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用蠻力不如使巧勁！

　　模式化工作術

　　不僅可以幫你快速完成繁瑣的例行事務，
　　還能為嚮來勞心費力的商談交涉、行銷約訪，
　　建立齣一勞永逸、事半功倍的萬用招數。
　　提早下班的高效率生活絕對不是夢想，
　　從今天起，你可以更愉快地擁抱工作。

　　堆積如山的例行事務，是否讓你疲於奔命？
　　工作不是意誌力大考驗，其實你可以做得更輕鬆。

　　透過模式化工作術，你的工作效率將發生革命性的轉變。

　　所謂「模式化工作術」，就是將工作的步驟加以分析、整理，製作成任何人都可以隨時用高效率完成工作的步驟說明、檢查錶或是工作指南，藉此整體的工作成果。

　　模式化工作術將可以為你的工作帶來……

　　1 效率性
　　隻要有範本可循，就不必每次都從零開始，也無須一再地重新迴想，工作效率自然可以提高。

　　2 生産力
　　隻需花費25％的時間就可以解決75％的例行公事，而剩餘的75％的時間則可投注在25％的高附加價值業務。

　　3 正確性
　　一旦模式化，即使忘記也沒有關係，因為記憶已經以模式的方式保存下來，隨時可以再度使用。

　　4非屬人性
　　隻要為工作訂下一定的作業模式和標準，就可以放心的把工作交給彆人，不管由誰來執行，都可以達到一樣的成果。

　　模式化工作術不僅可以增加效率、提高産能，還可以提升員工素質，堪稱是新時代的完美工作術。

　　「我忙得沒有時間……」這句話幾乎是每個現代上班族的口頭禪，然而，仔細分析之下，很容易就會發現，其實很多人都將大把的時間花在一些重覆或類似的工作上，導緻真正需要花時間思考的問題，隻能草率處理。如果可以為這些重覆的工作找到一個固定的模式，隻要遇到相同的情境，就加以套用，勢必可以大幅提高工作效率，進而，就可以將省下的時間拿來處理更棘手的問題。

　　在本書中，作者除瞭針對「模式工作化」的方法做瞭詳細的說明，同時，也針對許多職場經常遇到的問題提供模式化的範例。

作者簡介

信太  明（Shida Akira）

　　AUN顧問株式會社　董事長

　　一九六八年齣生於福島縣。在早稻田大學政治經濟學院求學期間，就開始參與Recruit教育資訊雜誌的企畫業務工作。一九九二年大學畢業後，進入Recruit公司。後來，曾先後任職於日本網路研究所及ABC MART，於一九九八年成立AUN顧問公司。二○○五年十一月，公司股票在東京證券交易所高增長新興股票市場（MOTHERS）上市。成為搜尋引擎行銷（SEM）的先驅者，緻力於推廣搜尋引擎最佳化（SEO）和搜尋連動型廣告（P4P）的有效性。AUN顧問公司更從二○○八年開始正式展開「全球行銷（Global marketing）」事業，提供以英語、中文為中心，支援多國語言，涵蓋創意、翻譯、行銷、媒體等業務的綜閤服務。

　　AUN顧問公司網站  www.auncon.co.jp/
　　信太明部落格「Global Thinking」www.auncon.co.jp/shida/
　　信太明推特 twitter.com/akirashida

譯者簡介

王蘊潔

　　樂在翻譯的世界，打滾十餘年仍然欲罷不能的專職譯者，曾詮釋《博士熱愛的算式》、《不毛地帶》、《洗錢》等日本重量級作傢的作品。

前言

PART 1 模式化工作術的優點

CHAPTER 1   為什麼要將工作模式化？
何謂模式？何謂模式化工作術？
模式化的益處 1「效率性」——七五％的工作都可以定型化
模式化的益處 2 「生産力」——可以專注於二五%的具附加價值工作
模式化的益處 3 「正確性」——毫無遺漏地確實完成工作
模式化的益處 4 「非屬人化」——可以把工作交給彆人處理
哪些工作應該模式化？
模式會逐漸進化

Chapter 2   工作模式化的方法
讓模式化工作術持續的祕訣
模式化在時間上具備極高的成本效益
缺乏目的的模式化將無法持續
記錄是模式化的第一步
將工作模式化的三個模式
保存模式
持續貫徹模式化工作術的方法
支援模式化工作術的 IT環境

PART 2模式化活用範例

Chapter 3   電子郵件、聯絡、傳達時的範本
使用定型書函範例，減少文書製作時間
模式化可以讓活動的事前準備與資訊共享萬無一失
電子郵件的使用方法將大幅改變上班族可運用的時間
運用信件的自動行銷術

Chapter 4 推展業務、商談時的模式
提升電話預約成功率的範本
不依賴即興迴答和經驗的電話應對劇本
初次拜訪前的檢查錶
一眼識破危險公司的範本
初次見麵也能與對方親切交談的範本
菜鳥也可以在三個月內拿到訂單的意嚮調查錶
說服、交涉的模式
製作「我的米其林」，選擇招待客戶的店傢就萬無一失
齣差時絕不失誤的範本
可以充分利用零星時間的「待辦事項清單」

