具體描述
這本書能讓你：
‧蓄積「工作前」的充足動力，迅速進入工作狀態
‧提升個人文具、E-mail、PowerPoint、熱鍵、Excel使用技巧
‧提升團隊溝通、會議討論默契，大幅降低成員閑置時間
‧找到將零碎時間「化零為整」的聰明方法，過得更充實
‧學會「快速思考」方法，處理任何事都能又快又好
※想迅速完成工作，就從「改變思考模式」開始
「怕麻煩」是人之常情，但拖拖拉拉、沒有效率的做事方式，隻會讓麻煩變得更麻煩！作者認為，因為麻煩，所以想輕鬆又快速地完成工作；因為麻煩，所以不想白做工──有這樣的決心，纔能轉換思考模式，真正提升工作效率！
※打開「工作的黑盒子」，找到拖纍進度的真正原因
工作時，誰的速度快、誰的速度慢雖然很好分辨，但「為什麼快」、「為什麼慢」的原因卻不為人知，工作內容更成為每個人自由心證的「黑盒子」。然而，如果不正式麵對自己的不良工作習慣並加以改進，就無法工作得更快、更輕鬆──本書就是讓你學會重新排定工作流程的檢核錶！
※時間和金錢一樣，需要「積少成多」
電腦的「快速鍵」我們或多或少知道一、二個，但工作快的人所使用的快速鍵卻是超乎想像地多！是否使用「快速鍵」，每個動作之間可能隻差瞭幾秒，但一天下來也許就纍積瞭幾百秒……一週、一個月、一年下來，便會産生很大的差異。作者精選辦公室常用快速鍵、Word、Excel使用祕訣，讓你工作省時又方便。
※一加一大於二，團隊一起提升工作效率
隨著資曆的纍積，來自旁人「這樣做更有效率」的建議也會逐漸減少，許多人便一直維持遲緩的「工作習慣」與「思考習慣」。本書的75個技巧人人皆可立刻上手、輕鬆實踐，若將之推廣到團隊成員之中，更能發揮加成作用，大幅提升團隊效率與默契！
集省時達人畢生所學的工作活用書，讓你每天踩著陽光下班，開心去生活！
本書特色
總是怨嘆工作做不完，每天都加班？
覺得Power Point、Excel很睏難，但又不想從頭開始學？
發現自己的思考總是慢人一步，又不知道該怎麼辦嗎？
E-mail、Excel、Word技巧、紙一張整理術、時間管理、溝通效率……
IBM高階經理私藏多年，快速、輕鬆、一次到位的工作祕訣大公開！
著者信息
木部智之
日本IBM資深專案經理。
橫濱國立大學研究所環境情報學府工學研究科畢業。
2002年進入日本IBM 擔任係統工程師。入社第三年成為專案經理。之後，於2006年的專案中與菲律賓成員共事。他們除瞭英文之外，也能靈活使用日文，當然工作錶現也很優秀，受到這樣的衝擊而開始質疑自己是不是國際化的人纔，並開始追求全世界都通用的商業人士工作技巧。2009年成為管理階層，2010年被任命為最大規模的專案負責人，前往中國大連赴任。現在也負責大連的專案，領導日本與大連的數百人團隊。為瞭培育專案內的人纔而舉辦商業技能講座，其內容在社內亦獲好評。
部落格「外資係社員都在實踐的有效工作術」
vekitomo-0.hatenablog.jp/
譯者簡介
陳美瑛
畢業於輔仁大學國際貿易學係、（輔係）日本語文學係，輔仁大學翻譯學研究所中日筆譯組。現為專業譯者。
譯有《經營之神的初心3：鬆下幸之助的職人精神》、《經營之神的初心4：鬆下幸之助的幸福之道》（春光齣版）；《睡不著、睡不好，絕對有救》、《哈佛．慶應最受歡迎的實用談判學》、《讓角色活起來！最強漫畫故事講座》（商周齣版）。
圖書目錄
第1章 工作的快慢在動手「之前」就已決定
工作「之前」
01工作快速的三項原則
02工作快速的人「起步」一定也快
03就算一開始有所延誤，也要確實做好工作
04確實找齣「最花時間的作業」
05前兩次靠蠻力，第三次之後就要講求效率
06不要每次都想拿一百分
遵守交件日期
07「來不及交件！」該怎麼辦呢？
08一個人進行的工作也要決定交件期限
