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原文作者： WAKABAYASHI MASAKI

　　你是不是每天一边用电脑工作着，一边又想确认邮件而不断频繁地中断手边的工作呢？
　　因为回覆了很多邮件而觉得自己做了很多工作就此感到满足？
　　其实这都是你的错觉，你得到了「强迫收信症」！！

　　根据麦肯钖管理谘询公司2012年发布的一项调查结果显示，近八成的上班族都有「强迫收信症候群」的倾向！！

　　上班族平均一天约有四分之一的上班时间是花费在处理信件上。

　　太频繁地审视邮件只会不停打断自己原本应该持续工作的专注力而已。在讲求高效率和成果的时代，工作成效是否良好已被作为评价一个人的标准，如何在严峻的工作环境中，以及人才辈出的状态下，为自己找出优势，已经是势在必行了，透过本书的解说，可以了解到要做的改变不多，学会整理整顿、设定工作时间、订立计画表和里程标…等，或许有些部份听来是老调重弹，但确实能提高工作效率却是不容怀疑的。

　　你认为是好的「效率」，其实对工作毫无益处。正确的是：
　　✔不要立刻回信，邮件一天处理两次就OK！
　　✔近九成的邮件都是可以删除的东西！
　　✔一天之内只要能完成三件工作就好！
　　✔工作再紧急，欲速则不达！
　　✔开会应多花点时间做会前准备及后续作业！
　　✔企划案以既有的发想做组合才是王道！

　　抛弃既有的主观意识，
　　尝试着从不同角度去思考吧！自己也能简单去实践！

本书特色

　　(1) 作者根据自身经验、以及经过多数人的肯定能提升效率的方法，针对上班族最常犯的毛病，提出改善对策，用辞诚恳实在、极具说服力。

　　(2) 只要掌握「整理、整顿、管理」，工作也能轻松达成，让上司刮目相看。

　　(3) 每章主题清楚明确，并利用表格打勾确认的方式一一检视改善状况，自己就能简单实践。

作者简介

若林雅树（WAKABAYASHI  MASAKI）

　　提升工作生产性的专业顾问

　　1983年出生于广岛县。早稻田大学理工学院经营系统工学科毕业后，进入Intelligence, Ltd.的人事部门工作。工作第三年时提出了针对全公司员工的研讨会企划，目的在于提高工作生产力；第四年时以讲师身分对1000人开起了研讨会。第五年担任全公司工作时间管理计画的经理人，成功帮助13000人降低了工作时数。在这之后创建名为prostandard的股份有限公司。公司设立1年之内，从大型网际网路服务公司及大型铁路公司开始，各行各业纷纷导入其研讨会。针对个人的研习训练也得到100%的高度满意度，从此便积极展开传授提高现场生产力的方法。

　　关于本书的感想和意见请来信：info@prostandard.co.jp

译者简介

吴芷璇

　　从小深受日本语言及文化影响，对于日文字里行间暧昧的表达方式又爱又恨，却又无法抵挡语言转换间的乐趣。目前朝专职翻译努力中。

序言
第一章　不要立即回覆Email！
01上班族每天的勤务时间，处理邮件约占四分之一
约八成的人患有『强迫收信症后群』！
『强迫收信症候群』存在的问题
处理邮件不会提升工作成效
02 确认邮件的工作应限制在一天两次
一天两次，上班电脑开机后和下班电脑关机前
就一星期，试着限制在一天两次吧
细分处理邮件的相关作业，学习提高效率的技巧
03 收信夹里的信件，基本上都该删除！
收件夹里只留下必要信件
不删除邮件的坏处是？
半年前的信件就是删除首选
04以不需滑动页面为原则新增资料夹
每一层级的资料夹以十个为限
将资料夹标号，依照使用频率排序
05活用常用字登录功能及快捷键，五秒钟完成回信！
要是被人看到在处理邮件会觉得很难为情！？
活用常用字登录功能，增加写信效率
运用快捷键，缩短作业时间
06 『要件是甚么？』在信件主旨处就说明白
无法让人在五秒内理解内容的信件，是偷走对方时间的小偷！
写邮件本文时需注意的要点

