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你以为祕书与行政人员的工作很简单？
　　它比你想像的复杂、能学的要多。
　　你相信入这行只能领22K，难以晋升？
　　专业与不专业的待遇、际遇，天差地别。
　　这个职务永远只能旁观他人的工作成就？
　　你知道吗？很多经理人都从这份工作爬起。
　　你担心在高失业率的今天，从事行政工作难保职位？
　　称职地做好这份工作，你将难以取代、身价翻倍！

　　本书涵盖8大领域的技巧，
　　写给职场新鲜人、想提升竞争力的助理、秘书、行政工作者，
　　锻鍊你行政管理、高效执行、沟通协调、应对进退的能力，
　　今天成为上司不可或缺的左右手，明天担任高阶职务不是梦！

　　你是社会新鲜人、职场菜鸟？既不学法律，也不懂会计？没有特殊专业，只能茫然面对现实的折磨，认命地领22K？

　　投身就业市场，或许你会进入看似门槛不高的行政人员、助理或秘书这一行。恭喜你！因为在未来的职场生涯，你有机会练就一身好本领！只要看清工作本质，从中认真学习，同步培养自己的竞争力，全心全力做好行政工作，你也能成就自己管理职、经理人的全才历练之路。

　　本书由7为顶尖专业秘书现身说法，指导你提升8大领域的工作能力，帮助你练好职场基本功，未来职场任你行！

　　本书内容涵盖八大领域：从形象与情绪管理术、人脉管理术、档案与办公桌管理术、会议管理术、任务管理术、工作回报术、零碎时间管理术、手机APP应用术。大至大型会议的举办，点线面的全力启动、尾牙的筹画、超级来宾的邀请以及风险规划，小至快速找到客户电话、接听电话、如何帮老板买咖啡并报帐……，以及例行性工作的好习惯、实体与电子档案的分类管理等等，还有运用最新智慧型手机APP，帮助你在工作上聪明迅速地完成各种大小任务！

　　每一篇都从一个日常工作的情境题切入，介绍有效率的工作方法，逐一说明、步步拆解，并搭配明白易懂的图示，让你的工作能力突飞勐进，充满成就感，从此纵横职场、飞黄腾达不是梦！

作者简介

台北市专业秘书暨行政人员协会

专业讲师

王承瑄

　　学历：美国普瑞斯顿大学MBA，清华大学外国语文学系毕业
　　经历：联电集团总经理秘书、执行长秘书、行政长助理，科学园区专业秘书学会会长，大专院校及企业讲师
　　着作：《商业沟通简报技巧》、《国际礼仪》、《科技心秘书情――科园秘书与您分享好心情》

石恩

　　学历：美国德瑞大学MBA
　　现职：台北市专业秘书暨行政人员协会理事长
　　经历：汶莱商超级娱乐制作有限公司行政总监，瑞迪广告事业股份有限公司董事长秘书，台湾索尼音乐娱乐股份有限公司大中华区总经理特助暨海外行政，华纳国际音乐国际股份有限公司董事总经理特助兼海外行政

周纯如

　　学历：美国曼彻普利敦大学EMBA
　　现职：捷易通科技行政总监、执行董事
　　经历：宝来集团宝硕财务科技股份有限公司副理，儒硕股份有限公司总经理秘书、总经理特别助理，东帝士集团秘书，台北市专业秘书协会副会长、监事长，大专院校及企业讲师

游美未

　　学历：景文科技大学观光与餐饮管理硕士，辅仁大学会计系毕业
　　现职：开南大学华语中心老师
　　经历：联合利华总经理秘书、对外事务副理，鸿海公司副总裁秘书，安丽公司总经理秘书，台北市专业秘书暨行政人员协会理事长、监事长，大专院校及企业讲师

杨婷雅

　　学历：美国大崃谷大学MBA
　　现职：东博资本集团行政经理，中华人资协会国际暨公关事务委员会副主委及讲师，文化大学推广教育部讲师，捷晟国际管理顾问公司讲师
　　经历：元大证券主管区专业副理，花旗集团投资银行部执行秘书，台証证券行销公关专员暨董事会行政秘书，鼎硕管理顾问股份有限公司总经理秘书，台北市专业秘书暨行政人员协会副会长

