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整理是提升工作效率不可或缺的技术！
活用25招整理技巧 让你比别人早一步变成「工作效率高手」！

　　为了随时保持「作战」状态，整理是提升工作效率不可或缺的技术，可以断言，不擅整理的人无法有优异的工作表现！

　　擅于整理的人，除了工作上需要的用具，连创意和技术都能加以整理。因为处理事情的技巧高明，判断上不会出错；因为拥有充裕的时间，新的创意更能源源不绝！

本书特色

只要按照书中步骤整理，立刻让您：
．1秒内找出需要的文件
．坐拥提升效率及创意的小型资料库
．擅用畸零时间，提早完成工作

作者简介

（土反）户健司

　　创作家及创意人（conceptor），日本武藏美术大学毕业后，进入广告界工作，学习各大企业的广告及促销策略。之后回到故乡广岛，担任新产业开发研究所（有限公司）董事长以及广告指导、企画、影片编辑现场指导等，拥有各类型创意人的多重身分。

　　本书主要是介绍职场上有关「整理」的专业技术，是作者将自己的亲身体验汇整而成。其他着作包括：强调如何展现自己的《改变自己超技术》，说明山林具有治疗效果的《从35岁开始爬山》，以及介绍记事方法及活用法的《记事的技术》（全由SUBARU舍出版）等。