第二章  做好资料整理
01 不整理桌脚下的人，资料也会不知去向
居然如此浪费！每天找东西的时间加总起来竟然意外的多！
不整理脚边资料的人，资料管理也很随便！
不论桌子底下或是电脑档案，只要五分钟就能搞定
02 九成的资料都该狠下心丢掉！
终极目标—丢掉九成的资料档案！
首先从办公桌的桌面开始练习整理整顿
电脑桌面整理，善用捷径功能
抽屉柜的整理要领—从经常使用的东西开始，依序从最容易拿到手的地方放入。
03 安置物品的原则—随手可得、容易发现的范围
经常使用的物品要放置在伸手能及的地方
将资料依照使用频率摆放，并加上索引标签
04 公司总动员—利用整理整顿作战计画,让全员动起来
让整理整顿成为公司内的例行活动
每週维护五分钟,东西不再增加
05 搜索引擎—活用一个就够
常用网页，一键到位
汰换电脑时记得要转移『我的最爱』档案
选用一个检索引擎，并熟用它

第三章  工作禁忌，一心二用
01 五分钟内完成工作
五分钟内能搞定的工作，秒杀处理
要是延宕了五分钟内可完成的工作，会破坏所有平衡
需要五分钟以上才能完成的工作，决定好时间之后再做处理
至少这50种工作要在五分钟内解决！
02 把不喜欢的工作拖延，将严重影响其他工作！
若是拖延讨厌的工作只会更觉得讨厌
以奖励作战提升集中力
03要是抱到一颗未爆弹，先昭告天下再作处理
先给自己压力再处理炸弹（工作）
发表宣言，自然就有贵人出现
防止爆弹爆炸的方法—事前周详计画即工作行程管理
04 一天中要完成的工作只要有三项就可以
工作无法全部做完也没关系
如何选择该完成的三项工作
不要被急件耍的团团转！
将挑选出来的三件工作当成是自己的心律调整器
05 减少中断工作的次数，分辨好事情处理的优先顺位
每当工作有所中断，效率就会瞬间归零
中断的次数越多，发挥的效率就越糟
优先顺位较高的工作上所花费的20%的时间，就能产生80%的工作成效

第四章  不要立即着手工作！
01 「浪费时间！拒排计画病。」摆脱塞满行程的老毛病！
遇到危机时要谨记『欲速则不达』
计画内容需由目的地(GOAL)推算
全面性的计画完成了之后，就从排定一天的时间表开始！
『排定时间表』不是主要目的
02 用『一张A3纸』，清楚整理所有进程
让零碎的工作看起来一目了然
无法在预定内完成的工作就顺延到下一週处理
03 安排绝对无法取消的预定来决定截止时间
决定一天的下班时间
安排一个无法取消的预定，能唤出意想不到的能力极限
04 以15分钟为单位估算各个工作所需要的时间
工作能力强的人能准确估算出作业时间
训练生理时钟每15分钟计算
工作量太大应适时寻求协助
05 从最重要的工作开始处理
优先处理最不能失误的工作
与工作影响范围内的相关人士讨论重要程度来决定优先顺序
遇到瓶颈不逃避，小心谨慎度难关
06确保劳动时数，提高效率
劳动时间，准劳动时间，非劳动时间有哪里不同呢？
彻底清除非劳动时间，增加劳动时间的密集度

