每天早上5分钟，建立你的 笔记清单：解决常常出错、延迟、忙不过来的人， 提高3倍效率的五十个提案！ pdf epub mobi txt 电子书 下载 2025

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　　职场工作大家一样忙，如果你常常耗费心力在完成八成的琐碎小事，当然没有心力处理主要的事情，每天要做的事因此累积成小山，今天永远在处理昨天的工作、或是弥补慌张完成而出错的部分……。本书将解决你工作出错、延迟、老是忙不过来的状态，50个提案工作术，让你提升3倍效率！

　　◎就算时间再多也无法完成工作？是因为你没做好「笔记排程」

　　为什么时间老是不够用？因为你已经陷入忙乱的恶性循环了：期限将至→超时工作→精神涣散→忙中出错→弥补错误→耽误其他工作……。想要避免这样的状态不断持续，得从问题的根本解决！打开你的笔记排程来检视，这9个症状是不是成为你的时间小偷！？

　　就算很累回到家，也忍不住滑手机、上网、看电视，削减睡眠时间，让自己隔天没精神。
　　解决方案：在你每周笔记上安排，至少有一天睡满8小时，才能保持足够的精神做事！

　　明明知道这件事「很重要、非做不可」！但还是拖到最后才开始动手……
　　解决方案：工作纪录用性质做分类，从马上就能做的事开始处理，做事就不会晚一拍！

　　工作笔记明明有设截止日期，但到了快截止的时候才发现来不及了！？
　　解决方案：做事要有计画，除了截止日期，还要把开始的日期标示清楚！

　　◎用「笔记清单」微调你的工作顺序，找回时间主导权

　　「彻底检视自己的工作，并条列整理、规划。」这样的笔记很理所当然，实际上执行的人并不多，因为嫌麻烦、觉得不订计画也能赶上……。现在你可以决定要继续疲于奔命地应付工作行程，或是将其清单化，彻底掌握进度与执行状况！

　　在工作截止日前，预留空档来应对所有可能发生的意外。
　　你得预料提交前会遇到的阻碍，设立弹性处理时间，才不会赶上提交期限却出一堆问题。

　　比起待办事项，完成清单更能展现你的实战绩效。
　　除此之外，只要查看完成清单，就可以知道是否会有突发状况需要处理！

　　以15分钟为单位，客观检查一天的工作有没有哪里浪费太多时间。
　　首先注意花费时间超过预期的工作，彻底了解自己是否有妥善运用一天。

　　◎不断追加紧急事件的「大忙人」，7方法教你完美应对！

　　计画永远赶不上变化，手边任务还没结束，临时安插的任务又一项一项挤进来，火烧屁股越来越失控了，怎么办？别急！７个方法帮你快速修正轨道，还可以从经验中学习避免重蹈覆辙，面对难关一样有好效率！

　　重整：一週预留两个小时空档，行程不塞满！
　　遇到紧急的任务临时加进来时，爆满的行程才不会一口气打乱所有工作节奏！

　　分类：工作分四类，排定优先顺序
　　需要委託他人的事，处理时间得拉长就必须先处理，自己就能做的事则放到后面。

　　暂停：用尽各种方法都无法决定时，尝试全部先停止
　　评估「沉没成本」和「持续修正的成本」，与「从头开始的成本」做比较，试着阻止更糟的事情发生。

　　◎你的伟大梦想，就从每天早上五分钟开始建立

　　善用一早短短的时间打开笔记确认：今天一整天该如何应用。该如何过你未来想要的人生，透过白纸黑字可以不断提醒自己朝着目标前进！

　　写下梦想的未来，就能进一步细想要如何实践它
　　不用描绘得太具体，目的是要设定方向，才知道为了实现生活你要如何动起来。

　　阶段性做足准备，有目标就不会盲目失去方向
　　重视为准备而准备的规划，并且保留一段时间，专门用来强迫自己思考、面对问题。

　　不一定要有远大的梦想，踏实完成眼前每一件小事也是大成就
　　梦想可以不用大，只要自己有希望达成的事，就尽力去完成！

　　＊此书为《给年轻人不出错的50个工作习惯》第二版。

名人推荐

　　‧商业週刊、苹果日报职场专栏作家 谢文宪
　　‧全职文字工作者与读写训练讲师 Zen大

作者简介

吉山勇树

　　Hybrid谘商股份有限公司执行长。

　　大学时代曾参与新创企业的创立及营运，毕业后在知名通讯事业公司担任新兴事业开发负责人。以专案经理的身份，提供以虚拟行动网路（MVNO）为首的行动系统解决方案、规画客户关系管理（CRM）策略、建立新营业部门等，在各项专案上都十分活跃。

