一種係統性的解決方案，幫助我識彆齣那些低效的環節，並給齣切實可行的改進方案。我尤其喜歡其中關於“時間管理與信息整理的結閤”的部分，這讓我明白，它們不是孤立的，而是相互影響，相互促進的。通過學習書中的一些小技巧，我開始嘗試在處理信息的同時，也同步進行整理，這大大減少瞭日後返工的次數。雖然我還有很多需要學習和實踐的地方，但這本書已經為我打開瞭一扇通往更高效工作和生活的大門。

评分☆☆☆☆☆

這本書的封麵設計非常簡潔，但同時又充滿瞭專業感，讓人一眼就能感受到它與“效率”和“整理”緊密相關。我是在一次偶然的機會下，在書店的“效率提升”類書架上注意到它的。當時我正麵臨著工作和生活上的信息爆炸，大量的郵件、文檔、筆記，甚至就連手機裏的照片和App都讓我感到無所適從。翻開這本書，我被它的排版和圖文並茂的風格所吸引。雖然我還沒有深入閱讀，但僅僅是初步的瀏覽，就讓我對作者所倡導的“超效率”整理理念産生瞭濃厚的興趣。特彆是其中一些關於“信息流”和“數字資産管理”的章節標題，讓我覺得這不僅僅是關於堆疊紙質文件的技巧，更是關於如何在這個數字化時代，掌控自己信息生命綫的一種方法論。我尤其期待書中關於如何建立一套適閤自己個性化需求的整理係統的內容，因為我一直認為，彆人的方法未必適用於自己，而這本書似乎給瞭我一個找到那把“鑰匙”的希望。整體感覺，它是一本值得細細品味，並且能夠帶來實際改變的書籍。

评分☆☆☆☆☆

我一直是個對“整理”這件事感到頭疼的人。無論是書桌上的文件，還是電腦裏的文件夾，總是能迅速陷入一片混沌。所以，當我看到《超效率資料整理術》這本書時，心裏還是抱著一絲期待的。讀完之後，我必須說，這本書的實用性超乎我的想象。作者並沒有隻提供一些空泛的理論，而是給齣瞭大量具體、可操作的步驟和案例。我特彆喜歡書中關於“不同類型資料的處理策略”這一部分，它針對性地解決瞭我在不同場景下的睏擾。比如，對於我這種經常需要查閱大量文獻的研究者來說，如何高效地管理電子文獻和筆記，一直是個難題。書中提供的那些“索引”和“關聯”的技巧，簡直是為我量身定做的。雖然我還沒有完全掌握書中的所有精髓，但僅僅是應用瞭其中幾條最基本的原則，我的工作效率就有瞭顯著的提升。這本書就像一個耐心而專業的導師，一步步地引導我走齣混亂，走嚮清晰。

评分☆☆☆☆☆

老實說，我一直對市麵上那些泛泛而談的“效率秘籍”感到有些審美疲勞。很多書都在講一些大道理，或者一些聽起來很美好但實際操作起來卻異常睏難的方法。當我看到《超效率資料整理術》這本書時，內心是抱著一種“試試看”的心態。然而，在閱讀過程中，我驚喜地發現它並沒有落入俗套。書中提供的方法論，是建立在對信息本質的深刻理解之上的。作者並沒有簡單地告訴你“把東西放在哪裏”，而是深入剖析瞭我們為什麼會産生“混亂”，以及如何從源頭上解決這個問題。我特彆欣賞書中關於“信息分類”的章節，它打破瞭我以往的思維定式，讓我意識到很多所謂的“雜亂”其實是我們分類體係齣瞭問題。通過書中提供的框架，我開始審視自己長期以來形成的整理習慣，並嘗試去做齣一些微小的調整。盡管我還沒有完全實踐書中的所有方法，但我已經能感受到思維上的轉變，也對未來如何更有效地管理自己的信息資源充滿瞭信心。這本書不僅僅是一本“整理術”，更像是一次“信息思維”的重塑。

评分☆☆☆☆☆

這本書的文字風格非常獨特，既有學術的嚴謹，又不乏生活化的幽默感。讓我這個平時對“整理”這類話題不太感興趣的人，也能津津有味地讀下去。我特彆欣賞作者在書中反復強調的“個性化”原則。很多整理的書籍都傾嚮於提供一套標準化的流程，但作者卻認為，每個人都有自己獨特的工作和生活習慣，因此，整理係統也應該因人而異。這本書更像是一個“工具箱”，裏麵裝滿瞭各種各樣的工具和方法，讀者可以根據自己的需求，從中挑選最適閤自己的。我喜歡書中關於“數字足跡”的討論，這讓我意識到，我們在數字世界中留下的痕跡，同樣需要被好好管理。雖然我還沒有完全實踐書中所有的建議，但我已經開始有意識地去構建一個屬於自己的“數字檔案”，並從中體會到瞭前所未有的掌控感。這本書給我帶來的，不僅僅是整理技巧，更是一種對信息時代的自我賦權。