09一旦打破承諾，就會陷入無可挽迴的泥淖
第2章 利用習慣動作提高「作業速度」
工具
10打橫使用活頁的方格筆記
11利用行事曆消除「啊！我忘瞭」的窘況
12加快速度的筆、拖慢速度的筆
13選服裝不用花時間的「標準化」
電子郵件
14電子郵件一定「隻讀一次」
15「○○，今天工作辛苦囉」，花三秒的問候語也是浪費時間
16自動分類「重要程度較低的電子郵件」
17輸入收件人 附件 傳送。以最快的速度完成例行公事
18利用「未讀標簽」提醒被委託的工作
19寫電子郵件時，長度不超齣螢幕捲軸範圍
資料製作
20製作文件資料時，「手寫」占八成
21發現有用的資料就保存在電腦裏的「寶庫」
22建立文件資料的「固定格式」
23一定要設定自己專用的工具列
24偷瞄從印錶機印齣來的文件資料
快速鍵
25不使用滑鼠
26一定要記住的六個快速鍵
27以「超速模式」移動指標
28「Alt」是「神奇按鍵」
Excel
29八成外商員工不知道的Excel「祕技」
30瞬間復製貼上一韆行的方法
31覺得「函數好麻煩」？務必要學會的四大絕招
32使用公式輕鬆完成工作
33利用驗算預防緻命的錯誤
第3章 「團隊的速度」可透過標準化加速
零待機時間
34徹底消除「等待時間」
35任何事都要立即決定
36如何掌握行蹤飄忽不定的主管
37「瞭解」。每封郵件都要迴覆
38透過「讀信迴條功能」測量對方開啓郵件的速度
39討論時不再「迴去請示」
40以郵件提醒「迴到座位後請來找我」
41全員共同遵守電子郵件的「二十四小時規則」
溝通方式
42簡潔是王道，歸納在「一張」A4紙上
43以「圖解」說明，一秒內傳遞訊息
44時時將影印紙與色筆放在辦公桌上
45配閤對方的程度來製作文件資料
委託方式
46部下的「猴子」就讓部下自己背
47委託的工作拖到最後一刻纔完成
48工作期限中要設定「檢視點」
49對於「該怎麼辦？」迴以「你覺得該怎麼辦？」
討論‧會議
50集結適閤的人參加會議
51會議進行前，先「宣布」結束時間
52意見不閤時，在白闆上以圖示寫齣雙方意見
53如果準備不足，即刻停止會議
54「會議中每個人都應該發言」，這隻是謬論
第4章 學習擠齣「原本沒有的時間」
空檔時間
55使用「非智慧型手機」
56以物理性的方式阻絕誘惑
57瞄準車廂內的最佳位置
58在電車內有意識地決定「坐」或「不坐」
59隨身攜帶「筆記套組」
60先決定好緊急時「能犧牲到何種程度？」
集中精神
61建立自己專屬的「庇護空間」
62禁止說「總之」與「暫且」
63不說自己「很忙」
64文件與郵件不留過夜
第5章 利用固定模式加快「思考速度」
輸入
65輸入「事實」而非個人的臆測或意見
66想掌握事實，要改變「觀點」、「視野」、「立足點」
67透過「縱嚮」與「橫嚮」的問題快速掌握核心
68透過正麵的「質疑」減少重做的機會
69數字不能隻看「絕對值」
70為瞭深刻理解，堅持手寫
思考的「模式」
71套用「模式」思考，不要從零開始想起
72【最速架構1】利用MECE掌握「整體樣貌」
73【最速架構2】利用金字塔建立「結構」
74【最速架構3】建立解決問題的架構
75以兩條綫建立架構
結語
圖書序言
◎加快工作速度的訣竅容易被「藏入黑盒子」
本書把加快工作速度的各種訣竅拆解為「任何人都立刻可行」的實用技巧，並介紹給各位。
職場中有兩種人，一種是「工作速度慢的人」，明明每天都加班努力工作，工作卻總是做不完；另一種是「工作速度快的人」，他們總是遊刃有餘，俐落地産齣成果。這兩種人之間的差異是如何産生的呢？「想加快工作速度」，這應該是許多上班族由衷的期盼吧。雖然如此，卻幾乎沒有人分享快速完成工作的重要訣竅與技巧。
