为什么一流主管都用跨页週间行事历？：做主管，行事历要像指挥塔，让团队领导事半功倍 pdf epub mobi txt 电子书 下载 2025

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　　★随书收录作者设计的三款行事历表格：
　　「跨页週间行事历」、「年间活动笔记」、「五週行事历表格」　
　　
　　身为主管的你，是否遇过以下场面：
　　永远有数不清的会议等着你；
　　好不容易满足上司的要求，转头又得为部属收拾残局；
　　永远都在回E-mail，可能还无法顺利交办给部属……
　　原因在于──
　　当上主管之后，你的「时间运用模式」并没有跟着升级！　　
　　
　　◎一流主管的行事历就要像个「指挥塔」
　　主管最重要的任务，已经不是凡事亲力亲为，而是「推动属下的工作」以及「提高团队成果」。所以，在每天有限的时间中，不仅要做好自己的工作，更要整合团队，妥善交办属下各项事务。
　　因此，主管的行事历手册所记录的要项，应该是根据这两大目标，所发展出来的工作重点。如此一来，这行事历就会像个战略计划的指挥中心，引领主管看见全貌，在脑中产生组织的运作想像，带领部下分头进行，做出成果。　　
　　
　　◎为什么「跨页週间行事历」能有效管理团队？
　　作者田岛弓子曾在微软业务部担任高阶主管，带领团队做出佳绩。他管理行程时，除了运用Outlook外，还大量使用行事历手册、笔记本等传统工具，他发现借由「手写」，能在脑中盘整团队进度，思考下一步的指示。
　　
　　而他最推崇的就是「跨页週间行事历」。而且一定要找以下这种：
　　--以週为单位，跨页设计
　　--左页显示週一至週日，右页则空白
　　--最好是线圈装，可摊开在桌上
　　
　　善加利用这种格式的行事历，可帮助主管建立「管理脑」。
　　这是怎么做到的呢？
　　
　　→「以週为单位」思考，最利主管掌控大局
　　以一週为单位的行事历，能帮助主管俯瞰全貌，看着本週思考下週、甚至更长远的计画。还能回推时间，提醒部下此刻该做什么，借此管理团队进度。

　　→左右页互相对照连动，「每日」工作事项扣紧「本週」目标不疏漏
　　切出本週的业务目标，写在行事历右页，再化约成工作要项，填入左页的每日待办清单。以跨页对照，就能清楚确保目标与工作进度不落后。

　　→主管的待办事项，占比最高的应该是「交办事项」
　　身为执行者，你可能会在行事历写「几点该完成资料」，但是当主管后就变成「指示部下A制作资料」，因为主管的重点工作就是站上指挥塔，好好分派各项工作，才能让组织运作顺畅。

　　→部下的预定工作，也要写进行事历
　　将交给部下的工作事项写进行事历，有利主管促使部下行动，当部下遇到困难时，也能马上掌握状况，一边给予协助，不会因为突发状况太多，而拖累整个团队。

　　→主管也要自己预约自己的时间
　　主管每天都有开不完的会议，以至于经常无法集中注意力。这时，主管更需要为自己预约「一人的祕密会议」，让自己拥有一小时左右的独处时间，思考商业策略等具前瞻性的想法。　　
　　
　　◎善用办公文具辅助多层次的管理
　　书中收录更多的办公文具活用术，帮助所有主管，逐步打造优秀「管理脑」，顺利带领团队，包括：
　　→用「A4纸」制作多工管理的行事历
　　一般制式月历无法跨月管理，这时就用A4影印纸制作横跨五週的行事历，尤其适合需要管理多项业务、看出三十至四十天内的进度时。
　　→利用「便利贴」为行事历加料
　　便利贴能随写随贴，方便写上各种补充资讯，贴在行事历或笔记上，辅助管理需要特别注意的事项。
　　→「白板」是沙盘推演的最佳工具
　　白板面积足够大，最适合把脑中想法全部列在上头，借此综观全盘，找出正确策略。
　　→用「笔记」赢得人心的小诀窍
　　谈话时一边写笔记，部下就会觉得自己的主管正认真倾听，发挥「带心」的管理法则。
　　
本书特色

