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　　‧担心遗漏重点，总是将投影片页面塞满满？
　　‧烦恼呈现方式一成不变，特别使用动画设计？

　　其实，简报的目的是「让提案通过」，所以最重要的是打入主管、老板及客户心坎，成为他们眼中的最佳选择。

　　简报谘询顾问天野畅子，深知「提案者」与「决策者」双方的心理，指导过的简报往往不用口头说明，就能让提案通过。她指出，大多数人以为资料只是简报的一部分，但事实上资料便代表整个简报，如果懂得抓住诀窍，即使只用一张A4纸，又不善于言词，决策者照样会买单。

　　◎掌握5项重点，让决策者爽快说YES
　　什么样的简报能引导提案快速通过？制作资料时，必须思考决策者的立场，掌握5项重点。
　　•目标（Goal）：对「什么事」造成「怎样的影响」？
　　•亲切（Hospitality）：怎么做最能贴近对方需求？
　　•原创（Originality）：是否展现独特性？
　　•实用（Usability）：是否化繁为简，让对方「只需要做决定」？
　　•简化（Simple）：不依赖口述，诱导对方用直觉判断就同意。

　　◎遵守6个步骤，轻松制作魅力简报
　　「今天，苹果让世人对手机从此改观。」贾伯斯一句话，撼动全场听众。制作简报资料，想要这样有力道，必须内容重逻辑，编排具巧思，贴近决策者的需求，共有6个步骤。

　　•第1步：善用6W2H，筛选你蒐集的资料
　　一开始不要先瞎忙找资料，得依循6W2H原则规画格式：做什么、对象是谁、花费多少、怎么做等。而且在整个过程中，得不断确认是否符合原则，才不会混乱失焦。

　　•第2步：分类、留白的版面设计，展现独特性
　　资料要切合决策者的物质利益与情感利益，但一口气全部摊开，只会让人眼花撩乱，得学习超市DM加以分门分类，然后规画出简报草稿，并处理细节。
    
　　小祕诀1：数据与官方资料最具有说服力。
　　小祕诀2：留白最能凸显重点，但如何安排位置与比例？

　　•第3步：文案力，决定报告是否够犀利
　　一般文章的结构是起承转合，但商用简报一开始就得破题，提出对方感兴趣的结论，并用标题带出重点。最简明易懂的句型是「什么事+怎么样」。
    
　　小祕诀1：如何下标？怎么控制字数？看看Yahoo新闻就知道。
　　小祕诀2：条列式叙述最有助于迅速理解，还有层级规则、段落区隔等5种手法。

　　•第4步：用图像效果，创造3种优势
　　大量文字容易让人疲乏，用图片、表格、照片传达讯息，不仅能让人对提案产生共同解读、强化记忆，还能迅速引导决策。原则是一页传达一个主题。
    
　　小祕诀1：圆饼图呈现比例、曲线图表现变化，长条图显示……。
　　小祕诀2：比较2种以上的讯息时，要制作「复合式表格」。

　　•第5步：魔鬼就藏在编辑的细节里
　　从颜色、字体、字级的变化，到页首与页尾的空间运用，留意这些细节，就可以确立简报风格，方便阅读者找到关键讯息。
　  
　　小祕诀1：不同目的选用不同颜色，更容易脱颖而出。
　　小祕诀2：变化字级与字体来强调重点，但最好控制在3种以内。

　　•第6步：避免功亏一籄，不可忽视最后确认
　　无法成交、产生误会……通常是因为我们没做最后检查。因此，不想栽在最后一哩路，你得注意五个常见失误。
    
　　小祕诀1：检阅错漏字和资讯来源，确保内容值得信赖。
　　小祕诀2：做好列印与装订，以显示制作者的常识与用心。

　　◎专家级技巧和实战案例分析
　　另外，本书更提供9个专家级技巧，不管是做投影片还是书面资料，都能事半功倍。而且，搭配9个实作案例，从预算报告、内外部提案到媒体新闻稿等，马上能派上用场。

