编制自己的指导手册,每天都能有所改变无论个人或是组织,该如何编制拥有自我风格的指导手册呢?举例来说,如果想要检视早上的例行朝会,可以试着把朝会的活动内容写下来:
❶全体员工彼此问候
❷传达要告知员工的事项
❸由轮值员工发表一分钟演说
❹全体覆诵企业理念
这种例行朝会,很容易就流于形式,到场同仁可能会打着呵欠,或是摆出无聊的样子。持续举行下去的话,肯定有人会问:「把事情用电子邮件寄给大家,不是更有效率吗?」
面对这样的提问,如果无法回应对方非开朝会不可的理由,就表示这件事确实只是因循苟且罢了。
为了改善上述情况,确认朝会为何而开,编制指导手册是不可或缺的。
拥有自我风格的手册编制方式 |
■步骤1 写下希望成为手册内容的工作性质:是什么、为什么、何时做、谁来做。请特别留意「为什么」的部分,因为这是工作的目的,所以一定要仔细确认。 ■步骤2 思考这项工作现在都是如何进行,重新检视工作方式。然后思考现行的方法,是否能实现工作的目的。 ■步骤3 如果无法实现目的,就要思考怎么做才能实现。新做法确实收到良效后,就会成为新的工作方式。 | è把新的工作方式当成指导手册的起点,持续运用并不断改善。 |
再次检视自己的工作编制指导手册后,愈是习以为常的工作,就愈容易找出问题。就算只是再次检视例行的活动,还是会发现调整工作方式的必要。
不仅是朝会,只要不断发现并改善问题,工作方式就会愈来愈进步。
摘自《图解无印良品成功90%靠制度》