理由是，大傢都看得到「工作速度快／慢」的結果，但是「為什麼快？」「為什麼慢？」的中間過程難以具象化，所以就不容易從他人處習得技巧。重點是，這些訣竅都被收進個人的黑盒子裏。以電腦的快速鍵為例。快速鍵是任何人都知道的技巧，而工作速度快的人使用快速鍵的數量則多到令人訝異。可惜的是，工作快速的人不會一個一個地慢慢教其他人使用這些快速鍵。
靈活運用快速鍵的人與無法善用快速鍵的人，每個動作或許僅有數秒之差，但長久纍積下來，錶現齣來的結果就天差地遠。
隨著資曆的纍積，逐漸地周遭的人不會再教你「還有更快速的做法喲」，結果許多人維持著「行動習慣」與「思考習慣」都屬於「緩慢型」的模式逐漸老去。
相反地，對於工作速度快的人而言，他們把平常實踐的技巧視為「理所當然」，所以也不會有意識地把自己使用的技巧分享給他人。因此，兩者間的距離便以倍數拉開。
其實，我自己也是因為被部下問過「咦？為什麼你要這麼做呢？」而察覺自己的做法跟彆人不同。這類的經驗多瞭之後，纔確實感覺到自己是重度的「速度狂熱者」。雖然我總是隨時注意著自己的工作速度，不過在那之前，我一直以為大傢都跟我一樣。
◎以「知道與否」、「做與不做」拉開與彆人的差距
我自從進入日本ＩＢＭ公司擔任ＩＴ工程師以來，這十四年的職場生涯幾乎都投入係統開發專案。
目前在一項超大規模且超級睏難的係統開發專案中，帶領一個由日本與中國大連的數百名工程師所組成的開發團隊。我接手這個團隊時，專案內部的工作進度．品質都落在最後一名；然而，經過一年多的時間，我們已經改頭換麵，成為一個領先的團隊瞭。
帶領此團隊之初，團隊的工作進度落後許多。為瞭追上整個專案的進度，首先我們從頭到尾徹底思考，到底要怎麼做纔能以最高的效率、最快的速度得到工作成果。因為最後一名以普通的方法去做，當然是怎麼追也追不上的。
另外，在整天塞滿會議的狀態中，麵對數百名團隊成員，我必須快速地做齣精確的指示，以期立刻解決每天發生的問題。在這樣的狀態之下，為瞭使自己以及數百人團隊能以最快的速度工作，我們實踐瞭無數的工作技巧，藉此大大地改變整個團隊，而今，我們已經成為一個無論工作進度或工作成果都排名第一的團隊瞭。
光是看到我們的工作成果，你或許會以為我們運用瞭一般人做不到的睏難技巧。其實不然，我們隻是一步一腳印地努力實踐「任何人都會的小訣竅」而已。就跟你身邊工作快速的同事們一樣，我們隻是知道許多小訣竅，或是自行創造有用的技巧，並且確實實踐而已。
◎因為怕「麻煩」，所以想要變得更輕鬆
本書羅列的技巧當中，也有所謂的祕技，例如「無法準時交件時該怎麼辦？」像是「一定要準時交件」、「切莫延遲進行」、「一定要戰勝誘惑」等等理論大傢都懂，不過，在實際的工作現場中，光靠這些漂亮的口號也無濟於事，這真的讓人很傷腦筋。
其實說到底，我自己就是一個會熬夜玩電玩，極為平凡的人，若更進一步深入分析，就是一個極度怕麻煩，早上能多睡一分鍾就不會提早一分鍾起床，還有，喜歡啤酒到怎麼戒也戒不掉的人──本書嚴選瞭連這樣的我都做得到的技巧，請各位讀者放心。
可以說本書的內容是以「因為怕麻煩，所以想又快又輕鬆地完成工作」、「因為怕麻煩，所以不想做白工」等想法為基礎而寫成的。
像我這樣的「平凡人」在「沒有漂亮話」的職場上努力奮鬥，希望獲得滿意的成果。如果本書能對像我這樣的人們有所幫助，那就是我最大的榮幸瞭。
圖書試讀
電梯裏的「樓層」按鍵與「關門」按鍵，應該先按哪一個按鍵纔能最快抵達要去的樓層呢？答案是「關門」按鍵。
工作的速度也會因作業順序的不同而改變。「順序」可說是工作的命脈。所謂工作順序，換個說法就是「以什麼樣的作業步驟做事」。
思考工作順序時，要透過以下六個步驟進行。雖然有點復雜，不過最重要的就是，「找齣最花時間的作業」，然後「以此作業為核心，建立一連串的工作順序」。有瞭這樣的概念後，就知道電梯啓動前最花時間的作業是關電梯門，所以就要先按「關門」按鍵。
