具体描述
每天30分钟，从此不再忘东忘西，随时掌握进度！
★杂乱的桌面、小山般的文件
★永远开不完的会议
★行事历上有删不完的待办事项
★整天提心吊胆害怕有哪些事忘了做
你有上述任何一种困扰吗？
瑞典首席结构训练师大卫・史迪宏教你运用「结构力」解决一切麻烦！
到底什么是「结构力」？
★透过正确的「组织」安排，让工作中的每一环节都能清楚记录。
★精准「聚焦」于最重要任务，不再为琐事而忙。
★运用「自动化」执行每日重复的工作流程，解放大量的时间去做更有意义的事。
只要正确使用待办清单、查核清单、笔记等道具，并且每天安排半小时执行一个书中所教步骤，31天后就能拥有想都想不到的流畅工作日！
Q：经常搞不清一天该完成哪些工作吗？
执行DAY 2计画：将所有工作都写进待办清单，注意，别只写几个字，请详细记录！
Q：桌上堆满乱七八糟的文件，让你分心吗？
执行DAY 8计画：善用「5公分文件清理法」打造清爽整洁的桌面，不再因环境而分心。
Q：无法判断事情的优先顺序吗？
执行DAY 11计画：写下最重要的目标，挂在每天都能看见的地方，即可轻易判断优先程度。
Q：担心工作进度落后吗？
执行DAY 23计画：制作一份「查核清单」，精准掌控时间，工作永远超前完成。
每天一点小改变，把「结构力」内化成习惯，你的工作和生活将会变得不一样，让你从此不忙乱、不心烦、事半功倍，有更多时间享受自己想做的事。
本书特色
1.方法简单清楚，工具随手可得，执行不麻烦。
2.没有含煳抽象的概念，完成任一天的计画就能看见改变。
3.透过实际验证有效的方式改造工作生活。
4.即使不小心中断计画，随时都能再开始。
名人推荐
笔记女王 Ada
敦南新生活版主跟读思写文字沟通表达力讲师 Zen大
「大人学」共同创办人 姚诗豪（Bryan）
时间管理讲师 张永钖
胤向笔记创办人 赵胤丞
著者信息
大卫・史迪宏（David Stiernholm）
瑞典首位结构训练师，每年指导成千上万学员，遍及各种企业、政府机关、组织团体及大学教职员工，让他们在工作和生活上更加顺利，提升个人效率。
译者简介
陈重亨
淡江大学国贸系毕业，曾任《财讯快报》、《经济日报》编译，译作散见于财信、皇冠、时报、远流、脸谱、麦田、新星球、联经、今周刊等出版公司。译有《行动的勇气》、《键盘参与时代来了！》、《忍耐力》、《获利的法则》、《自食恶果》、《大紧缩》、《失控的撙节》、《正如身体驾御意识》。
图书目录
推荐序 抓出工作背后的结构，就能成为高效达人
推荐序 做好时间管理，找回优雅自己
序言 善用结构工具，大幅改善日常生产力
前言 结构是什么？
PART1 组织：将工作安排的井井有条
Day 1 准备好你的结构改造计画
Day 2 选择你的工具
Day 3 将任务写清楚
Day 4 休息日
Day 5 将待办事项做好分类
Day 6 做好摘要总览
Day 7 解决恼人的任务
Day 8 5公分文件清理法
Day 9 休息日
Day 10 安排固定的工作检核流程
PART2 聚焦：把握当下最重要的事
Day 11 定下明确的目标
Day 12 确定优先顺序
Day 13 紧急状况清单
Day 14 减少不必要的会议
Day 15 休息日
Day 16 减少分心事物
Day 17 排出专属的「个人时间」
Day 18 提高开会效率
Day 19 设定「专案停车场」
Day 20 记得询问期限
PART3自动化：让工作执行更有效率
Day 21 为例行性工作设置提醒机制
Day 22 休息日
Day 23 用查核清单帮助自己
Day 24 让查核清单使用便利
Day 25 从好的开始出发
Day 26 找出时间小偷
Day 27 精确微调笔记技巧
Day 28 任务不漏记
Day 29 文案回收再利用
Day 30 运用到期备忘 资料夹
Day 31 恭喜，你已经冲过终点线！
你想了解更多吗？
致谢
附录一 任务过泸工具
附录二 流程图
参考书目与延伸阅读
图书序言
抓出工作背后的结构，就能成为高效达人
