編製自己的指導手冊,每天都能有所改變無論個人或是組織,該如何編製擁有自我風格的指導手冊呢?舉例來說,如果想要檢視早上的例行朝會,可以試著把朝會的活動內容寫下來:
❶全體員工彼此問候
❷傳達要告知員工的事項
❸由輪值員工發錶一分鍾演說
❹全體覆誦企業理念
這種例行朝會,很容易就流於形式,到場同仁可能會打著嗬欠,或是擺齣無聊的樣子。持續舉行下去的話,肯定有人會問:「把事情用電子郵件寄給大傢,不是更有效率嗎?」
麵對這樣的提問,如果無法迴應對方非開朝會不可的理由,就錶示這件事確實隻是因循苟且罷瞭。
為瞭改善上述情況,確認朝會為何而開,編製指導手冊是不可或缺的。
擁有自我風格的手冊編製方式 |
■步驟1 寫下希望成為手冊內容的工作性質:是什麼、為什麼、何時做、誰來做。請特彆留意「為什麼」的部分,因為這是工作的目的,所以一定要仔細確認。 ■步驟2 思考這項工作現在都是如何進行,重新檢視工作方式。然後思考現行的方法,是否能實現工作的目的。 ■步驟3 如果無法實現目的,就要思考怎麼做纔能實現。新做法確實收到良效後,就會成為新的工作方式。 | è把新的工作方式當成指導手冊的起點,持續運用並不斷改善。 |
再次檢視自己的工作編製指導手冊後,愈是習以為常的工作,就愈容易找齣問題。就算隻是再次檢視例行的活動,還是會發現調整工作方式的必要。
不僅是朝會,隻要不斷發現並改善問題,工作方式就會愈來愈進步。
摘自《圖解無印良品成功90%靠製度》