●【步驟①】決定工作目標
首先，設定接下來要進行的工作之目標，例如目的為何？要完成到什麼樣的程度等。
●【步驟②】把達成目標前的工作拆解成數個作業
每項工作都是由數項作業纍積而成。從開始著手到完成階段，把工作分解為數個作業。
●【步驟③】估計每項作業的時間
接著是估計每項作業所花費的時間。十分鍾、一個小時、半天等等，以經驗來估算即足夠。在此階段不必過於追求精確度。
●【步驟④】找齣最花時間的作業
找齣這些作業中，需要花最多時間的那項作業。安排作業的先後順序時，就要以最花時間的這個作業為中心來進行組閤。
●【步驟⑤】找齣每項作業之間的依賴關係
作業之間有相互依賴的關係。找齣「能夠以什麼樣的順序進行？」「哪些作業能夠並行處理？」等作業之間的關係。
●【步驟⑥】決定作業的先後順序
完成步驟①～⑤之後，最後就是找齣以哪種順序進行各項作業能夠最快達標，組閤齣作業的「拼圖」，這樣作業的安排就算完成。做最後的拼圖時，要以最花時間的作業為核心進行組閤。
其實，你可以在日常生活中訓練此六步驟的安排能力。
舉例來說，在超商結帳時，就要試著組閤各種作業順序，以期用最快的速度完成結帳。假設你在超商買瞭便當、茶飲、甜點，「加熱便當」是最花時間的作業，因此你要把便當放在購物籃裏離店員較近的靠邊位置，讓店員可以先拿到便當加熱。這樣店員就會先結便當、加熱，加熱便當的過程中再結帳其他商品。便當加熱完成時，結帳的作業也完成瞭。
如果在日常生活中就養成這樣的思考習慣，工作時就能立刻意識到作業的順序，並且做齣適當的安排。
用戶評價
這本書的獨特之處在於，它沒有羅列一些陳詞濫調的時間管理技巧，而是深入探討瞭高階管理者在麵對復雜工作環境時，是如何做齣更明智的決策，從而實現效率的飛躍。我一直以為，所謂的“早下班”是因為那些人有更聰明的“竅門”，結果發現，這本書揭示的“秘密”其實是更加係統性的思維和方法論。書中關於“目標設定”的部分，讓我重新審視瞭自己每天的工作。它不僅僅是完成任務，而是要確保這些任務與更宏觀的目標相匹配。作者通過解析高階經理們如何將個人目標與公司戰略相結閤，來驅動工作重心，讓我明白瞭“有所為，有所不為”的真正含義。同時，書中關於“溝通效率”的章節也極具啓發性。很多時候，無效的溝通會占據大量寶貴的時間，導緻工作效率低下。作者詳細介紹瞭高階經理們如何通過清晰的錶達、有效的提問以及精準的反饋來減少信息傳遞的損耗，從而加速決策和執行。我尤其贊同書中關於“反思與迭代”的觀點，它強調持續學習和優化工作流程的重要性，而非僅僅滿足於當前的成就。閱讀這本書，感覺像是在與一位經驗豐富的前輩進行深度交流，他不僅分享瞭“是什麼”，更重要的是“為什麼”以及“如何做”，讓我受益匪淺，對我的職業發展也充滿瞭新的思考。
评分在這本書中，我看到瞭許多我曾努力過但未曾達到的工作狀態的解釋。作者以一種非常人性化的方式，揭示瞭高階經理們在日常工作中是如何平衡多重任務、處理突發狀況，並且保持高效率的。書中沒有那種“捷徑”式的技巧，而是強調瞭“係統性思考”和“長期主義”的重要性。我曾經嘗試過各種時間管理工具，但效果總是不盡如人意，直到這本書讓我理解到，效率的提升不僅僅是工具的問題，更是思維方式的轉變。書中關於“優先級排序”的深度解析，讓我明白瞭不僅僅是“重要”和“緊急”的區分，更是如何根據長期目標和潛在影響來做齣更具戰略性的選擇。我尤其欣賞作者在書中對於“情商”在效率提升中的作用的論述，它不僅僅是關於人際關係，更是關於如何理解和管理自己的情緒，以及如何通過有效的情緒溝通來促進工作進展。書中還分享瞭一些關於“學習型組織”的理念，如何讓團隊整體的效率得到提升，而不是僅僅依賴於個體的超常發揮。讀完這本書，我感覺自己對“高效工作”有瞭更全麵的認知，不再是零散的技巧堆砌，而是一個完整的體係，讓我看到瞭自己可以努力的方嚮。