敦南新生活版跟读思写文字沟通表达力讲师 Zen大
刚出社会的时候，我在大型连锁书店总公司担任採购。採购工作是由许多细碎而繁杂的庶务组成，菜鸟时期的我，经常出状况，像是商品分类错误、下採购单时採购量不小心多了一个零( 供应商当然会很开心)、给门市的工联单总是会忘了几个小地方没填⋯⋯
另外，採购工作的日常充斥着大量的会议，部门内部会议、跨部门会议、和供应商的会议等，会议经常冗长而无效率，耽搁处理自己手上工作进度的时间，只好延迟下班。
面对我工作上的困局，主管给了我一个建议，让我每天写下自己的工作日志。一开始，我是每天下班时回想一整天的工作事项，逐一记录，慢慢写一阵子之后，逐渐能够以比较宏观角度鸟瞰自己的工作，摸索出自己的工作轮廓与流程，理解採购工作在公司组织中的定位、与其他部门的分工⋯⋯掌握了隐藏在大量而细碎日常庶务工作背后，本书所传授的「结构化流程」，以此套方法来安排、管理与执行自己的工作，慢慢的工作出错状况减少，也不太需要加班。
日后我更将其应用在自己的Soho工作中，将工作区分成核心与非核心工作，每天早上跟自己开工作会议，写下当天所有待办事项、安排出最佳的执行顺序，并制作每日与每月工作进度管理簿，随时检核自己的工作进度，让我每个月可以持续大量产出近百篇文章，从事课程教学工作，还能游刃有余的阅读数十本书。
读本书时，我发现原来自己无意间做对了一些事情，做到了史迪宏在书中提及的不少让工作更有结构化的祕诀，得以轻松处理貌似一盘散沙的大量工作( 碎片)。
本书将这套结构化的工作流程分成组织、聚焦与自动化三大部分，根据架构设计一套为期31天，协助商务人士改造工作流程的「结构化」模组，每天花30分钟锻鍊一个小技巧，利用书中的结构思维和检核表的使用，将工作组织化，聚焦在关键处，让非核心部分自动化，减少消耗在此类工作上的力气，最后得以更轻松的方式创造出更高的工作绩效。
推荐序
做好时间管理，找回优雅自己
胤响笔记创办人 赵胤丞
知名篮球教练约翰．伍登（John Wooden）曾说：「你要是没时间把它一次做对，又怎么会有时间重做呢？」看到这句话，脑中马上出现很多想法与对于生活的反思。对我而言，时间管理是要让自己每天有效率地推进任务，而要能一次就把任务完成，需要心态、技术、经验、能力等众多因素的相互辅佐，其中专注能力跟时间管理能力更是影响成果品质高低的重要指标。
不知道你过去是否有跟我一样的经验，下定决心想要完成任务，但总因突发事件插队，需要分散心力处理而感到焦头烂额，成果品质与效率也相对降低。我心想这样的情况若能减少或是避免发生，那该有多好！因此总是期盼有个结构或系统，当有突发事件时，可以有所依循，效率产出也会相对较佳，这正是当初学习时间管理大师大卫‧艾伦（David Allen）发展的GTD（Get ¬Things Done，搞定）的初心。
当我拿到这本书时，便会心一笑，立马在心中拍手叫好！「把所有的工作放到记事工具当中」无疑就是GTD的精髓所在。必须要先把所有事情盘点，透过对于目标「绝对有帮助」、「可能有帮助」或「绝对没帮助」的判断，才能排列出优先顺序，聚焦能量与专注力完成最关键任务。
简单说，你可把本书当作GTD时间管理入门版。由于现代人时间碎片化，作者大卫．史迪宏（David Stiernholm）很贴心因应此趋势让读者透过「吃得下、记得住、用得出」原则，把时间管理技巧与观念拆解成31日训练而习得。这样做法看似很简单，有人会觉得没有高深技术含量，但学功夫最重要的就是蹲好马步，打好基本功是运用时间管理高阶技
巧的重要关键，否则基础习惯没建立好，进阶时仍需把坏习惯重新调整，所花费心力将更庞大。
建议你可借由本书检视自己的时间管理盲点，透过「整理→聚焦→自动化」三步骤，开始思索「所有目标都要自己做？」、「哪些工作切分出去由他人代劳，才能让自己全心全意聚焦最关键任务，做出最好品质？」
只要确实练习书中方法，就更能掌握时间、能量与专注力，让自己用喜欢的姿态生活，活出自己的人生，这不正是大家所渴望的吗？如果你也有这样的期待，诚挚推荐阅读本书，并以行动落实。期待你也能遇到更好的自己！