得奖纪录

　　★日本亚马逊电子书第一名

名人推荐

　　TED×Taipei 创办人&立法委员  许毓仁
　　简报教练、职场专栏作家  谢文宪

　　＊此书为《简报的艺术》第二版

作者简介    

天野畅子
    
　　曾任职广告代理商、滑雪场谘询顾问公司、游戏厂商公关部门。2006年创业成立「Presentation・Concierge」，主要提供客户简报谘询服务。在広岛修道大学，担任兼任讲师，指导简报理论。
    
　　站在广告商、媒体、企业主的立场，不论是从「提案者」或「决策者」的角度，制作简报、企画书、新闻稿、广告文案、记事报导都拥有丰富的经验。而且，长年审阅电视新闻节目，能把瞬间吸引人的呈现及传达手法，应用在简报上。在很多个案中，不用开口说明，只靠书面资料就通过。
    
　　着作有《不必说话就赢的简报术》、《看电视学简报技巧！》、《PowerPoint的简报力讲座》等。

译者简介    

林佑纯
    
　　淡江大学应用日语系毕业，曾在日商企业担任祕书，现为专职译者。热爱旅游及接触世界各地文化，相信任何类型作品皆有迷人之处。翻译作品类型有奇幻、文艺、心理、财经、休闲等，期许自己成为广度、深度皆具的日文译者。
    
　　译作有《交办的技术》、《向上管理的技术》、《爸妈不该对孩子说的55句话》、《回话的艺术2》、《如何从聊天中得利》、《经营之圣的绝学》等（以上皆为大乐文化出版）。

前言　简报是一种引导决策者下决定的艺术！

STEP 1　善用6W2H，整理筛选你蒐集的庞大资料
要做什么──确认决策者到底要听哪些资讯
由谁执行──展现个人风格，也考虑使用者立场
到何时为止──订定截止期限，以小时为单位
地点在哪里──场合不同，资料类型随着改变
为什么这样做──不要忘了你背后要达到的目标
目标对象是谁──了解决策者的背景资讯，以免自吹自擂
如何执行──不论纸本或电子档，都用PDF储存
花费多少钱──预算要精准，因为成本考量是下决策的最终关键

STEP 2  吸晴的版面与魔法数字，让简报展现独特性
大量採用数据与官方资料，让论述更有力
如何用「物质利益＋情感利益」，让对方心动？
切记！「3」是最容易记住的魔法数字
模仿超市DM来分类资料，让复杂报告变简单
套格式的排版样式，还不如独创自己风格
文字直排横排有学问！最重要是考量阅读是否方便
简报10页以下最理想，最好能让对方数秒就掌握内容
30％留白最能突显重点，因为颜色花使听者心情躁
先拟订设计图再处理细节，以免重复做白工

STEP 3  文案力，决定你的报告是否够犀利
一开始就破题，是为了……
用利益点与数据下标题，有3种手法
标题的字数该是多少？学学Yahoo新闻
内文文案的基本句型：什么事＋怎么样
「条列式叙述」清楚有力，但得遵守5个规则
让数据发挥500％的效果，该怎么做？

STEP 4  巧妙使用图表，打造120分的视觉效果
多用图像取代文字，刺激眼球好记忆
切记一页一图表，因为太多反而模煳焦点
眼睛适合看Z字型排版方式，重点要放在页面左上角
用表格框线的技巧，让最重要的数字跳出来
圆饼图、长条图……，其实有不同的用途
加入图片与照片，能触发对方的感动与想像

STEP 5  魔鬼藏在你不知道的编辑细节里
用对方公司喜欢的颜色，但最好控制在3种以内
慎选字型变化，以免报告显得轻佻
调整字体大小，制造层次来强调想表现的重点
活用页首页尾空间，让阅读顺畅无阻