职场效率的进阶之路：精进你的工作流与决策力 深度解析个人效能的底层逻辑与实战策略 在信息爆炸、节奏飞快的现代职场中，仅仅“忙碌”已不足以定义成功。真正的核心竞争力，在于你如何高效地管理时间、优化精力分配，并最终将精力聚焦于最具价值的产出上。 本书并非专注于基础的桌面整理技巧或简单的待办事项罗列，而是将视角提升到个人效能的系统构建与心智模型的重塑。我们深入探讨的，是如何从根本上重塑你的工作流程、提升决策质量，并最终实现工作与生活的动态平衡。 本书将为你揭示一套经过时间检验的、面向复杂任务的效能提升框架，它涵盖了从认知负荷管理到深度工作的实战部署，旨在帮助职场人士突破效率瓶颈，迈入精进的行列。 --- 第一部分：认知负荷的解构与心智模型的优化 现代工作最大的敌人不是任务本身，而是无形的认知负荷。大量的碎片信息、频繁的切换成本，极大地消耗了我们的决策资源。本部分将引导你识别并消除这些“隐形开销”。 1. 深度理解“注意力经济”下的资源稀缺性 我们首先要清晰认识到，注意力是有限的、不可再生的核心资源。本书将剖析大脑处理信息时的生理限制，解释为何“多任务处理”的效率低下是生物学决定的，而非意志力薄弱。我们将探讨如何通过环境设计和习惯培养，最大化保护你的认知带宽。 2. 建立你的“外部大脑”系统：信息捕获与整合的艺术 高效能人士不靠记忆力，而是依靠强大的信息捕获和检索系统。本章重点在于构建一个可靠的“外部大脑”，让你能够清空大脑的缓存空间。 全方位信息漏斗的构建： 如何设计一个统一的入口（Inbox），来应对邮件、即时通讯、会议记录、灵感片段等不同来源的信息流。重点在于“捕获即记录，无需二次思考”的原则。 上下文驱动的归档机制： 我们不进行无意义的分类，而是采用基于“行动（Actionability）”和“项目（Project）”的归档逻辑。学习如何快速地为信息赋予正确的后续步骤或关联性，确保信息在需要时能立即被提取使用。 数字工具的选择与集成哲学： 介绍构建一个无摩擦的信息流所需的工具集原则，而非推销特定软件。讨论如何让笔记、任务管理和日历工具之间实现“信息互操作性”，避免数据孤岛。 3. 决策疲劳的规避与优化：建立清晰的判断基线 决策疲劳是导致下午工作效率断崖式下跌的主因。本书提供了一套预设决策的框架，让你在处理日常琐事时无需耗费心力。 “二八法则”在决策中的应用深化： 不仅是找出最重要的20%任务，更是要识别出80%可以被自动化、标准化或直接拒绝的决策。 “默认选项”的战略性设置： 如何通过设置清晰的日程优先级、回复模板和工作流程规范，将日常决策成本降至最低。例如，为特定类型的会议设置固定的时长和讨论范围。 “高价值决策”的时间窗口管理： 识别出你一天中精力最充沛的“黄金时段”，并将最重要的、需要深度思考的决策安排在此时段。 --- 第二部分：从任务到产出的精益化管理 本书超越了简单的“待办清单”，深入探讨如何将复杂的、长期的目标分解为可执行的、具备明确产出的微小步骤，并确保它们得到持续的推进。 4. 项目思维的普及：将“工作”视为“项目流” 对于任何涉及多个步骤、需要跨部门协作或有明确截止日期的任务，都需要采用项目管理思维。 边界的明确性（Scoping）： 如何在项目启动之初就严格界定“完成的定义”。避免“需求蔓延”对项目进度的侵蚀，学习使用简洁的“成功标准”来验收成果。 依赖关系的可视化与缓冲时间管理： 识别任务之间的关键路径，并为不可控的外部依赖项预留合理的“缓冲区”，以应对突发延误，维持整体进度的稳定性。 阶段性回顾与动态调整： 介绍轻量级的项目里程碑设置方法，如何在不打断工作流的前提下，定期检查项目健康度，并灵活地调整后续计划。 5. 深度工作的环境工程学：打造心流的物理与数字空间 深度工作（Deep Work）并非凭空而来，它依赖于精心设计的环境支持。本章聚焦于如何系统性地隔离干扰，并为高强度脑力劳动创造条件。 “时间区块”的保护策略： 如何在多人协作的环境中，有效地捍卫你的深度工作时间段。包括但不限于：使用清晰的离线标识、设置自动回复，以及与团队就“紧急”和“重要”的界限达成共识。 数字化降噪技术： 针对电脑和移动设备，实施一套“专注模式”的配置方案。这包括通知的层级管理、应用程序的访问权限限制，以及浏览器工作空间的隔离。 精力恢复的微习惯植入： 深度工作需要高质量的休息。介绍如何在工作间隙穿插非耗能的恢复活动，例如有目的性的冥想、短暂的目光聚焦训练，以确保下一次工作循环的效率。 6. 高效沟通的原则：让信息传递成为加速器而非减速带 无效的沟通是团队效率的巨大黑洞。本书提供了一套以结果为导向的沟通准则。 “目的先行”的邮件与会议撰写规范： 任何信息发送前，都必须明确：“我希望接收者在阅读后采取什么行动？” 学习如何使用精炼的“行动导向摘要”来代替冗长的背景铺垫。 异步沟通优先级的建立： 识别哪些信息必须实时同步（同步沟通），哪些可以等待处理（异步沟通）。指导读者如何利用现有工具（如特定频道或标签）来管理异步回复的预期时间。 建设性反馈的闭环系统： 强调反馈的具体性、时效性和针对性，确保每一次交流都能导向明确的改进措施，而不是停留在情绪或模糊的建议层面。 --- 第三部分：持续精进的系统迭代与效能复盘 效率提升不是一次性的设置，而是一个持续反馈、迭代优化的循环过程。本部分关注如何将“反思”融入日常工作，确保效率系统能够自我进化。 7. 效能日志的科学记录与分析 抛弃模糊的“我今天很忙”，转向基于数据的自我评估。 时间使用而非时间追踪： 我们不追求每分钟的记录，而是关注“精力投入的质量”。学习记录在不同任务类型上投入的精力强度，以及产出的价值比。 “效率痛点”的识别模型： 通过定期的简短回顾，系统性地识别出阻碍效率的三个主要因素（例如：会议过多、决策犹豫、信息查找耗时），并针对性地制定下周的“改进目标”。 从“完成”到“优化”的心态转变： 强调回顾的目的是为了优化流程（Process Optimization），而不是简单地评判结果（Outcome Evaluation）。 8. 自动化思维的实践与价值最大化 自动化是解放认知资源的终极手段。本书将介绍如何识别高频、重复、低创造性的工作流，并将其自动化。 价值分级的自动化识别矩阵： 区分那些“做了浪费时间”和“不做会造成严重后果”的工作。优先自动化那些“高频次、低变化性”的流程。 微自动化（Micro-Automation）的启动： 不需要复杂的编程技能，而是利用现有软件的内置功能（如邮件规则、快捷键宏、模板生成器）实现小范围的效率提升，累积效果显著。 “构建你的工具箱”： 鼓励建立一个个人化的自动化脚本或流程库，将自己解决的重复问题转化为可复用的解决方案，实现效率的长期复利。 通过系统性地学习和实践本书提供的框架，职场人士将不再是“救火队员”，而是能够掌控自己的工作节奏、清晰界定价值、并持续提升产出质量的“效能架构师”。这不是关于更努力地工作，而是关于更聪明地组织你的心智与行动。