序言
善用结构工具，大幅改善日常生产力
最近，搬进瑞典哥德堡（Gothenburg）市中心的新办公室，位在某栋老楼宅的顶楼，办公桌前望出去就是绝佳的顶楼美景，就算是下雨天也能远眺南方瓦萨教堂（Vasa Church）的尖塔。写这篇序言时，我正躺在思考时专用的豆袋椅上，旁边是座有点装饰过头的壁炉。音响系统播放的是自己录下的雨声，当我思考时最爱听这个。后来想到现在正在下雨嘛！就算不戴耳机，也能听见外头美妙的风声和雨声，这感觉就更棒。
这都要感谢待办清单与「结构化」的工作流程，我才能一边躺在豆袋椅上，一边使用膝盖上的笔电写稿，享受如此愉悦的工作氛围。
写稿是我现在唯一要做的事情，而且接下来两个小时也只需要做这件事情。今天要办的事情就只有打一通电话，我可以先写稿两小时，写完以后再打就好。
我很快地查看电邮信箱，有些信必须今天回覆，但稍后再回没关系。除此之外，待办清单上需要马上处理的事，都可以放到明天再做，因此我现在可以自由自在地写稿，也很肯定这是现在唯一需要做的事情。这种安心、肯定的感觉，是我採用「结构」的原因之一，所以我说自己是个「结构师」（struktör）。
对我来说，结构让我感到安心自在，不再疑心焦虑、有罪恶感。知道自己的大事小事都井井有条，不再拖延落后，让我能够享受工作，不再担心烦恼。
我非常肯定这时不会有人来打扰，因为我把电话和电邮信箱都关了，连办公室的门也关着。此外，由于我好奇心很强，喜欢东逛西瞧，所以现在也没有上网，才不会因为脸书、推特、部落格或其他网页而轻易分心。
我了解自己，我喜欢检查、核对各种大大小小的事情，所以我会先把自己要做的事情汇整成待办清单，再一一执行、查核。按表操课需要纪律，虽然我也不是什么严守纪律的人，但是如果想建立更好、更有利的新习惯的话，已经决定的事情就一定要做到。严守既定计画至少可以把自己的想法付诸实现，然后进行评估和检讨。
我办公室的天花板空空荡荡，只有19 世纪留下来的灰泥壁饰，可能也是因为这个原因吧。我在思考、反省、想事情的时候，最喜欢抬头看着天花板。这是个很自由的空间，而且我发现只要盯着天花板就不会分心或胡思乱想。那上面没有什么视觉影像会吸引我的注意力，让我可以全神贯注地完成思考。专心做一件事，当然效率就最好，这也是为什么我的桌子一向保持干净，周遭环境也一定要打理整齐，尽可能杜绝杂乱。
即使这个世界越来越数位化，工作的时候还是会用到许多实体文件，所以我必须採用结构化的方法来储存这些文件、笔记和印刷品，既不能随意散置眼前，但也要容易找到。
几年前，我就把活页夹全扔了，因为老是看到文件夹、纸张零散在桌子上或书柜夹层里，让我觉得心好累。现在，我用一组在二手家具店买的雷明顿兰德（Remington Rand）
档案柜，把所有文件档案挂在里面。
那个20 世纪的老旧档案柜运到办公室后，我用强力清洁剂洗刷一番，柜上黄铜配件也擦得闪闪发亮。柜子的四层抽屉仍是结实耐用，拉开的声音听来就像是即将到站的特快
车，砰一声之后才会完全停下来。跟这个老柜子在一起，我觉得自己像是在1940 年代的黑白电影中，那些坐在阴暗的办公室里，狂抽菸、勐喝酒的私家侦探。
这个柜子就是我唯一用来储放纸张文件的地方，不过随着时代进步，纸本文件可说是越来越少了。我桌上也保持净空，所以工作空间很大，要是我需要其他资料，档案柜里的文件也都有，很多文件我会先扫描成数位档，储存在电脑里。这种空间上的宽敞感让我更容易专注眼前任务和工作，心神集中不会被分散，也不会像过去那么紧张，常常感受到压力。
对我来说，结构的概念向来代表美好的经验和感觉。这一生中，我有许多事想做、想体验，而透过结构来安排工作，正是以一种积极且有利的方式让期待化为可能，我知道自己未来希望过何种生活，也希望用一切方式去体验人生，但光靠长期努力工作很难达成我想要的生活。