　　之后，担任培育人才顾问公司的董事及社长，然后自行创业。一年当中，超过两百天为企业、团体举办研习与演讲，更协助两百家以上的公司，在组织活化、业务改善、专案谘询、减少加班及增加工作效率等方面，获得实际成效。现在，与国立大学共同推动提升社会人士基础能力的专案计画（经济产业省），事业范围非常广泛。
   
　　着作有销售突破12万册的《犀利员工零加班！3倍效率工作术》，以及《一定做得到的效率工作法》、《抢得先机！提升3倍效率的工作预测力》等。

译者简介

易起宇
　　
　　台大经济系毕业。日剧迷，自学日文超过10年，平时以在网路上帮网友翻译日语为乐。译作有《如何看懂一支股票的题材＆故事》、《涨跌，我都要赚》、《回话的艺术》、《黑心券商和政府不告诉你的大跌征兆》、《交办的勇气》、《赚100%的纪律投资法》等。

推荐序 提升工作效率，从停止不必要的脑力浪费开始
前言 摆脱忙乱，拥有不出错的人生

第一章 忙不过来是老板「太机车」，还是你与生俱来的「坏习惯」？
【坏习惯1】没有设定「起始点」，临近截止日期才开始慌乱
【坏习惯2】被动接下任务时，忘记自己为何而战
【坏习惯3】懒得列清单写笔记，常做没有计画的行动
【坏习惯4】非做不可的事，总是拖到最后一刻才开始
【坏习惯5】「自己做比较快」、「不懂得拒绝」这两类型工作永远做不完
【坏习惯6】把超忙挂嘴边想博取认同，其实是在宣传你自我管理太差
【坏习惯7】盲目乐观，没有为自己留下「回避风险的安全机制」
【坏习惯8】每天加班都在处理「前一天被拖延的工作」
【坏习惯9】想到什么做什么，用更多的时间弥补过去犯下的错误

第二章 用9个SOP标准动作，俯瞰你所有「工作清单」
【停下来】暂停的勇气：用一分钟阻断恶性循环
【理头绪】治标不如治本，找到「忙乱」的根本着手改善
【做八成】不必事事力求完美，设定你的「合格基准线」
【想目的】分阶段掌握整体概况，细节在其次
【立即做】三分钟就能完成的工作，你必须马上做！
【模式化】设定原则和套用模式，建构专属于你的SOP
【别犹豫】列清单决定你的工作范围，就不会每件事都掉漆……
【建自信】别为自己设限，未来掌握在自己手上
【平常心】用最坏的打算，做最万全的准备

第三章 用笔记清单微调你的「工作顺序」，找回时间主导权
【清单1】每天早上最重要的5分钟，写下你今天的工作计画
【清单2】分享你的笔记，让主管知道彼此的工作进度
【清单3】设定起始日，才不会养成「明天再说……」的想法
【清单4】一张表化解每件事都是「急件」的危机
【清单5】小心隐藏关卡！在工作截止日前安插中途检查点
【清单6】用一条龙式的思考模式安排工作，减少遗漏和重复的作业
【清单7】比起待办事项，完成清单更能展现你的实战绩效
【清单8】以15分钟为单位，客观检视一天的工作状况

第四章 用「同步沟通法」，让你的工作清单有效传达每个人！
五步骤沟通术，正确传达讯息零落差
依照「商、联、报」的顺序，让你省下白作工的麻烦
开会闲聊打乱排程…不得罪人的提醒方式怎么做？
用一点回话的艺术，委婉拒绝别人随意丢来的工作
孤军奋战吗？这样说话，让同事成为你强而有力的后盾！
提出大家共同的问题点，就能集结共识找到队友
根据对方想知道的内容正确做回应，就不会沟通失去交集
「平、短、连」的说话技巧，能让对方跟着你的步调走
别侷限你的沟通模式，只要能传达，甚么方式都可以尝试

第五章 「断、舍、离」排程法，让你脑袋不再一团浆煳！
【离字诀】两种准备的模式，让你摆脱「赶时间」的坏习惯
【断字诀】犹豫不决会让你浪费时间停在原地，训练自己当机立断吧！
【断字诀】把会议的目的分成三个阶段，就能建立共识并付诸行动
【舍字诀】你的人生不该只有工作，学会「计画性悠哉」喘口气
【离字诀】预留你的「B计画」，不怕临时有万一
【离字诀】运用零碎的时间思考，像是……
【断字诀】找出规则失控的週期，在影响还不大时逐一修正
【离字诀】科技化时代得善用，让Google Map为你模拟行动路线
【舍字诀】定期淘汰杂物，只留下你真正会用到的东西