第五章  不要随便进行会议！
01 确立会议目的，思考开会目标
具体指出会议目标
与开会目的不相符的会议，形同虚设
02 从终点往回推算制作议程表
在前往会议目标的道路上设置里程碑
能使会议顺利进行的议程表
按照议程表进行是否就能达到目标
03 选出必须参与的人员
选出需要参与议程的人员
选定重要参与人员
04 整理出会议主题的讨论重点
整理出可能会持反对意见的人
事前准备针对反对意见的回答
因应需求修改议程表
05 借由会议确实达成目标
会议开始前确定所有参加者都了解开会目的
让会议顺利进行的三项要点
06 共享会议记录
明确写出『决议事项』『下一步行动』『检讨事项』
会议记录最晚要在隔天完成
07 如何顺利进行下一步行动
如果没有催促，对方就不会有所行动
最后期限前安插一个阶段性期限
将该做的事情做好，会议自然能顺利进行

第六章  企划不是无中生有
01 寻找企划书范本
大部分的企划书都是由既有的想法组合而来
能从范例中拿来使用的方法就全部吸收
02 收集三件不同结论的实例
引用别家公司的实例做比较，提升企划案品质
03 不要陷在企划陷阱的泥沼里
企划案是否有考虑到顾客群？
企划案是否有附加价值
是否只因为企划案通过就感到满足了？
04 思考所有企划案可能会带来的效果
一份成功的企划，可以解决顾客的问题
问题与解决方法都藏在客人心中
05 引导出企划案的独创性
具有独创性的企划会是一份优良的企划书
比顾客早半步的企划恰到好处
能够得到顾客认同的企划非常了不得！
后记
末尾附录1…提升工作效率确认表（综合版）
末尾附录2…依照工作内容分类的提升生产力确认表（执行前・执行后）
参考文献／资料

约八成的人患有『强迫收信症后群』！
 
✔上班族每天的勤务时间，邮件处理约占四分之一
 
根据一项令人感到惊讶的调查报告显示，「上班族花在处理邮件上的时间，平均一天约为2.25小时。」这项调查结果，是由管理谘询公司—麦肯钖公司所发表。(发表时间为2012年7月)。虽然这项调查并非在日本国内取样做成的，但与笔者我本身每天所观察及感受到的大略相同，故在此引用。
 
以平均一天工作时间8小时计算，2.25小时相当于占工作时间的28%。也就是说，「上班族每天约有四分之一的工作时间是花费在处理信件上」，要下此结论也不为过。
 
但是，就算耗费这么多的时间处理完信件，也不代表工作量就会有所减少。
 
因为，上班族的主要业务并非信件处理。
 
所谓的电子邮件，多半是公司对内部和对外进行通知与报告，或是调整工作细节时，用来传递讯息的工具。因此，发送完邮件并不代表就能达成工作成效与工作目标。电子邮件说穿了就只是一个『手段』、一种『工具』罢了。
 
你是否也曾因为回覆了很多邮件而觉得自己做了很多工作就此感到满足呢？
 
可惜的是，这一切都是你的错觉。
 
✔近八成的人有「强迫收信症候群」的倾向
 
在前一个章节虽然提到，「上班族每天约有四分之一的上班时间是花费在处理信件上」。事实上，可能有人花费比这还要更多的时间在处理邮件。你是否也经常将邮件收信软体(Outlook等邮件收发系统)开着一整天呢？
 
一边用电脑工作着，一边又想确认邮件而不断频繁地中断手边的工作，这样的情况应该经常遇到吧？或许因为已经养成习惯而觉得这是件理所当然的事情，但这正是典型的强迫收信症候群。
 
根据商业邮件文书教育专门的「I-Communication」所作的调查显示，确认邮件的频率以「立即处理」佔33%最多，其次是「一天十次以上」佔23%，以及「一天四至九次」同为23%并列。(调查年度：2013年，调查对象：工作上有使用邮件的1529人)。
 
也就是说，将近八成的人极为频繁地在确认邮件。在我们公司所进行的企业研讨会上，讲师们会到各个置办研讨会的公司拜访，协助各受训者检讨工作进行的方式。在现场默默地观察就会发现，三十分钟内查看信箱十次以上的人不在少数。

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