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用蛮力不如使巧劲！

　　模式化工作术

　　不仅可以帮你快速完成繁琐的例行事务，
　　还能为向来劳心费力的商谈交涉、行销约访，
　　建立出一劳永逸、事半功倍的万用招数。
　　提早下班的高效率生活绝对不是梦想，
　　从今天起，你可以更愉快地拥抱工作。

　　堆积如山的例行事务，是否让你疲于奔命？
　　工作不是意志力大考验，其实你可以做得更轻松。

　　透过模式化工作术，你的工作效率将发生革命性的转变。

　　所谓「模式化工作术」，就是将工作的步骤加以分析、整理，制作成任何人都可以随时用高效率完成工作的步骤说明、检查表或是工作指南，借此整体的工作成果。

　　模式化工作术将可以为你的工作带来……

　　1 效率性
　　只要有范本可循，就不必每次都从零开始，也无须一再地重新回想，工作效率自然可以提高。

　　2 生产力
　　只需花费25％的时间就可以解决75％的例行公事，而剩余的75％的时间则可投注在25％的高附加价值业务。

　　3 正确性
　　一旦模式化，即使忘记也没有关系，因为记忆已经以模式的方式保存下来，随时可以再度使用。

　　4非属人性
　　只要为工作订下一定的作业模式和标准，就可以放心的把工作交给别人，不管由谁来执行，都可以达到一样的成果。

　　模式化工作术不仅可以增加效率、提高产能，还可以提升员工素质，堪称是新时代的完美工作术。

　　「我忙得没有时间……」这句话几乎是每个现代上班族的口头禅，然而，仔细分析之下，很容易就会发现，其实很多人都将大把的时间花在一些重覆或类似的工作上，导致真正需要花时间思考的问题，只能草率处理。如果可以为这些重覆的工作找到一个固定的模式，只要遇到相同的情境，就加以套用，势必可以大幅提高工作效率，进而，就可以将省下的时间拿来处理更棘手的问题。

　　在本书中，作者除了针对「模式工作化」的方法做了详细的说明，同时，也针对许多职场经常遇到的问题提供模式化的范例。

作者简介

信太  明（Shida Akira）

　　AUN顾问株式会社　董事长

　　一九六八年出生于福岛县。在早稻田大学政治经济学院求学期间，就开始参与Recruit教育资讯杂志的企画业务工作。一九九二年大学毕业后，进入Recruit公司。后来，曾先后任职于日本网路研究所及ABC MART，于一九九八年成立AUN顾问公司。二○○五年十一月，公司股票在东京证券交易所高增长新兴股票市场（MOTHERS）上市。成为搜寻引擎行销（SEM）的先驱者，致力于推广搜寻引擎最佳化（SEO）和搜寻连动型广告（P4P）的有效性。AUN顾问公司更从二○○八年开始正式展开「全球行销（Global marketing）」事业，提供以英语、中文为中心，支援多国语言，涵盖创意、翻译、行销、媒体等业务的综合服务。

　　AUN顾问公司网站  www.auncon.co.jp/
　　信太明部落格「Global Thinking」www.auncon.co.jp/shida/
　　信太明推特 twitter.com/akirashida

译者简介

王蕴洁

　　乐在翻译的世界，打滚十余年仍然欲罢不能的专职译者，曾诠释《博士热爱的算式》、《不毛地带》、《洗钱》等日本重量级作家的作品。

前言

PART 1 模式化工作术的优点

CHAPTER 1   为什么要将工作模式化？
何谓模式？何谓模式化工作术？
模式化的益处 1「效率性」——七五％的工作都可以定型化
模式化的益处 2 「生产力」——可以专注于二五%的具附加价值工作
模式化的益处 3 「正确性」——毫无遗漏地确实完成工作
模式化的益处 4 「非属人化」——可以把工作交给别人处理
哪些工作应该模式化？
模式会逐渐进化

Chapter 2   工作模式化的方法
让模式化工作术持续的祕诀
模式化在时间上具备极高的成本效益
缺乏目的的模式化将无法持续
记录是模式化的第一步
将工作模式化的三个模式
保存模式
持续贯彻模式化工作术的方法
支援模式化工作术的 IT环境

PART 2模式化活用范例

Chapter 3   电子邮件、联络、传达时的范本
使用定型书函范例，减少文书制作时间
模式化可以让活动的事前准备与资讯共享万无一失
电子邮件的使用方法将大幅改变上班族可运用的时间
运用信件的自动行销术

Chapter 4 推展业务、商谈时的模式
提升电话预约成功率的范本
不依赖即兴回答和经验的电话应对剧本
初次拜访前的检查表
一眼识破危险公司的范本
初次见面也能与对方亲切交谈的范本
菜鸟也可以在三个月内拿到订单的意向调查表
说服、交涉的模式
制作「我的米其林」，选择招待客户的店家就万无一失
出差时绝不失误的范本
可以充分利用零星时间的「待办事项清单」