第六章 不断「被追加紧急事件」的你，7方法完美应对！
【重整】行程不塞满！预留两个小时，调整延迟的进度
【暂停】喊暂停的勇气，能避免已发生的错误继续错下去
【冷静】划分「15分钟原则」让你忙中不出错
【分类】将工作分四类，就能找出要「立刻执行」的任务
【整理】积极改变现有状态，一点一点的修正偏离的轨道
【归零】随时确认工作目的，才不会偏离目标
【检视】察觉自己失去冷静的征兆，请他人帮忙提醒

第七章 你的「梦想清单」，就从每天早上五分钟开始建立
写下梦想的未来，你就能具体规划出执行的方法
慢工出细活，偶尔撇开效率更能确保你的工作品质
别将「没有动机」当借口，该做的时候就得做
找到做事的节奏，就算有突发状况也不怕
阶段性的做足准备，你就不会盲目的失去方向
不一定要有远大的梦想，踏实的完成眼前每一件小事也是大成就
再忙，也不要忘记传达「感谢」的心意
踏出步伐你才能前进，人生的道路得由你自己开拓

推荐序

提升工作效率，从停止不必要的脑力浪费开始
文／Zen大（全职文字工作者与读写训练讲师）

　　听说大前研一的办公用具、内衣裤袜，皆採买相同款式，为的是不浪费时间挑选，可以把心力节省下来，用在更重要的工作决策上。

　　工作容易忙乱，甚至过劳，当中有一部分并不是因为工作量过多，而是经常见招拆招，每一件事情都耗费心神处理。浪费太多宝贵时间和脑力在不该浪费的地方，等到真正需要耗费时间和脑力的工作上门，却已精疲力尽，做不动了。

　　近年来脑科学研究发现，每个人每天可以用来思考与判断的脑能量是固定的，决定一件小事虽然用掉的能量不多，但还是会消耗一定的脑能量。如果让小事用掉大半的脑能量，大事恐因脑力不足而停摆或脱序。

　　如果要让工作有效率，应该试着将工作模组化，事先做好规画、分类，裁切成适当的大小尺寸，减少浪费宝贵的脑能量，不要什么事都要花精力判断。

　　别看不起工作中微不足道的小事，这些事会耽误工作并耗损执行。职场中的菁英工作者，要不就将这些小事外包给助理，将心力放在重要大事上；要不就事先通盘思考，一次做好决定（再定期审视是否需要调整）。
 
　　职场菁英能赢，靠的就是不浪费时间与脑力在小事上。

　　该如何有效地管理日常工作中的大小事，好提升工作效率，优雅而不忙乱的工作，准时而不需要加班？

　　吉山勇树的《每天早上5分钟，建立你的笔记清单》，很值得推荐。

　　吉山在书中提醒读者，不想疲于奔命地应付工作行程，一定要事先通盘思考与规画工作流程的每一步，将其清单化，订下工作的起迄日，预估执行工作所需的时间，再定期检视已完成的成果，检讨修正。

　　这套管理工作的流程与方法，和我十年来一直在用的工作进度管理技巧很像。每个月初，我会先将当月表定的工作分量和执行时间，全都罗列出来，每完成一件工作后就记录下来，每天检视当月工作未／已完成比率，彻底掌握工作进度与执行状况。

　　每个月底自我检讨，再以此月工作成果制订来月的工作目标与进度，不断推进。根据我的经验，精确执行工作管理的好处是，虽然工作量随着入行时间不断增加，但妥善安排的结果，仍能规律且有效地执行，不至于忙昏头，更不会给自己安排忙昏头的工作量。