　　1.本书借由改变办公用具的使用方式，帮助读者习得主管的工作方式及思考模式。让主管得以面对庞大的业务及突发状况，顺利将团队的工作成效提升到最大。

　　2.书中附上独创的「跨页行事历」、「年间活动笔记」、「五週行事历表格」范本，有助于主管掌控全局，以有弹性的方式进行工作，避免因为担心进度而引发焦虑。
　　
名人推荐

　　Ada（林珮玲）∣笔记女王
　　郑纬筌∣台湾电子商务创业联谊会理事长、Vista读书会发起人
　　──热情推荐

作者简介

田岛弓子

　　BRAMANTE株式会社董事长。

　　成蹊大学文学部毕业、日本人才管理协会会员。一九九九年进入微软日本法人就职，曾负责Windows 2000、Windows XP、Windows Vista等Windows业务及行销工作。当时乃是少数的女性业务部长之一，期间个人及其业务团队获得两次董事长奖。

　　二○○七年创立BRAMANTE株式会社，展开就业及沟通谘询事业。特别着重于「年轻族群工作论」、「中阶主管商务沟通」、「女性就业支援」三项主题，并活跃于员工研习、演讲、公开研讨会、大学课程等活动。日本生产性本部主办的「职业妇女进步会议」，设立「活力奖（现为女性活跃进步奖）」时，担任了推广委员。

　　着有《A+主管创造业绩、解决职场问题的58个实用技巧》（高宝）、《女性员工的管理教科书》（钻石社）、《职场生活「不」平衡的工作力》（Discover21）、《28岁开始的女性工作法则》（すばる舎）、《「努力却不得回报」时的读物》（WAVE出版）。

　　BRAMANTE株式会社网址：www.bramante.biz

译者简介

邱香凝

　　曾任职唱片公司、出版社、电脑娱乐产业，目前为专职译者。喜爱阅读与书写，用翻译看世界。

推荐序  学习优秀主管的工作习惯及思维模式  郑纬筌
前言  新时代主管的工作革命，就在传统类比工具中！

第一章    摆脱瞎忙、提升团队绩效的「混合工具管理术」
新手主管第一步：改变工具的「使用方式」
跨入要让「所有人皆理解」的管理阶层
微软执行长让员工心服口服的最大理由
好主管懂得资讯不只能「传」，还能「达」
别用电子邮件传达「口头难以说明的事」
优秀的主管，必须追求工作「效果」

第二章  行事历手册是卓越工作成效的「指挥塔」
活用传统及数位行事历
公开行事历，让员工心甘情愿「听你的」
以「一週跨页法」俯瞰工作内容
部属的工作行程更应该写进行事历
不懂「交办事项表」，你就自己做到死！
用「一年」预定团队工作计画表
用便利贴「加料」，辅助你的「管理脑」
以「数位方式」建管预定计画表
好主管懂得「预约自己的祕密会议」
将行程誊写在传统行事历上，等于整理脑中想法
只要一张A4纸，就能达成五週的多工管理
让「组织图」帮你找到工作助力

第三章  提振士气，让「沟通」更顺畅的笔记技巧
以手写方式为文件「注入生命力」
「数字背后的故事」是士气的关键
从管理观点出发，善用「便利贴」对话
用A4回收纸制作摘要，提高传达力
以「传阅板」打造团队力
让部下更加积极的「五分钟情报分享」
与部下面谈时，彻底做好「书面纪录」
办公桌前的「提高向心力的布告栏」
以「预定行程白板」抓住谈话机会

第四章  策略发想、释放压力，协助忙碌主管的绝佳工具
「白板」是最适合策略发想的工具
为什么执行主管需要写「脚本」？
让资讯易懂的「块状化」笔记术
执行主管也应该管理「自我情绪」
「行事历手册」是最强的情绪管理工具
待办清单的小小仪式，帮助安定情绪
「释放情感」的愤怒控制疗法
能运用在工作和生活中的「目标达成术」