推荐序　比别人早一步变成「工作效率高手」　　杨舜仁
前言　　从「善于收拾」变成「整理达人」！　　（土反）户健司

第1章　「整理」有何妙用

1.为什么老是忙得晕头转向？
　不会整理的人总是忙得团团转　
　「现在立刻做」是整理的第一步　
　养成每天整理和收拾的习惯　
　会整理的人能委付重任　

2.「收拾好」再整理
　收拾和整理有何不同？
　收拾的基本原则　

3.重点不在「收纳」，而在取用
　先想好「怎样才方便好用」再来收纳吧！　
　订立整理计画十分重要　
　设定收拾和整理的时间　
　设定每月一次的维护日　
　整理的六大原则　

4.不要勉强自己一次全部整理好
　将「整理作业」融入每天的行动中　
　从能做的开始做起　

5.要求太完美就整理不好
　快乐地整理　
　购买后就丢掉没用的外包装　
　赏心悦目的外观也很重要　
　不要的东西让它从「眼前消失」　

第2章　打造一个有效率的办公室

1.第一步是整理办公室
　您的办公室易于工作吗？　
　先把桌面清空　
　收拾时顺道也将电线收整齐　

2.规划桌面空间
　让办公桌成为「工作站」　
　常用的物品不要放在抽屉　
　整理桌面的顺序　

3.打造利于工作的环境
　电脑位置也得花点心思　
　垃圾桶是「整理」的必需品　
　区分出要放在桌上的物品　
　资料柜或抽屉中要确立物品的「固定放置点」　

4.文具和小东西的整理法
　整理文具的方法　
　笔记用品何时该丢？　
　马上要用的文件竖放在桌上　

5.利用「书架」整理空间
　不擅整理者突然变成整理高手？　
　在桌前挂块软木板　

6.如何整理抽屉？
　整理抽屉有哪些原则？　
　先清出抽屉里所有的东西　
　如果抽屉乱到无计可施　
　在显眼的地方贴上抽屉整理计画表　
　不同抽屉可收纳的物品　

7.巧妙运用各种道具
　书或资料一定要竖着放　
　随身携带量尺　
　传票、收据的整理方式　
　用夹鍊袋整理小用品　
　活用厨房用品　
　放置「迷你垃圾桶」　
　透明资料盒的妙用　
　透明用品（盒、随身盒、袋、箱）的妙用　

8.如何整理与日俱增的名片？
　只交换名片没有意义　
　记下特征以利日后能想起长相　
　整理名片的步骤　
　不要「勉强分类」　

9.视觉上不美观，无法提升效率
　「统一色调」的奇效　
　统一办公室的色调　

10.什么用品有助整理和分类？
　小物品仔细分类后再收纳　
　将桌里用品先全部收到整理箱中　
　用彩色置物箱建立整理专区　
　桌脚或墙壁也有可利用空间　
　携带式整理箱　
　吊夹架专用档案柜　
　外出洽公后的收拾与整理　