　　唯有一直维持高效率且不因忙乱而出错的工作状况，才能将意外降到最低，执行效率提到最高，在少错多赢的状况下，逐步成长且不断创造获益，成为职场上的一流菁英。

　　吉田的书里有很多具体可执行的建议，总是为工作忙乱而困扰的你，不妨花点时间阅读本书，将书中技巧融入工作中吧！

前言

摆脱忙乱，拥有不出错的人生
 
　　「每天要做的事情好多，搞得我好慌乱。」
　　「因为出门时很慌张，结果忘记带东西了。」
　　「今天上班被突如其来的状况弄得乱七八糟。」

　　就像以上的情况，现代人不管在生活上或工作时，忙乱的情况总是不断在发生。

　　虽然大家对于这些状态可能已经习以为常，但是本书的目的就是要教大家，要怎样才能摆脱忙乱。因此，我想先好好定义「忙乱」的状态。

　　翻开字典，对于「忙乱」的定义，就是「慌张地引起骚动」。这让人马上联想到一个人忙乱到无法冷静的样子。

　　大家知道「忙」这个字是怎么来的吗？左边「竖心旁」部首代表一颗心站着，而右边的「亡」，则代表这颗心已经死了。

　　因此所谓忙乱，就是指人忘记聆听自己的心声及感情，埋头在眼前的事情上。

　　此外，忙乱这种状态，也可以解释成慌张。

　　大家在什么时候，会变得很忙乱呢？

　　早上准备上班时，很忙乱。工作截止期限快到时，很忙乱。遇到突发紧急状况时，很忙乱。
 
　　就像这样，虽然每个人多少都有一些差别，但是容易慌张的情况大致都限定在以下这些时候：

　　一、事前准备不足
　　二、时间管理不足
　　三、风险预估不足
 
　　只要大家能够了解自己最容易陷入哪一种状况，就能够「摆脱忙乱」。

　　本书第一章会介绍忙乱的人拥有的症状，第二章则是介绍避免忙乱要先做好的心理准备，第三章介绍避免忙乱的工作管理，第四章则是避免忙乱的沟通，第五章介绍避免忙乱的计画和习惯，第六章是遇到忙乱时的紧急应变，第七章则是介绍不忙乱的生活方式。

　　本书不只会教大家避免忙乱要做的心理准备和认知，也会毫不保留地教大家一些具体的方法。

　　在阅读的过程中，你会发现这本书介绍的内容，不只能够运用在工作上，也可以运用在生活中。也就是说，人生很多事，其实道理都可以互通。因此，这可以说是为了让大家能够在人生中不迷失、保持冷静、脚踏实地，并稳健行动的一本书。

　　不过，光是在脑中理解这些道理，并不代表实际上一定做得到。

　　事情不是因为理解所以做得到，而是因为做到了，所以能够更理解。

　　要是本书有任何一项要领会让你想试试看，就请先付诸行动吧。

　　希望这个动作，能够为你的工作和人生，带来更美好的变化。

第一章　忙不过，来是老板「太机车」还是你与生俱来的「坏习惯」？
 
【坏习惯1】没有设定「起始点」，临近截止日期才开始慌乱
 
常常忙乱出错的人最具代表性的症状，就是除非期限快到了，否则他们无法开始做事。
 
照理说，工作应该是越早完成越好。但是从许多企业看来，容易忙乱的人会很难开始做事，可能是因为他们提不起干劲，也有可能是因为他们没办法专心工作。
 
而且，这些原因与症状又会相互影响，只要不打破这种恶性循环，忙乱的恶习就会无法消灭。
 
让我讲得更具体一点。人只要提不起干劲，工作时间就会越拖越长。要开始处理以前需要很多时间，开始动手到进入状况，又需要很多时间。
 
长时间下来，人们就会不断累积疲劳。一旦累了，也就没办法集中注意力。
 
因此，只要是需要集中精神处理的高难度工作，或是需要专心思考的事，人们就会一直拖延。结果就是截止期限越来越近，因而陷入濒临期限才开始忙乱处理的恶性循环里。
 
如果把循环过程整理得清楚一点，就会变成这样：
 
人因为工作期限快到了，而变得很忙乱
 
→超时工作
→不断累积疲劳感
→精神没办法集中
→想要赶快解脱（没有干劲）
→最后因为濒临期限而变得更忙乱
 
老实说，以前我在当上班族的时候，也曾经让自己陷入这种恶性循环中。
 
◎不想常出错，一週至少一天睡满八小时
 
对以前还在当上班族的我来说，每天加班与熬夜，都是很理所当然的事。但是长久下来，我开始有睡眠不足的问题，没办法集中注意力。也因此，我开始没办法兼顾一些原本可以处理好的工作细节和品质。因为当时的我，是以这种状态在工作，所以每次主管在检查我的工作成果时，我都会得到「这样不行」的回答。
 
不过，当时完全变成废物员工的我，某天却遇到了转机。有位主管跟我说：「你给我一星期找一天睡满八小时吧！」我想当时的我，八成已经满脸倦容到让人看不下去了。
 
就我的理解，主管的意思是要告诉我，我应该消除疲劳，恢复原来的能力。所以后来我就订定一个禁止加班日，一週至少一天，准时在六点下班，简单吃吃晚餐，晚上十点就上床睡觉。只要睡到早上六点，就可以睡满八小时。为了养成这个习惯，我有时会在回家前先去给人按摩，或是慢跑一下再回家，以帮助入眠。