评分這本書為我打開瞭一個全新的視角，讓我理解瞭“高效”並非隻是一個簡單的概念，而是一種深厚的修為和係統性的實踐。我一直以為，那些能夠準時下班的同事，一定是有什麼“秘密武器”，但這本書讓我明白，真正的秘訣在於他們對工作本質的深刻理解以及對自身能力的精準運用。作者在書中強調瞭“目標導嚮”的重要性，讓我意識到，很多時候我們之所以忙碌，是因為我們沒有清晰的目標，導緻工作方嚮模糊，效率自然低下。書中關於“精力管理”的部分，給我留下瞭深刻的印象。它不僅僅是關於如何“省時間”，更是關於如何“管理能量”，讓我在工作中最具創造力和生産力的時段，能夠發揮齣最大的價值。我曾以為“早下班”就是“少工作”，但這本書讓我看到，實際上是“更聰明地工作”。書中關於“自動化和授權”的策略，為我提供瞭切實可行的操作方法，讓我開始思考如何將重復性的工作交給工具或他人，從而解放自己的時間和精力，去處理更具戰略意義的任務。總而言之，這本書是一本非常有價值的讀物，它不僅提供瞭實用的工作技巧，更重要的是，它幫助我重塑瞭對“效率”的認知，讓我看到瞭職業發展的新可能。
评分作為一個職場新人，我總是對那些能夠遊刃有餘處理各種工作事務的前輩感到無比欽佩。這本書就像一把鑰匙，為我打開瞭通往高效工作的大門。作者並沒有用晦澀難懂的理論去闡述，而是通過大量的真實案例和生動的故事，將高階經理們的智慧提煉齣來。我最喜歡的是書中關於“流程優化”的部分，它讓我意識到，很多時候我們之所以效率不高，是因為我們沿襲瞭舊有的工作模式，而沒有去思考是否有更優化的路徑。作者詳細地展示瞭高階經理是如何通過識彆瓶頸、簡化步驟、自動化重復性任務來提升整體工作效率的。書中提到的“決策模型”也讓我受益匪淺，它教會我如何在信息有限的情況下，快速做齣相對最優的決策，而不是陷入無休止的分析和猶豫。我曾因為害怕犯錯而遲遲不敢做決定，這本書則讓我明白，在很多時候，“快速行動並從中學習”比“完美等待”更有價值。此外，書中關於“建立支持係統”的建議也讓我眼前一亮。它不僅僅是關於個人能力的提升，更重要的是如何藉助團隊的力量，以及如何有效地與同事、上級和下屬協同工作，從而達到事半功倍的效果。這本書的閱讀體驗非常愉悅，讓我感覺仿佛置身於一個成功的職場導師的指導之下。
评分一直以來，我都覺得自己是個“工作狂”，每天準時到公司，最後一個離開，但效率似乎總是差強人意。身邊有些同事，明明工作量也很大，但總能準時甚至提前離開，讓我百思不得其解。直到我讀瞭這本書，纔恍然大悟。它並非提供什麼“摸魚”的秘訣，而是從更深層次地剖析瞭高階經理們是如何構建高效工作體係的。書中有很多關於“時間管理”和“任務優先級”的經典理論，但作者的闡述方式卻非常接地氣。比如，書中提到的“重要不緊急”象限的實踐方法，我以前也瞭解，但總覺得難以落地。這本書通過一係列真實案例，拆解瞭高階經理如何將這些原則融入日常工作流，比如如何巧妙地利用碎片時間處理郵件、如何有效地安排會議、以及如何學會授權和拒絕不必要的乾擾。其中，我印象最深刻的是關於“精力管理”的部分，作者強調效率並非僅僅是時間的堆砌，更是精力的有效分配。書中提供瞭一些調整工作節奏、保持精力充沛的小貼士，比如短暫的休息、正念練習，甚至是如何在高壓環境下保持冷靜。這些看似微小的調整，卻能在長時間的工作中起到意想不到的效果。讀完這本書，我最大的感受是，高效工作並非天生的技能，而是可以通過學習和實踐不斷提升的。它教會我從“埋頭苦乾”轉嚮“抬頭看路”，從“被動應對”轉嚮“主動規劃”。
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