秘书助理工作是企业主管及部门不可或缺的角色，举凡文书行政、档案管理、会议筹备安排、访客接待、电话与沟通技巧、行程及公务旅行安排、公共关系、电脑操作、人际沟通等工作都是其工作范围。虽然由于电脑的功能减少了人力作业的时间，增加了通讯的便利，提升了秘书助理的工作效率，使得许多秘书的功能有所调整，职称也从秘书变成了行政助理。但是办公室行政工作总是要有适当的人员负责，本书设计了秘书与助理完整教学课程，同时也提供从事秘书助理及相关工作者一本值得参考的工具书籍。

作者简介

徐筑琴

　　现任∕真理大学观光数位知识学系兼任副教授

　　曾任∕淡水工商管理学院讲师、副教授

　　兼任∕
　　校长室秘书
　　商业文书科主任
　　董事会执行秘书

序　  i
 
第一章　秘书的历史与类型　 1
第一节　欧美秘书之历史　 2
第二节　中国秘书之历史　 3
第三节　秘书之定义　 5
第四节　秘书之类型　 6
第五节　社会形态之影响　 9
第六节　秘书教育与训练　 11

第二章　秘书工作的意义　 27
第一节　秘书的功能　 28
第二节　秘书的业务范围　 30
第三节　秘书工作的内容　 33
第四节　优秀秘书的条件　 38
第五节　秘书工作未来之展望　 43
第六节　女性主管地位的提升　 47
第七节　秘书生涯规画与转职方向　 48
第八节　虚拟助理形成　 56
第九节　  e  世纪秘书　 58

第三章　文书行政工作　 65
第一节　信件处理　 66
第二节　公文处理　 69
第三节　公文、公告、通知、通报的制作　 75
第四节　新闻发布　 83
第五节　报告书写　 85
第六节　剪报整理　 86
第七节　英文函件处理　 87
第八节　信封写法、信函折法　 91
第九节　传真机及电子邮件的使用　 96
第十节　参考资料　 99
 
第四章　档案及资料管理　 105
第一节　档案管理之意义　 106
第二节　档案之种类　 106
第三节　档案管理的制度　 107
第四节　档案管理的重要与功用　 109
第五节　档案处理的步骤　 113
第六节　档案管理的原则　 117
第七节　西文档案管理　 132
第八节　电脑与文书管理　 143
第九节　文档保存年限　 143
第十节　企业资料存档的范围　 144
第十一节　档案管理的态度　 145
第十二节　秘书与档案管理　 146

第五章　会议筹备安排与管理　 149
第一节　会议的意义和目的　 150
第二节　会议性质　 152
第三节　会议地点　 155
第四节　会议通知　 157
第五节　会议通知、议程、提案单的制作　 158
第六节　会议的准备事项　 166
第七节　会议后的工作　 176
第八节　会议时秘书的工作　 177
第九节　会议记录工作　 179
第十节　会议管理注意事项　 188

第六章　访客安排、接待与礼仪　 193
第一节　主管约会之安排　 194
第二节　访客之类型与接待　 197
第三节　访客接待的礼仪　 203
第四节　介绍的礼仪　 209

第七章　秘书的礼仪修养　 213
第一节　办公室礼仪　 214
第二节　生活礼仪修养　 217
第三节　公共场所的礼仪　 228
第四节　秘书行政工作有关礼仪事项　 232

第八章　电话的使用与礼节　 249
第一节　电话礼节的重要　 250
第二节　接听电话的礼节与注意事项　 250
第三节　打电话时的礼节与注意事项　 253
第四节　电话留言条的使用　 255
第五节　主管电话之处理　 258
第六节　秘书可以处理的电话　 259
第七节　困扰电话的处理　 260
第八节　行动电话的礼节　 261
第九节　中文电话良言美语　 262
第十节　英文常用电话用语　 263

第九章　主管公务旅行安排与管理　 273
第一节　了解主管之意向　 274
第二节　旅行时准备携带之参考资料　 278
第三节　预订机票及预约旅馆　 278
第四节　旅行应备物品　 280
第五节　国外公务旅行　 282
第六节　编排行程表　 284
第七节　旅费申请　 285
第八节　旅行返回后处理事项　 285

第十章　办公室行政管理　 287
第一节　办公室行政管理意义　 288
第二节　办公室管理功能　 288
第三节　秘书与办公室管理　 291
第四节　办公处所的管理　 293
第五节　办公用具之订购与请领　 297
第六节　时间的管理　 298

第十一章　秘书的人际关系与说话技巧　 305
第一节　人际关系的重要　 306
第二节　秘书与沟通　 306
第三节　秘书的人际关系　 307
第四节　说话的技巧　 311
第五节　秘书工作说话的要求　 312
第六节　演讲技巧　 315

第十二章　公共关系　 317
第一节　公共关系概说　 318
第二节　公共关系之定义　 319
第三节　公共关系部门的工作　 320
第四节　企业界的公共关系　 323
第五节　记者访问、记者招待会、酒会　 330
第六节　企业发言人　 333
第七节　危机管理　 335
第八节　秘书与公共关系　 338

第十三章　简报制作与简报技巧　 341
第一节　简报的意义　 342
第二节　简报沟通的过程　 342
第三节　简报制作的步骤　 343
第四节　媒体辅助电子简报　 344
第五节　简报的结构　 345
第六节　简报场地实务　 346
第七节　临场表现　 347
第八节　简报软体的使用　 350
第九节　经验之谈　 350
第十节　参考资料　 352

第十四章　谋职准备与面试礼仪　 355
第一节　确定工作目标　 356
第二节　探讨工作市场之需要　 358
第三节　申请工作准备事项　 362
第四节　面谈准备　 371
第五节　工作与升迁　 372
第六节　求职面试礼仪　 376
第七节　面试参考问题　 380

参考书目　 383