为什么高明的人都用表格管理?:活用9张表格制作术,工作减少40%

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具体描述

上有老板交付的成山任务做不完?
下有忙翻的部属没空指派任务?
自己天天加班工作还是永远做不完?
 
  其实你和部属最容易遇到的现状是「专心工作的时间只有60%」,剩下的40%浪费在你没察觉到的工作环节上,因此天天加班工作还是永远做不完!

  主管不该跟部属一起瞎忙,建立高绩效团队前你得做好「部属的绩效管理」,抓住关键的工作,消灭浪费时间的业务,找回工作核心,来试试跟着日本现场管理大师大西农夫明运用表格聪明做好管理!

  本书用有趣的漫画和简单的图表,轻松学会实用的「超强管理表格制作术」,让每个项目具体化、运作更顺利,还能透过管理点准确的检核成效。你可以马上着手应用、简单就能快速学会,让你成为最具竞争力的厉害主管,带领最强的团队直达目标!
 
  七个重点工作减量不拖延,效率备增无人能挡
  ◆表格列得好,主管整合没烦恼
  ◆绘制工作分解图,随时捡视手边的工作是否和目标一致
  ◆设定管理点就能及早发现问题,打造零失误团队
  ◆工作改善原则可以大量减少工作,摆脱不该做的琐碎工作
  ◆不再有人累翻或装忙,表列工作清单让团队保持战力
  ◆「计画目标」与「实际执行」之间有落差,如何用工作分解图改善?
  ◆行动与目标想要保持连贯性,就用循环管理持续追踪让执行不掉漆
 
本书特色

  ‧一分钟看漫画学管理,快速找到工作卡卡的关键问题点
  ‧提供五种表格附录,分解工作一目了然,管理效率必定提升
  ‧独家提供拉页表格,一张掌握採购及业务部门运作项目,目标达成更简单!

著者信息

作者简介

大西农夫明


  现场管理大师。现任ADVANCE经营株式会社董事。

  曾任职神户PANTECH株式会社(现改名为神户制钢SOLUTION株式会社)。自1990年起,从事以制造业为主的谘询顾问工作。谘询指导的内容,包括提升生产力、建构品质系统、精实生产管理等,深获业界好评。
    
  他重新构筑「管理者的职务」,创造「管理点管理」的经营模式,建立一套从经营者、主管到一般员工都受用的管理循环体系。他提出的观点和方法适用于行政事务、生产制造等各个部门,有助于企业培育管理人才与强化管理能力,达到改善组织体质的效果。
    
  着作有《轻松学会5S管理实务》《工厂管理者让部门转亏为盈的技巧》。

译者简介

郭乃雯
 
  台北市人。高中毕业后,留学神户及东京四年,回国后曾于科技业担任专案管理师及业务。现为专职译者。译有《让人感动的人才》《我也能一小时看懂财报》《一张表格,工作少40%》《最简单的排毒法》《8个花钱的好习惯,我一辈子不缺钱》《主管的能耐是让员工愿意做不乐意的事》《抛开SOP,业绩就长红》《成功者的手感》《不想在公司升迁,你才会成功》《不要计画的人生,更容易成功》(以上皆为大乐文化出版)。

图书目录

折页:採购部门的工作,看这张就够了!
折页:业务部门的工作,看这张就够了!
一分钟用漫画学管理
前言  让你抓准全盘工作的关键
 
第1章 用表格就会知道,主管该做什么

◆为什么部门需要主管?
向部属传达经营者的理念/向经营者反应现场问题/主管不是传声筒/
不让小事变成大损失/强化企业体质的关键人物

◆掌握部门的工作
只顾眼前,就忽略关键/部门的存在,来自企业目标/你知道老板的期待吗?/
部属得了解部门任务

◆主管的工作分类
主管加给是经营者津贴/工作再忙,也有自己的任务/图解主管的四种业务/
为了预算和奖金打拚!/遇到瓶颈怎么办?
 
第2章 用表格就能釐清,部门功能与业务

◆不再马后砲管理
第一步,掌握部门功能/该做的工作,原来不只这些/同样是工作,重要性大不同/
分派部属工作,有什么原则?