11.书信、明信片及传真文件等的整理
　不要堆积明信片和书信　
　邮件要这样整理　
　如何处理问候卡和谢函？
　如何处理传真？

第3章　如何整理及活用所收集到的资料？

1.从氾滥的资讯中筛选出必要资讯
　了解什么是真正必要的资讯　
　订立个人选择资讯的关键词　
　资讯不要照单全收　
　不必一开始就想整理得很完美　

2.建立适合「整理」的环境
　养成建档的习惯　
　改变自己的工作模式　
　依序完成应做的事　
　试着记录反省日记　

3.将文件或资料整理建档的基本原则
　先用文件盒大致整理　
　建档的基本原则　
　各式各样的「建档」方式　
　勉强将资料分类毫无意义　

4.灵光乍现的点子尽速记下来
　准备一本记事本随时记录　
　笔记的六大基本原则　
　笔记可以转记到笔记本中　

5.让笔记变成个人资料库
　与人洽商等的记录尽量保留下来　
　将笔记汇整成册　
　按主题整理成基本资料库　
　笔记要反覆阅读才有价值　

6.整理公事包的绝招
　公事包是重要情报的汇集地　
　五分钟让公事包变轻简　
　列张清单以便整理　

7.让公事包变成超级帮手
　常用的物品要能马上取出　
　试着订立「只放这个」的原则　
　杂志、报纸和书籍让公事包功能降低　
　整理公事包来转换心情　
　放笔记型电脑的公事包　

8.整理书籍和杂志资讯
　书籍或资料一重叠堆放就得留意　
　给不愿丢书的人　
　如何整理堆积如山的杂志？
　杂志大略浏览即可　
　杂志报导要这样整理　

9.整理、活用新闻报导
　阅读标题、决定要读的报导　
　剪报尽量影印保存　
　嫌影印麻烦的人适用的整理技巧　

10.用电脑工作时的整理法
　用资料夹整理档案　
　磁碟片和CD-ROM的整理

第4章　如何管理「工作时间」？

1.妥善计画使「可用」时间变多
　整理在于「节省时间」　
　不要想做得完美无缺　
　决定今天的进度　
　傍晚回公司后的工作　

2.整理工作进度表
　如何善用时间？
　工作突然发生变动怎么办？
　管理工作进度表的基本「决断力」　
　检查预定和实际结果的差距　

3.掌握能专心工作的时间
　找出个人的时间　
　有效运用午休及在家时间　
　回头检查有没有浪费时间　

4.订立年度计画
　在月历上整理预定计画　
　月历最好只写概略的计画　

后序　整理才能创造「更高效率的时间」

评分☆☆☆☆☆

说实话，一开始我对《图解 整理达人：打造高效能办公室25招》这类“整理术”的书持保留态度，总觉得有点鸡肋，大概率是理论大于实践。但当我真正翻开它，我不得不承认自己错了。这本书的“图解”是它的核心亮点，它没有那些冗长晦涩的文字，而是用大量的示意图和流程图，将每一个整理技巧都清晰地展示出来，就像是一本操作手册。我是一个视觉型学习者，这种方式对我来说简直太友好了。我印象最深的是它关于“桌面优化”的章节，我总是习惯把东西堆在桌面上，显得杂乱无章。书里提出的“一步到位”原则，也就是一次性将物品归位，并且强调了“留白”的重要性，真的让我大开眼界。我按照书中的方法，清理了我的桌面，然后运用了它提到的“收纳盒和分隔件”来管理我的文具和零碎物品，效果立竿见影。整个办公室的氛围都变得更专业、更有条理了。而且，它还非常注重“个性化”的整理方案，不是千篇一律的要求，而是根据不同人的工作习惯和空间特点来提供建议。我感觉这本书真正地做到了“授人以渔”，让我学会了如何根据自己的情况来制定和执行整理计划，而不是被动地模仿。

评分☆☆☆☆☆

办公室的混乱，在我看来，已经不仅仅是视觉上的问题，更像是压在我心头的一块大石头，影响着我的情绪和工作状态。当我看到《图解 整理达人：打造高效能办公室25招》时，我带着一丝期待去尝试。这本书最打动我的是它强调的“高效能”三个字，它不仅仅是教你怎么收纳，更是告诉你如何通过整理来提升工作效率，达到事半功倍的效果。我特别喜欢它关于“动线优化”的理念，我之前总是习惯性地把东西随意放置，导致我需要的东西往往要跨越很多区域才能拿到，非常浪费时间。这本书引导我思考如何让我的办公区域更符合我的工作流程，减少不必要的移动。例如，我把打印机和常用的文件柜放在了靠近我座位的地方，这个小小的调整，就让我在打印和查找文件时省了不少力气。而且，书中关于“心理暗示”的整理方法也很有趣，它教我如何通过创造一个整洁有序的环境来积极影响我的心态，让我更能集中注意力，减少干扰。现在，我的办公室不仅看起来整洁，而且用起来也更顺手了，我发现自己工作时更加专注，压力也减轻了不少。