结语  优化你的管理技巧与心态

附录  成为优秀执行主管的实用范本
格式1  跨页週间行事历手册
格式2  年间活动笔记
格式3  五週的行事历表格

专栏
执行主管设定待办清单的八大诀窍
为什么手写的效果如此好？
便利贴是专属于某人的讯息
根据「价值链」建立白板上的架构

前言

新时代主管的工作革命，就在传统类比工具中！

　　●主管困境――数不清的会议、杂事及善后

　　某天凌晨三点，我收到一封电子邮件。那是一位刚当上部长的A先生寄来的，邮件标题是「想请教您一件事」。

　　我心想这么晚了究竟是有什么要紧事呢？打开邮件一看，里面写着他当上主管职后面临的两难。

　　「当上部长三个月了，每天都和做不完的工作搏斗，累得筋疲力尽。白天被数不清的会议追着跑，还得为部下收拾残局；到了傍晚才能回到位子上处理自己的电子邮件，整理笔记和堆积如山的文件。好不容易有时间着手自己的工作时，已经是晚上了。

　　原本必须多学习部长该做的工作，却被日常琐碎的杂事拖垮，自己也没有办法成长，不由得感到着急。

　　当我还是下属的时候，如果对上司或同事有所不满，还可以抱怨发洩，但现在成为主管了，只有为别人解决烦恼的分，自己的压力却没有任何宣洩管道。

　　田岛小姐，有什么方法可以脱离这样的状况吗？」
 
　　●传统类比型工具，新时代的管理使用法

　　执行主管最重要的任务是――团队成果的最大化！培育部属，带领团队做出一番成绩。然而同时身为执行者的自己，也必须兼顾自己手头执行的工作，达成鱼与熊掌兼得的两全。而为此所需的具体沟通方式，我都统整在2010年初版的拙作《执行主管的教科书》（暂译）中了。

　　拜各位读者所赐，这本书现在已经再版，成为许多执行主管都读过的畅销书。我也因此在不少为管理职举办的研习上，获得直接与执行主管们交谈讨论的机会。

　　很多执行主管都曾说过和前文案例中A部长一样的话，可以归纳出以下内容：

　　1. 不管怎么做，工作就是做不完。
　　2. 完全没有自己的时间。
　　3. 始终处于压力下。

　　许多主管不脱这三种恶性循环。

　　在本书中，我将为各位执行主管们介绍可有效达成以下目标的绝佳方法。

　　▓ 有效活用有限的时间。
　　▓ 整合团队，带领部下达到目标。
　　▓ 管理没完没了的主管工作。
　　▓ 同时管理自己该做的工作与情绪。

　　过去，担任日本微软（MSJ）的业务部长时，无论是带领的团队或个人都曾获得「社长奖」。而当时我用来管理极为忙碌的主管工作与自身工作的工具，其实是最传统的类比工具。

　　「管理行程用的是传统行事历手册，工作上则同时运用多本笔记本。」

　　每次我这么说，往往换来「真没想到」、「真令人意外」的反应。或许在大家的想像中，微软公司的部长就应该是「使用最新硬体的数位强者」吧。

　　当然，数位工具的便利性同样帮助我许多。此外，在智慧型手机与平板电脑问世后，数位环境起了天翻地覆的变化，数位硬体也从原本只依靠电脑的时代得到强化，这些好处都是不容反驳的。

　　即使如此，我还是这么认为——对执行主管而言，行事历手册或笔记本这类「传统类比」工具依然不可或缺。

　　不、正因为是执行主管，所以光靠数位工具绝对不够。数位工具当然是绝对必要的东西，在这个大前提下，执行主管若想持续拿出工作成果，「光靠数位工具是绝对不够的」。

　　●混合型工作术，摆脱追赶的工作、提升团队成效

　　「传统类比型工作术」之所以对执行主管有效，原因在于，站在主管的角度时，传统类比工具能将管理工作提高一到两个等级。

　　除了使用数位工具「有效率」而「一元化」地处理工作外，若能加上传统类比方式「深化」及「多元化」的工作内容，就能完成更高层次的混合型工作术。

　　为了达到这个目的，可使用以下用具：

　　▓ A5大小的行事历手册。
　　▓ 白纸或笔记本。
　　▓ 白板。
　　▓ 便条纸。

　　站在管理者的立场，彻底善用公司常见的传统类比文具或备品，可说是工作上重要的「祕密王牌」。

　　执行主管的「工作成绩」等同于「团队成绩」，因此执行主管必须管理部属，整合团队才行。

　　只要是「中阶」主管，就必须负起联系手下团队与头顶上司的责任。除此之外，与其他部门的横向联系也是重要的工作。身为一位执行主管，工作内容一定是多元化的，而工作上所接触到的人也是多样化，如此一来，管理业务就会变得更复杂。