Chapter 5   提升商务基础技术的范本
用「Outlook行事历」统一管理行程
重要的报章杂志内容要当日建档
用 iPhone的备忘录功能累积创意点子
振奋低落心情的模式
身体状况也可以模式化管理
提升学习效率的模式
可帮你做出决策的模式
加班增加时的检讨模式

Chapter 6   管理的模式
活化公司内部沟通的模式
提升员工干劲的激励模式
可以消灭集体加班的模式
会议不得多于六人，团队也要以六人为单位
解决上司特有烦恼的模式

后记

模式化的益处——「效率性」——七五％的工作都可以定型化

「反覆」作业意外地多
大部分工作都可以借由模式化提升效率，在一天之内完成原本需要花费两天时间的工作，也绝非遥不可及的梦想。

「七五％的工作都可以模式化。」

听到我这么说，各位是否会感到惊讶？

或许各位会说：「我做的工作才没有这么简单。」

「能够用范本完成的工作，成果一定不理想。」

果真如此吗？

各位不妨回顾一下每天的工作。

据我的观察，烦扰各位的工作中，有七五％都是以前曾经做过的工作。

比方说，电子邮件。现在，早已迈入资讯化社会，撰写大量的电子邮件，应该也成为各位工作中的一环。当然，也有人认为电子邮件的往来根本不算是工作，我也很想大力赞同这种意见，但实际上，上班族每天就是必须花时间处理无数的电子邮件。

撰写电子邮件正是﹁以前曾经做过的工作﹂最典型的代表。当然，电子邮件的传送对象各不相同，内容也不可能一模一样。即使如此，在撰写时也不需要从零开始。假设回电子邮件总共花了五分钟，会不会其中有三分钟都花在﹁重新输入以前曾经写过的内容﹂这种单纯的作业上呢？

比方说，寄给客户的电子邮件也有各种不同的性质，像是「初次拜访后的致意」、「寄送资料用的邮件」、「价格交涉邮件」、「季节问候邮件」等等。即使客户不同，即使内容细节稍有差异，但结构上其实大同小异。所以，只要事先准备几种范本，就足以重复利用。

在拜访客户、听取意见时也一样。即使拜访的客户不同，第一次拜访时应该询问的问题几乎都是固定的，就算是谘询工作也不例外。

我所经营的 AUN顾问公司，主要业务是搜寻引擎行销，也就是设法让客户的网站在搜寻结果中名列前茅。我们的任务是针对客户在SEO等行销方面的需求，提供量身订作的服务。然而，只要把焦点放在工作的进展上，任何案子都一定存在着共同点。

因此，不妨把要向客户发问的项目归纳为「问题清单」，发给所有业务员。如此一来，每次拜访客户时，就可以避免浪费时间，也无需担心有任何遗漏。而且，即使是经验不足的新手，在询问客户意见时，也可以达到和资深员工相同的水准。

将工作模式化，感觉时间变多了
英国历史、政治学家帕金森针对官僚体制进行了研究，在他提倡的「帕金森法则」第一条中，提出了以下的论点。

「工作量会膨胀到把这项工作被赋予的时间全部用完为止。」

这句话的意思是，原本可以在短时间内或是用较少预算完成的工作，如果不积极处理，就会把所有时间和预算消耗殆尽。这是对公务员和组织的讽刺，但也带给我们很大的启示。也就是说，那些口口声声说「有太多事要做，所以没有时间」的人，永远不会有时间。然而，如果积极思考如何才能在短时间内把事情做完，并发挥巧思，就可以在短时间内完成工作。所以，关键全在于心态。

本书所介绍的「模式化」就是发挥这种巧思的手段之一。

后面也将提到，有些工作就是无法模式化、不可以模式化。但是，烦恼「忙得没有时间」、「被工作追着跑」的上班族中，多数人的工作都仍有大量的模式化空间。他们之所以整天忙碌不已，就是被这些重复进行的工作困住了。

每天都得处理许多例行业务和琐事，是上班族必须面对的宿命。不过，在处理这些工作时，每次都从零开始，花费大量时间在回想、思考和调查的人，和借由模式化缩短时间的人，在工作效率方面会产生极大的差异。

工作速度一旦加快，就可以减少时间的浪费，就会感觉时间变多了。

当然，和没有制作模式的人相比，想将工作模式化的人必须花费时间在制作模式这项新的作业上，但这是一种先行投资，而且是绝不亏损的投资。只要能够稍微体会其中的益处，本书的目的可说就已经达成了一半。

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模式化工作术：用25%的时间完成75%的工作 电子书 下载 mobi epub pdf txt 2024

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