◆目标变成具体项目
目的不同,做事方法也要变通/两种以上方法,满足工作需求/
执行提案分解为细部作业

◆用工作分解图,了解所有运作
如何制作工作分解图/部属是否在瞎忙?/找出该做的工作/还能对应环境变化
 
第3章 用表格设定管理点,就能检核成效

◆管理点帮你事前管理 
什么是管理点?/设定前一定要注意的事/部属的行动成果化为数字/
建立零失误的团队

◆一步步实践管理点管理
理解工作目的与管理点的关系/只能选定一个,怎么选?/
依据管理点变化,调整执行方法/与工作分解图结合

◆区分主管与组长的管理范围
主管决定管到哪里,剩下交给组长/主管大小事一手包,组长无法独当一面/
主管和组长,分工又合作/除了实务,组长也要明白目的/
让组长会管理,是主管的职责

◆从关键绩效,发现隐藏问题
用管理点变化,判断流程优劣/绩效好,更要掌握原因/
排除问题也是组长的职责?/釐清上下阶段管理点,问题点现形
 
第4章 用表格进行检讨,摆脱不该做的工作

◆重新检视主管的工作内容
只做眼前工作,看不清任务全貌/主管只重实务,绩效永远平平/
实务不可超过全部工作五○%

◆主管工作减量方案
首先,列出个人工作内容/用工作改善原则,减少工作量/
无法判断目的,立刻删除工作

◆部属能做的,尽量放手交办
主管的实务比例,与部属的成长成反比/事情非亲自动手才行吗?/
「报、联、商」交办工作/受委任的部属,照样能准时下班
 
第5章 用表格帮助部属,提高工作品质与效率

◆部属工作总体检
列出部属所有的工作/部属工作清单,管理的基本功/
清单对照分解图,帮助资源配置           

◆该延续的是目的,不是方法
有些工作特别费时,怎么办?/同性质的事,一次做好!/
不能全依赖电脑,手写的好处/哪些工作不再重要/你得知道部属的做事习惯/
专心工作的时间,只有六○%

◆让部属不再累翻与装忙
评估部属工作量,用什么表格?/忙翻的部属,如何善用他/
装忙的部属,怎样纠正他

◆主管率先准时下班
下班后的聚会,让部属准时下班/主管不准时下班,结果……/
怎样管理部属的时间/规画工作顺序的好处
 
第6章 用表格带领团队,达成业绩目标

◆企业期待主管,领导部属
不该做部属的工作/部门领航者,不偏离分解图/整顿工作流程

◆营运管理占五○%以上
代替经营者掌管部门营运/採购部门的案例/如何培育人才,让管理事半功倍/
主管必备的策略规画,是什么?

◆目标与执行有落差,用什么表格改善?
业务部门的案例/一年内能做到的,才是明年度的目标/
课题藏在第三和第四阶段功能中/实态调查,避免纸上谈兵/
头号重点是目标管理
 
第7章 用表格进行循环管理,持续改进部门绩效

◆管理循环的方法和好处
规画:如何订定实现目标的计画/执行:行动必须朝着目标/
查核:必须考量哪四件事?/矫正:查核后,该做什么?/每週都要进行一次

◆用主管月报表,分析每週工作成果
主管月报表是成绩单/从目标到改善策略,一张表格搞定/分析管理点数据,找出漏洞/  
将对策转化为执行,有三个重点

◆用部属月报表,记录执行内容和成果
记录执行状况,达成目标的起步/除了记录,还要面谈/
主管要牢记:不追踪进度,与成功无缘

◆部门管理要靠平时
每天听取报告,成功的第一步/每天查核十分钟,职场管理基本功/
凝聚力量,不能只靠工作关系/高效沟通:纵向横向交流顺畅
 
活用五种表格,做到高效管理

图书序言

前言

让你抓准全盘工作的关键


  许多刚晋升为部门主管的人,虽然积极参加各种课程,学习新的管理职务应该拥有的心理准备与领导方法,但是他们很少人可以具体而完整地回答:「部门主管该做哪些事情?」
   
  于是,大多数的部门主管继续从事过去担任组长时的工作,在摸不着头绪的状态下执行新的管理任务,像是人事考绩评量、出席主管会议等等(注:在本书中,「组长」是指在工作现场里监督员工执行工作的初阶干部,由部门主管直接管理。)
   
  然后,当工作越来越多、分身乏术时,才将组长时期的工作分派给部属,硬着头皮继续做下去……。
   
  因此,这些部门主管丢不掉组长时期的工作,身处在公司要求与业务承办部属的夹缝当中,每天都得应付眼前不断发生的烦杂琐事。
  
  事实上,部门主管如果不能从夹缝与杂事当中跳脱出来,就跟一般部属没有什么不同。
   
  我曾经访谈许多位企业经营者,询问他们对中阶主管的看法,并透过管理职的研习课程和实务操作,观察到部门主管实际上所面对的种种课题。这帮助我思考「什么才是管理者应该做的事」,在本书中提出管理及领导团队的有效方法。
   