STEP 6  别漏掉最后确认，以免闹笑话收拾不了
你忘记写截止日期与联络人吗？那就很难成交！
错字、漏字及错误讯息检查了吗？小心误会亏很大！
半形、全形混搭吗？这样会让对方觉得你不细心！
列印与装订漏页？制作者用不用心，看这里就知道！
跟对方确认寄送过程了吗？没收到你不就白搭！

实战I  九个专家级技巧，一次学会！
技巧1 用框线与储存格，强化表格重点
技巧2 借由图像与图解，引导听者加深理解
技巧3 加入照片与截图，添增真实感
技巧4 物件排列井然有序，稳定版面整洁
技巧5 设定投影片母片，有效凸显特色
技巧6 PPT翻页、动画及弹出功能，激发对方好奇
技巧7 投影与纸本的重点不同，使用时得多点巧思
技巧8 设定排练计时功能，适当调整页数与资料量
技巧9 备妥纸本资料，因应简报突发状况

实战II  九个专家级案例分析，马上派上用场！
案例1 例行会议通知（Word）
案例2 内部企画、预算报告等直式企划书（Word）
案例3 外部提案、企划等横式企划书（PowerPoint）
案例4 媒体邀请函、新闻稿（PowerPoint）
案例5 活动传单（Word）
案例6 业务会议资料（Excel）
案例7 视察报告书（Word）
案例8 应征、专案负责人的职务经历书（Word）
案例9 专案企划书（PowerPoint）

后记  为了让提案通过，请马上锻鍊你的简报资料力！

STEP 1　善用6W2H，整理筛选你蒐集的庞大资料
 
花费多少钱──预算要精准，因为成本考量是下决策的最终关键
 
How much：花费多少钱？
 
◎影响决策的3个关键费用
 
左右决策的重要因素之一是「成本考量」。无论再怎么出色的企划点子，若少了「费用」这项关键要素，便无法做出判断。
 
费用又分为三种：①对方支付的费用、②免费、③对方获得的费用，这些费用又称为成本，是影响最终决策的重要关键。
 
①是对方必须负担的费用，也就是需支付的成本。如果能以「定价是十万日圆，不过我们愿意提供七万日圆的价格」这类说法进行沟通，提供适当优惠的资讯，比较能打动对方的心。
 
②是没有牵涉到金额成本的「免费提案」，像是「缩短时间」、「减少需要的人力」等看不到金额的实际条件。只要能让对方感觉获得优惠，也可以作为一种成本。请别忘了在资料上特别註明「免费」、「零花费」等强调的字眼。
 
◎特别强调对方可获利的金额
 
③是对方可获取的费用。其中，「办妥相关手续，最高可获得十万日圆的优惠」、「在几号之前，可以获得三万日圆的现金回馈」等，也属于这类费用，适合特别提出介绍和强调。
 
在引导决策的过程中，成本是大幅影响决策的重要关键。内容没有必要像报价单一样详细，只要列出个大概，让对方得知相关资讯即可。
 
STEP 2　吸晴的版面与魔法数字，让简报展现独特性
 
切记！「3」是最容易记住的魔术数字
 
Simple简化→想表达的项目有几项？
 
What：要做什么？
 
◎项目标签过多，反而更显杂乱
 
如果想让决策者知道许多讯息，但制作资料时却不得要领，可能会因为内容过于庞大，反倒让对方无法掌握重点。因此，愈是必须传达的重要讯息（What），就愈应该在严选后简化（Simple），再整理成重点。具体来说，严选资讯的最佳方法，就是整理成三大重点。
 
要记忆外来资讯，整理三项重点是最有效率的方式。我曾细读不少简报制作的教学书籍，无论哪一位作者，都强调「三项重点是传达资讯的基本原则」。
 
会把「3」称作魔法数字的原因，在于它是一个能够自立的数字。请试着回想相机的三脚架。椅子的四只脚虽然可靠，但在山上、溪边等斜面处，还是以三脚较为稳定。3是一个「最小的稳定数字」。

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