玛贵琴

　　学历：硕士
　　现职：媒体产业执行秘书
　　经历：曾任职于电信公司、上市科技公司、美商在台分公司、日商在洛杉矶的分公司

苏珊琉

　　学历：硕士
　　现职：科技公司资深秘书
　　经历：曾任职于台湾上市科技公司、日商东京支社、美商驻台办事处

撰文者简介

余佩玲

　　文化大学新闻系毕业。历任记者、编辑、公关企划，现为编辑制作公司企划总监和画廊经理。

　　着有《让孩子成为说话高手》、《低卡美食餐》、《天天喝汤》、《听说读写学典故‧成语篇》，合着有《菜市场吃出免疫力》、《菜市场吃出好气色》、《成功的女孩懂得放手》、《找出天赋》、《说学逗唱学成语》等。

Noax

　　台湾大学经济系毕业。曾任财经周刊记者、研究员，现任独立媒体主笔，梦想是实现公民社会，以及到世界各地当单车背包客。

〈前言一〉秘书、助理与行政人员这一行
待遇、工作性质如何？职涯发展的竞争力在哪里？
〈前言二〉秘书、助理与行政人员通往中、高阶主管的成长之路
职场先进给社会新鲜人与从事行政工作者的建议

第一章形象与情绪管理术
掌握职场的应对进退，提升个人竞争力
1-1专业行政人员的Dress Code
打理门面，展现专业
1-2办公室应对进退八阵图
用IQ与EQ练就「通情达理」的功夫
1-3不在其位，要谋其政！
鱼帮水，水帮鱼；勇于任事，用心经营
1-4合理的要求是训练，那不合理的是……
有问题，怎么反应？
1-5Secret与Secretary
聆听、少言、多看，守口如瓶不简单
1-6我的未来不是梦！
一步一步走出生涯展望

第二章人脉管理术049
管好你的人脉，机会永不断
2-1运用笔记建立人脸辨识系统
「请问您是……」问这话就太尴尬了！
2-2一目了然的名片通讯录
分两类，让e化通讯录与实体名片相辅相成
2-3人脉套餐几分熟？
调配出事业、人情的黄金比例
2-4唤出你的人脉及时雨
广结善缘，贵人就在你身边
2-5成为职场中的食尚玩家
满足味蕾，打开友谊的大门
2-6时时累积职场爱心存折
营造温馨的工作环境
2-7全方位打开你的人脉雷达
提升主管与企业形象打，打造个人品牌

第三章档案与办公桌管理术081
创造效率百分百的工作环境
3-1别当乱室英雄或乱室佳人
座位整齐清新，自动宣示你的专业
3-2让每个实体档案都有家可归
超实用的资料夹分类术
3-3归档文具大点兵
办公室文具各式各样，你都用对了吗？
3-4实体档案，我何时可以跟你分手？
纸本档案的留存与销毁
3-5电子档，让我替你编列终身代号！
流水号电子档案管理术
3-6善用Notes系统交接工作
电子清单，交接简单！

第四章会议管理术109
做好筹划与纪录，创造高效率的会议环境
4-1开会擂台，Are you ready?
职场群体沟通的滩头堡
4-2搞定会议筹划
打造最佳决策环境的重要推手
4-3忙盲茫开会？！
运用会议管理三大绝招，打造职场好「智」会
4-4究极！会议表单格式设计
设计功能强大的开会通知单和会议纪录表
4-5bye-bye回忆录！我只做会议纪录
会议、会意，你到底会不会？
4-6啥？平息会议冲突也算我一份？！
用冷静与友善跨越会议的冲突
4-7运用科技，天涯海角都能开会
节省差旅费用，提升行政效率
4-8称职行政人员，自我评估
表格化管理会议、记者会细节

第五章任务管理术145
从点到线，从线到面，我是任务达人！
5-1出差行程的安排，怎么老是丢三落四？
行程规划一二三：发挥一功力、运用两表格、掌握三原则
5-2我也是专业的差旅代办
筛选重要行程，善用零碎空档
5-3老板不在家，我变小管家
让差旅与日常无缝接轨
5-4终极秘书跨国救援
我是老板的FedEx──使命必达！
5-5那许多件礼服的秘密
宴会婚礼的宾客邀请与管理
5-6小额採购过五关
有为有守，建立良好报帐制度
5-7办公室风水大哉问
兼顾效率与习俗的搬迁术
5-8我就是筹划尾牙春酒的A咖！
发挥内部创意才艺，汇聚公司向心力