  一家企业能够顺利营运,仰赖各个部门的组织运作。一个部门之所以存在,是因为企业对该部门有所要求和期待。
  
  而且,部门为了达成企业订定的目标,需要由主管来带领成员,因此实现理想和目标正是部门主管工作的核心价值。换句话说,「部门存在的理由」、「主管存在的理由」、「主管的工作」这三者,其实是息息相关的。
   
  从众多竞争者中脱颖而出的部门主管,必定有某些特质优于其他的员工。为了更加精进,这些主管要认清「部门存在的理由」、「主管存在的理由」、「主管的工作」这三者之间的关系,才能够理解部门主管的工作与组长的工作有什么差异,自己的精力该花费在哪些事情上,进而抓准全盘工作的关键,让管理变得更有效率。
   
  我期待本书能帮助每位读者实现自我成长,如果您因为实践书中所提到的管理原则和要领,而在职场上有更杰出的表现,我将倍感荣幸。

图书试读

第1章 用表格知道主管该做什么
 
◆为什么部门需要主管?
 
向部属传达经营者的理念
  
由于工作环境的各种限制,企业经营者经常无法将自己的理念确实传达给第一线的员工。而且,老板在谈论有关企业愿景和方针时,总是使用抽象的概念,例如「想要能建立一个能够满足客户要求的体制」,因此员工不容易理解具体该怎么做,便难以付诸实行。
   
许多大老板经常感叹:「我总是谈论方针、目标,但就是有人不能理解!」这代表在现实上,经营者的理念很难完整、明确地传达给每一位员工。
   
因此,为了传达老板的理念,部门主管必须扮演桥樑的角色,要理解老板的谈话内容,思考在部门内让理念付诸实行的作法,然后指导部属如何执行。

如果员工不能理解老板的想法,并付诸行动,公司就无法凝聚共识,朝向老板的目标前进,最后将变成一盘散沙。因此,向员工正确传达是非常重要的工作。
   
这种将经营者的理念正确传达给员工的功能,称之为「由上而下的桥樑」。担负这个重责大任的灵魂人物,就是部门主管。
 
向经营者反应现场问题
    
另外,在职场里,必定有各式各样的问题与需要改善的地方。经营者要把握所有的细节,是非常困难的。
  
举例来说,「没有建立设备维修制度,导致机器经常发生故障,生产效能降低」、「提供给客户的服务品质太差,引起客诉」等负面消息,事实上不容易传到企业高层的耳里。
   
但是,如果老板无法掌握这样的资讯,无从了解问题所在,也不知道如何彻底解决,公司将在经营上遭逢极大的损失。
   
因此,将职场上的问题点与需要改善之处向上报告,让经营者知道管理上需要解决哪些课题,是十分重要的。这种让老板掌握工作前线状态的功能,称之为「由下而上的桥樑」,部门主管就是担任这个重任的人。
   
当职场发生严重问题,经营者斥责「怎么当初都没说!」时,就代表向上报告的桥樑角色没有发挥功能。
   
此外,由于部门主管与老板对于问题的重要性可能有不同的认知,因此向上通报之前,最好要先判断老板关注的重点和需求,才能够让沟通达成事半功倍的效果。
   
简单地说,部门主管所进行的沟通传达,必须同时发挥出「由上而下的桥樑」与「由下而上的桥樑」这两种功能。我敢说,能将桥樑角色发挥到极致的部门主管,是决定企业经营成败的关键因素。

用户评价

评分

坦白说,这本书给我的感觉,更像是一次“思维上的洗礼”而非“技能上的传授”。我过去总以为,表格就是 Excel 里那些密密麻麻的数字和文字,是用来统计分析的,但这本书完全颠覆了我的认知。它让我看到了表格背后蕴含的强大逻辑和结构化思维。作者的阐述方式非常引人入胜,不枯燥,反而充满了启发性。他通过生动的比喻和贴切的例子,一步步引导读者理解表格的本质,以及它如何能够帮助我们“看见”问题,而不是被问题“淹没”。尤其是关于表格如何助力决策的部分,我深受启发。我过去做决策时常常摇摆不定,缺乏清晰的依据,而这本书提供的思路,让我明白如何通过构建结构化的表格,将各种信息进行对比、权衡,从而做出更理性、更明智的选择。虽然我还没有完全掌握书中所有的“制作术”,但仅仅是理解了表格作为一种“思维工具”的重要性,就足以让我对未来的工作充满信心。这是一种从根本上提升效率的视角,让人感觉自己仿佛拥有了一把解锁工作难题的金钥匙。