没人知道自己可以活多久，而这正是为什么我热爱现在的生活，享受当下，我希望能好好把握跟家人─我的妻子、我的孩子─在一起的宝贵时间。结构化能应付生活中不喜欢却不得不做的事，因此我获得更多时间来做自己想做的事，去做真正能激励我的工作，强化自我发展、培养技能，而不必一直被绑死在例行工作上。结构让我确定当下的工作，正是此时应该要做的正事。
有些人不了解「结构」的概念，以为这是种刚硬严肃、吹毛求疵、官僚僵化、无聊沉闷或限制拘束的概念。但我认为，结构并不沉闷，而是让事情变简单的方法。有些人会批评我提供的祕诀、工具和方法「不够高深」，有点「太简单」。的确是很简单没错，就我来看，结构化就是让生活可以更简单也更顺利的捷径。我提供的结构技巧简单易懂，实际应用起来也很容易，而且许多不同类型的人都可以使用。
我很高兴自己身为「结构师」，也乐于协助他人改善他们的生活结构。结构之美在于就算是最简单、最细微的变化，往往都能对生产力带来巨大影响，更不用说它对情绪和精神方面也会带来更美好的效应。我希望你在这本书里至少能找到一样让生活更顺利也更简单的好方法。
图书试读
不要含煳抽象，具体写下任务
几年前，我帮一位服装界的企业家进行个人生活和工作方面的结构化改造。她以前曾经担任助产士，我们谈到待办事项时，她告诉我一件以前发生的事。
有一次，某个准妈妈的肚皮上出现奇怪的疹子，我的客户心想「这要注意一下」，就在便利贴写下「重要！肚子！」然后贴在准妈妈病历卡上。
几天后，她在桌上一堆档案里发现这张病历卡。从她写下那张便利贴以后，她又看了许多别的患者，结果她已经想不起来那张便利贴到底在说什么。大家应该都能猜想得到，她的工作可是会看到不少人的肚皮。
用动词写下细节，集中在一起
昨天，你已经把想到的待办事项收罗到同一个地方， 也选好可汇整这些任务的工具。
今天，要把你的任务输入到你选择的工具里。
人家说「魔鬼就藏在细节里」，对于制定待办事项的确是如此。要是你对任务的描述太过空泛，最后还是要靠大脑记住详细资讯和各种步骤才能完成，也才能和记录清单核对得上。
执行任务的第一步骤好像简单到不必写出来。不过要是没写第一步，光是写明之后的步骤，你还是不知道该怎么开始。
有时你可能觉得写出完整句子太费事，结果记下来的任务指示变得零零落落含煳不清，虽然这样一开始也许可以节省时间，但经过一段时间后可能连自己都看不懂。
不要落入含煳抽象的陷阱，一定要具体且完整地详细记下。记下细节，你才可以一次做完，或者至少在一天内完成。
如果必须先做完第一部分才能继续第二部分的事情， 就要把两个步骤分成两个任务标示。这样做，你的待办事项增加了，要花更多时间记下这些指示，但你的待办清单却更加可靠而完整。你不必再靠大脑记忆那些没有写在清单上的任务步骤和不能疏忽的细节。
用户评价
我一直是个习惯性拖延和容易被小事打断的人，导致很多重要的事情总是被搁置，或者在最后一刻仓促完成，结果就是各种焦躁和后悔。这本书的出现，就像为我量身打造的“解决方案”。作者没有空谈理论，而是用非常务实的视角，将“结构力”这个概念，巧妙地运用到日常的“待办清单”管理中。我以前认为待办清单只是一个简单的记录工具，但这本书让我明白，它更像是一种“思维框架”，一种帮助我们构建清晰逻辑、优化决策的利器。她教会我如何将繁杂的任务分解成可执行的小步骤，如何根据优先级进行排序，以及如何在执行过程中保持专注。最重要的是，这本书让我认识到，所谓的“心烦”和“忙乱”，很多时候都源于内在结构的缺失。通过学习和实践书中的方法，我发现自己能够更从容地应对突发情况，更有效地管理时间，而且那种长久以来的“不确定感”和“压力感”也得到了极大的缓解。现在，我对待办清单的态度已经发生了翻天覆地的变化，它不再是让我感到压力的负担，而是让我充满信心的工具，帮助我一步步地实现目标。