第六章工作回报术183
面面俱到的向上沟通术
6-1老板失忆了吗，一问再问是为哪桩？
事情不必等老板问，前中后三段式主动回报
6-2叫我麻辣助理TPO
工作回报，掌握正确时机，谨守明确立场，选择适当场合
6-3当老板问到重点在哪里时……
5W1H菁华超浓缩，给我一分钟，我给你全部重点
6-4老板怒火比天高，第一个找我当出气包？
工作回报前必看的「三情面」︰心情、事情、感情
6-5别踩到工作报告的地雷
自备「情报卫星接收器」，外探勘、内感测，内外双修

第七章零碎时间管理术205
善用每一分钟，轻松走向成功殿堂
7-1例行工作、突发状况一起来，时间永远不够用？
四大象限摆心头，流程预演存脑中，工作快又好
7-2如何为突发状况排个队？
建立工作秩序，「时限」就等于「实现时间」
7-3老板指令多又杂，如何如期完成？
「快准狠」三字经，工作效率跑第一
7-4能者要多劳，工作时间长到天荒地老？
Do it, Delay it, Delegate it, Dump it，4Ds泸镜助你简化工作
7-5同事请託推不掉，分内工作何时能做完？
I just call to say: No, I can't help you! 勇敢夺回时间主控权

第八章手机APP应用术227
运用智慧型手机，让你的工作更有智慧
8-1别让延误的航班成为你的乱流！
傻傻地等，不如运用「航班追踪」掌握先机
8-2我的手机在哪里？
寻找手机的好方法，永远都有B计画
8-3张董的手机号码是几号？
我是办公室里的查号台
8-4要等回到办公室才能处理？
一机在手，存取无穷
8-5到处都是笔记？
善用笔记软体，资料与记忆井然有序
8-6四通八达的行政工作
从租赁车到高铁、从路况到停车场，全都畅行无阻

〈附录〉与秘书、助理、行政人员合作愉快的17个撇步
16个no-no（禁忌）与1个yes!

1-2　办公室应对进退八阵图
用IQ与EQ练就「通情达礼」的功夫
 
帮我到楼下买咖啡送去总经理室！老总和业务部的大头要喝。」一位业务副理经过新进秘书的座位旁，随口丢下一句话。
 
「我现在正在弄报帐……」
 
「你就帮个忙啊！我有急事要处理，还有我告诉你，帐不会跑掉，大头们现在就想喝咖啡，满足他们的事情先处理，OK？」
 
手上工作被打断，加上这么差的口气，新进秘书一时语塞，不知该怎么隐藏自己的不悦，正在回覆电话的资深秘书Joanne站起身，从抽屉里拿出咖啡储值卡递给新进秘书，一边对业务副理打手势抱歉。
 
等新进秘书跑腿回来后，资深秘书Joanne问：「你有买一杯请副理吗？」
 
「呃，没有。」新进秘书愣了一下，心想副理又没有说他要喝咖啡，而且刚刚那样凶巴巴地，自己难道还要端着咖啡去讨好他？
 
「来来，这算是我们私下聊天。」Joanne靠近新进秘书，低声说：「对老板来说，秘书是要帮他们料理麻烦，不是找麻烦的。」
 
「这个……」新进秘书很想抗辩，工作有先来后到，买便当、饮料，难道该排在对公司而言更严肃的报帐前吗？何况业务副理的态度差到不行，这可是大家有目共睹的啊！
 
「至于有人没风度，你就要比他有风度。」像是预知新进秘书想说什么，Joanne紧接着说：「放软身段买一杯饮料，说声不好意思请多包涵，这样谁能说你的闲话？」
 
釐清权责，给予最大弹性
 
办公室的为难事不胜枚举，让许多职场新鲜人左支右绌，加上行政工作有许多地方必须和其他专职人员协调，这其中的眉眉角角就属于「应对进退」的范畴。
 
说穿了，应对进退就是釐清权限在哪里，然后依照权力大小来安排执行次序，同时尽量协调，给序列排在后头的人较大的弹性，以避免得罪他人的一种功夫。然而，要把这些完美地处理好，实在不是一朝一夕能做到的！以下将针对开场故事的种种窘况，给予应对进退的建议，帮助你在职场上关关难过关关过：
 
新进秘书心中的OS：我该怎么办？

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