　　在这样的状况下，我深深体会到的是「光靠数位工具绝对无法做好管理工作」，这是我个人真实的感觉，亦是结论。

　　为什么这么说呢？

　　因为我认为管理工作必须——让周遭的人动手做，如此一来才能做出成果。这是一份透过传统类比型工具，在数位资讯中注入生命力的工作，讲求的是细心与敏感。

　　为了在这份工作上追求极致，本书将焦点集中在笔记本、行事历手册等随处可见的类比工具上。使用行事历手册俯瞰工作，利用会议室白板开一人战略会议，善用便条纸与部下进行沟通……详细手法请见书中内容，每一种方法都十分简单，只要不忘提醒自己行动，立刻就能实践。

　　一本笔记本或一本行事历手册将成为你的指挥塔、你的指导教练、你的谘询专家。执行主管面对的许多课题与问题，内心怀抱的孤独与不安甚至是压力，都能靠这些传统类比工具获得解决。

　　已经是传统类比派的人阅读本书时，不妨在自己原有的使用方式上，加入从「管理者观点」出发的念头；另一方面，打从出生就浸淫在数位环境中的年轻主管们，则不妨站在「提高管理技巧」的观点来看待这些传统工具，相信一定能从中发现新的可能性。

　　笔记本、行事历手册、便条纸、A4影印纸、白板……这些都是平常未经深思而使用着的工具，但只要改变使用方式，就能自然而然从单纯的执行者变成杰出的主管，养成主管该有的工作方式。

　　当你培养出新的行动习惯后，身为执行主管的技能也将淬鍊提升。就结果来说，等于培育了主管职该有的心态。

　　无论工作或人生，深切感受到「自己正在成长」的做法都是一样的。

　　如果你迫不及待地想脱离「被工作追赶」的状态，想拥有掌控自己时间与业务的能力，同时想带领团队获得值得夸耀的工作成果时，就快点开始尝试书中的方法吧！

新手主管第一步：改变工具的「使用方式」
 
首先，请大家不要误会，这不是一本以介绍工具使用方式为目的的书籍。
 
这本书介绍的是：如何站在管理者的观点，改变使用工具的方式，借此培养「管理技巧」与「管理者的思考习惯」。
 
我经常听见在第一线艰苦奋战的执行主管们这么说：
 
「读了『写给上司们看的书』后，虽然工作时会提醒自己书中要点，但怎么做都觉得不顺利。」
 
「即使头脑明白，还是学不会管理者的做事方式。」
 
对曾是优秀「执行者」的人们来说，这或许是理所当然的结果。因为个人能力出色，而获得公司一定程度的评价，升上了主管职位。
 
像这样刚当上执行主管的主管界新手，每个人都会遇上一个很大的课题。  这个课题就是――「如何从优秀的执行者身分毕业」。
 
▓ 从单打独斗转为团队行动。
▓ 不是自己行动就好，而是要带动周遭的力量。
 
心里明知这个道理，但每逢月底、期末、年度结算前看到目标数字仍不足时，许多执行主管还是会忍不住自己跳下来行动，变回过去那个单打独斗的执行者。
 
于是，最后还是用执行者时代的模式在工作。然而，你现在的身分不同了，与从前相比，必须同时进行主管业务，工作表现与生产力自然大幅滑落。因为得在有限的时间中做那么多事，无论体力或发挥的实力当然有限。
 
就像一台推土机般独自工作的结果，不仅自己筋疲力尽，也无法好好培育部属，带领整个团队做出好成绩。
 
为了避免落入这个下场，你一定要改变工作方式才行。
 
那么，该做什么才能改变呢？
 
抱持主管心态学习固然重要，我认为更具效果也亲身体验过的，其实是「改变工作习惯」。
 
具体来说，就是站在管理者的观点、改变日常「用具」的使用方式。这正是本书的主题。
 
所谓的「心态」，如果不能经常提醒自己，有时很难持续。可是，本书介绍的「工具使用方式」一旦理解并实行，就能帮助你养成身为执行主管该採取的工作习惯，自然记住个中诀窍。
 
站在管理者的角度，将每天都会用到的「用具」，如行事历手册、文件制作、利用便条纸沟通等工具提高使用的层次，光是如此，你就能从一个执行者进化为一个管理者。
 
本章将说明：改变用具的使用方式，也会改变对工作抱持的态度。