Chapter 5   提升商務基礎技術的範本
用「Outlook行事曆」統一管理行程
重要的報章雜誌內容要當日建檔
用 iPhone的備忘錄功能纍積創意點子
振奮低落心情的模式
身體狀況也可以模式化管理
提升學習效率的模式
可幫你做齣決策的模式
加班增加時的檢討模式

Chapter 6   管理的模式
活化公司內部溝通的模式
提升員工乾勁的激勵模式
可以消滅集體加班的模式
會議不得多於六人，團隊也要以六人為單位
解決上司特有煩惱的模式

後記

模式化的益處——「效率性」——七五％的工作都可以定型化

「反覆」作業意外地多
大部分工作都可以藉由模式化提升效率，在一天之內完成原本需要花費兩天時間的工作，也絕非遙不可及的夢想。

「七五％的工作都可以模式化。」

聽到我這麼說，各位是否會感到驚訝？

或許各位會說：「我做的工作纔沒有這麼簡單。」

「能夠用範本完成的工作，成果一定不理想。」

果真如此嗎？

各位不妨迴顧一下每天的工作。

據我的觀察，煩擾各位的工作中，有七五％都是以前曾經做過的工作。

比方說，電子郵件。現在，早已邁入資訊化社會，撰寫大量的電子郵件，應該也成為各位工作中的一環。當然，也有人認為電子郵件的往來根本不算是工作，我也很想大力贊同這種意見，但實際上，上班族每天就是必須花時間處理無數的電子郵件。

撰寫電子郵件正是﹁以前曾經做過的工作﹂最典型的代錶。當然，電子郵件的傳送對象各不相同，內容也不可能一模一樣。即使如此，在撰寫時也不需要從零開始。假設迴電子郵件總共花瞭五分鍾，會不會其中有三分鍾都花在﹁重新輸入以前曾經寫過的內容﹂這種單純的作業上呢？

比方說，寄給客戶的電子郵件也有各種不同的性質，像是「初次拜訪後的緻意」、「寄送資料用的郵件」、「價格交涉郵件」、「季節問候郵件」等等。即使客戶不同，即使內容細節稍有差異，但結構上其實大同小異。所以，隻要事先準備幾種範本，就足以重復利用。

在拜訪客戶、聽取意見時也一樣。即使拜訪的客戶不同，第一次拜訪時應該詢問的問題幾乎都是固定的，就算是諮詢工作也不例外。

我所經營的 AUN顧問公司，主要業務是搜尋引擎行銷，也就是設法讓客戶的網站在搜尋結果中名列前茅。我們的任務是針對客戶在SEO等行銷方麵的需求，提供量身訂作的服務。然而，隻要把焦點放在工作的進展上，任何案子都一定存在著共同點。

因此，不妨把要嚮客戶發問的項目歸納為「問題清單」，發給所有業務員。如此一來，每次拜訪客戶時，就可以避免浪費時間，也無需擔心有任何遺漏。而且，即使是經驗不足的新手，在詢問客戶意見時，也可以達到和資深員工相同的水準。

將工作模式化，感覺時間變多瞭
英國曆史、政治學傢帕金森針對官僚體製進行瞭研究，在他提倡的「帕金森法則」第一條中，提齣瞭以下的論點。

「工作量會膨脹到把這項工作被賦予的時間全部用完為止。」

這句話的意思是，原本可以在短時間內或是用較少預算完成的工作，如果不積極處理，就會把所有時間和預算消耗殆盡。這是對公務員和組織的諷刺，但也帶給我們很大的啓示。也就是說，那些口口聲聲說「有太多事要做，所以沒有時間」的人，永遠不會有時間。然而，如果積極思考如何纔能在短時間內把事情做完，並發揮巧思，就可以在短時間內完成工作。所以，關鍵全在於心態。

本書所介紹的「模式化」就是發揮這種巧思的手段之一。

後麵也將提到，有些工作就是無法模式化、不可以模式化。但是，煩惱「忙得沒有時間」、「被工作追著跑」的上班族中，多數人的工作都仍有大量的模式化空間。他們之所以整天忙碌不已，就是被這些重復進行的工作睏住瞭。

每天都得處理許多例行業務和瑣事，是上班族必須麵對的宿命。不過，在處理這些工作時，每次都從零開始，花費大量時間在迴想、思考和調查的人，和藉由模式化縮短時間的人，在工作效率方麵會産生極大的差異。

工作速度一旦加快，就可以減少時間的浪費，就會感覺時間變多瞭。

當然，和沒有製作模式的人相比，想將工作模式化的人必須花費時間在製作模式這項新的作業上，但這是一種先行投資，而且是絕不虧損的投資。隻要能夠稍微體會其中的益處，本書的目的可說就已經達成瞭一半。

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模式化工作術：用25%的時間完成75%的工作 電子書 下載 mobi epub pdf txt 2024

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