评分

这本书就像是我工作中的“救命稻草”!长久以来,我一直陷入各种表格、报告、会议记录的泥潭,每天忙得焦头烂额,却感觉效率低下,事情总是堆积如山。阅读这本书之前,我曾尝试过各种时间管理、效率提升的方法,但总觉得不得要领,或者坚持不下去。直到我遇到了这本书,才明白问题出在哪里。它并非简单地罗列一些工具或技巧,而是从“为什么”出发,深入剖析了表格在信息梳理、决策辅助、沟通协同等方面的根本性优势。我尤其欣赏作者在书中对于“高明的人”如何看待和运用表格的描述,那种洞察力让我豁然开朗。它让我意识到,表格不仅仅是数据的载体,更是一种思维模式的体现,一种能够将复杂问题清晰化、逻辑化,并最终转化为高效行动的强大工具。通过书中提供的案例和方法,我开始重新审视自己的工作流程,尝试用表格去拆解任务,去追踪进度,去分析问题。虽然还在学习和实践的过程中,但已经能感受到它带来的巨大改变,工作似乎变得井井有条,焦虑感也大大减轻,真希望早点将里面的方法融会贯通。

评分

这本书的内容,与其说是在教你如何制作表格,不如说是在引导你学习一种“结构化思考”和“高效执行”的思维模式。我过去的工作中,常常会感到信息碎片化,任务不清,决策模糊,导致效率低下,而且内心总是充满一种“忙碌但不产出”的无力感。这本书就像一束光,照亮了我解决这些问题的方向。我特别欣赏作者没有把表格局限于某个具体的软件,而是强调了表格作为一种“信息组织和呈现方式”的普遍性。他通过各种精彩的案例,展示了表格如何成为连接“思考”与“行动”之间的桥梁,如何帮助我们把复杂的现实问题,提炼成清晰的、可执行的步骤。尤其是关于如何用表格来“预见”潜在的问题,以及如何通过表格来“优化”流程的部分,让我受益匪浅。这不仅仅是一本书,更像是一个关于如何让工作变得更聪明、更有效率的“学习平台”。我迫不及待地想要将书中的理念融入到我的日常工作中,相信这会是我工作生涯中一个重要的转折点。

评分

这本书的阅读体验非常独特,它不像一本纯粹的技术手册,而是更像一本“生活哲学”指南,只不过焦点放在了工作效率上。我之前一直觉得,自己的工作流程有很多不顺畅的地方,也知道效率很重要,但总是找不到那个“窍门”。读了这本书,我才意识到,原来很多时候,问题不在于我们有多么努力,而在于我们是否有系统性的方法来管理工作。作者用一种非常接地气的方式,介绍了如何通过“表格”这个载体,将我们脑海中那些杂乱的想法、零散的信息,进行有效的组织和管理。我印象特别深刻的是,书中提到的一些表格模板,感觉它们就像是为各种常见的工作场景量身定做的“框架”,一旦套进去,很多事情就迎刃而解了。它不是让你去学习多么复杂的软件操作,而是引导你思考如何构建信息,如何让信息服务于你的目标。读完之后,我迫不及待地想在实际工作中去尝试,感觉自己终于找到了一个能让工作“少走弯路”的有效方法,非常期待它的实践效果。

评分

老实说,我对于“效率工具”类的书籍一直抱持着半信半疑的态度,总觉得很多书讲的都是些“隔靴搔痒”的道理,或者提供一些华而不实的技巧。然而,这本书却让我眼前一亮。它没有卖弄概念,而是非常实在地探讨了“表格”这个我们熟悉但可能被低估的工具。我最喜欢的是作者将表格提升到了“管理”的高度,让它不再仅仅是记录的工具,而是成为了一种主动的、有策略性的管理手段。书中关于如何通过表格来“减少40%的工作量”的说法,起初我有些怀疑,但随着阅读深入,我逐渐理解了其中的逻辑。它不是要你用表格去“做更多事”,而是通过更清晰的结构和更高效的流程,让你“少做不必要的事”。这种“减法”的思路,对于一直以来都在“加法”思维中挣扎的我来说,简直是如沐春风。我已经被书中提出的“9张表格制作术”深深吸引,迫切希望能够学习并应用这些实用的方法,让我的工作告别低效的循环。

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