评分☆☆☆☆☆

我算是个工作狂，但我的办公室却像是经历了一场“文件风暴”。每天上班，我都要花费不少时间来搜寻散落在各处的资料，这种低效的状态让我非常苦恼。《图解 整理达人：打造高效能办公室25招》这本书，就像是我工作生涯中的一道曙光。它最大的优点在于它的“图解”形式，将抽象的整理概念具象化，让我一目了然。我尤其喜欢书中关于“分类与标签”的讲解，我之前对文件分类总是很随意，导致很多文件都像“无家可归”。看了书后，我才意识到，明确的分类和清晰的标签，是提高查找效率的关键。我按照书中的方法，给我的文件柜重新做了标签，并且将文件按照项目和时间进行归档，现在找任何一份文件，都只需要几秒钟。而且，它还提供了很多关于“空间利用”的实用技巧，比如利用墙面空间，或者选择多功能家具，这些都让我的小办公室变得更加宽敞和有序。更重要的是，这本书让我明白，整理不仅仅是关于物品，更是关于管理我的工作流程和时间。通过一个整洁有序的环境，我的思绪也变得更加清晰，工作起来也更有条理了，可以说，这本书彻底改变了我的工作方式。

评分☆☆☆☆☆

作为一名长期与文件和资料打交道的设计师，我一直深受办公室混乱的困扰。各种草图、样品、客户资料堆积如山，找一份关键文件常常要花费大量的时间，这不仅影响工作进度，还严重打击我的灵感。偶然的机会，我翻阅了《图解 整理达人：打造高效能办公室25招》，这本书给我带来了意想不到的启发。我尤其欣赏它打破了传统整理书籍的刻板印象，用生动形象的图解，将复杂的整理步骤分解成易于理解和操作的技巧。例如，书中关于“收纳区域划分”的讲解，我之前总是凭感觉来，导致很多东西放错地方。但按照书中的方法，我学会了根据工作流程来规划不同的收纳区域，将常用物品放在触手可及的地方，不常用但重要的物品则分类存放。更让我眼前一亮的是，它提出的“时间管理与空间优化”的结合，提醒我整理不仅仅是物理上的清洁，更是对工作流程的梳理。我尝试着将书中关于“数字化整理”的建议融入到我的日常工作中，比如利用云存储和标签化管理，大大减少了纸质文件的堆积。现在，我的工作台面变得清爽许多，找文件的时间也大大缩短，让我能更专注于创意工作，整体工作状态和效率都有了显著的提升。

评分☆☆☆☆☆

书架上的《图解 整理达人：打造高效能办公室25招》简直就像我的救星！我是一个典型的“桌面堆积狂”，每天都在找东西的海洋里挣扎，效率低得可怜。这本书的封面设计就特别吸引我，清晰的插图和简洁的标题，瞬间就让我觉得“有救了”。我最喜欢的是它把“整理”这个抽象的概念，通过图解的方式变得非常具体，而且还有很多实用的案例，不是那种空泛的理论。比如，书中讲到的“文件分类法”，我以前总是把所有东西一股脑塞进抽屉，结果就是找不到。但看了这本书，我才意识到原来可以根据“使用频率”和“重要程度”来划分，而且它还给出了每种分类的收纳建议，我试着用它教的方法给我的文件柜做了一次大扫除，感觉整个办公室都透气了！而且，它还强调了“定期维护”的重要性，这一点我以前总是忽略。这本书让我明白，整理不是一次性的大工程，而是一种日常习惯的养成。我还在书里学到了很多关于“空间利用”的小技巧，比如垂直收纳，还有如何利用一些小工具让桌面看起来整洁有序。现在，我不仅能更快地找到我需要的东西，还发现工作效率真的有提升，整个人的心情也跟着舒畅了不少。