评分在读这本书之前，我一直觉得自己是一个“多任务处理”的高手，但实际上，我只是在“多线作战”中不断消耗自己。那种表面上的忙碌，并没有带来真正的成就感，反而让我的内心充满了疲惫和焦虑。这本书就像一股清流，让我重新认识了“效率”的真正含义。作者不仅仅是在教你如何列清单，更是在教你如何构建一个能够支持你高效运转的“内部结构”。她将“结构力”这一概念，与我们日常生活中最常见的“待办清单”结合起来，这让我感到耳目一新。我开始意识到，过去我之所以总是在忙乱中打转，并不是因为任务太多，而是因为我没有一个清晰的“结构”来引导我。书中的方法论非常系统，而且易于实践。我尝试着运用书中的技巧来规划我的工作和生活，结果发现，以前那些让我头疼不已的事情，现在变得井井有条。而且，最令我惊喜的是，随着“结构力”的提升，我的情绪也变得更加稳定，不再容易因为一点小事而心烦意乱。这本书真的让我从“疲于奔命”的状态，蜕变成了“游刃有余”的自己。
评分坦白说，我拿到这本书之前，对“结构训练师”这个职业没什么概念，以为会是那种很专业的、偏向体育或康复的领域。没想到，这本书竟然是以结构力的视角来解读我们日常生活中那些令人头疼的“忙乱”和“心烦”。作者用非常生动形象的比喻，将抽象的“结构力”概念化，让我这种完全没有接触过相关知识的人也能轻松理解。她把我们的大脑比作一个需要良好“结构”来运作的系统，当这个系统混乱无序时，就会出现效率低下、情绪失控等问题。而“待办清单”，在我看来，一直以来都是一个“鸡肋”般的存在——想用，但用不好；不用，又担心遗漏。这本书彻底颠覆了我对待办清单的认知。它不是简单地让你列出要做的所有事情，而是教你如何构建一个清晰、高效的“待办清单系统”，让你能够有条不紊地处理信息，化解压力。我特别喜欢书中关于“可视化”和“情绪管理”的部分，它不仅关注了任务的执行，更关注了执行过程中的心理状态。现在，我不再是那个被待办事项追着跑的人，而是开始掌握主动权，能够有意识地去管理自己的时间和精力，让每一天都变得更加从容和高效。
评分这本书对我来说，更像是一本“生活说明书”，一本关于如何摆脱“瞎忙”状态的实用指南。我一直以为自己就是个天生容易焦虑、做事没条理的人，直到我读了这本书，才知道原来很多问题是可以被“结构化”解决的。作者的文字很有力量，但又不失温度，她没有站在高高在上的角度指责读者，而是用一种“我们一起面对”的姿态，一步步地引导读者找到问题的根源，并提供切实可行的解决方案。我之前尝试过很多时间管理的方法，但总觉得要么太复杂，要么不够持久。这本书的独特之处在于，它将“结构力”这样一个看似宏大的概念，巧妙地融入到了我们最熟悉不过的“待办清单”中。它让我明白，混乱和心烦并非不可改变，关键在于我们是否掌握了正确的“结构”。书中的案例分析也十分精彩，让我看到了不同人在运用书中方法后所取得的积极改变，这给了我极大的信心。现在，我能够更冷静地面对工作中的挑战，更清晰地规划生活中的每一天，那种“事半功倍”的感觉，真的非常令人愉悦，也让我对未来充满了期待。
评分一直以来，我都觉得自己是个“空中飞人”，每天都在各种任务之间疲于奔命，脑子里永远有件没做完的事，一看到待办清单就头疼，总觉得列得越多，压力越大，事情反而越做不好。这本书的出现，简直像是一道曙光。我原本以为所谓的“结构力”听起来会很枯燥，像是某种学术理论，但作者的讲解非常接地气，一点也不生硬。她把我日常生活中遇到的那些“忙乱”“心烦”的情境，比如同时处理工作和家庭事务，或者面对一大堆琐碎但必须完成的事情时，都描绘得特别精准。读着读着，我仿佛看到了自己过去的影子，那种无力感和焦躁感，以前只能默默承受，现在却有了被理解和被指引的感觉。书里提到的“待办清单”不再是让我感到压力的“任务山”，而是变成了一种可以被有效利用的工具。我开始尝试书中介绍的那些方法，比如如何分解任务、如何优先级排序，还有如何为不同的任务分配合适的时间。虽然刚开始有点不适应，但很快就体会到了那种“事半功倍”的乐趣。以前觉得不可能完成的事情，现在似乎有了清晰的路径，而且最重要的是，那种因为事情做不完而产生的内耗和焦虑感，也一点点地减轻了。这本书真的改变了我看待待办清单的方式，也让我开始重新审视自己的工作和生活节奏。
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