80%的工作其实不用做:抛弃多余的「想像」,把精力集中在真正重要的20%工作上,事情自然会变好!

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具体描述

光是「丢掉八○%的名片」,
工作效率就会变好!?

  ◎想让工作效率变好?先把八○%的名片丢掉再说!

  因为「很少整理」、「从未整理」的名片,就是工作效率低落的症状之一。

  ★这张名片放在这里多久了?这个人还在这个职务上吗?
  ★看着这张名片,你想得出这个人长什么样子吗?

  久未联络、或是连主人的脸都想不起来的名片,就是「觉得用得上,但其实根本不能用」的人脉。这些「多余」的人脉占住的不只是一个空间,更可能佔走我们经营真正重要的人脉的时间,到最后我们留住了不重要的,却没有时间经营真正有价值的。投射到工作上,也正反映出我们最大的问题:没有把时间投资在真正重要的事物上。

  做法:把名片都拿出来,想想看你想得出这个人长得什么样子吗?需要时有可能向他寻求协助吗?评估每一个人所需的投资时间、金钱,是否符合日后回收的期待。一百张名片,请丢掉八十张,留下二十张。这二十张名片会是你真正需要花时间经营的人脉,把其余八○%的时间转到这二十个人身上,也会让你的「投资」有更丰硕的回报。

  ◎要让效率变好,就要丢掉「不敢丢」的心情

  许多人会在工作过程中留下许多资料,并认为「以后要参考可以用,不要丢」。长此以往下来,就东一堆西一堆,不但造成情报过度囤积的状况,真正需要的时候也找不到有用的参考资料。会造成这样的情况,主要是「不敢丢」的心理。此时,你可以这样做:

  做法:把「常用的资料」与「根本很少翻阅」的资料分开来,最好能够把「根本很少翻阅」的资料装箱,假装自己已经丢掉了。一个礼拜后,就能够放松心情,清除这些「多余的资料」。如此一来,手边留存的自然就会是最重要的资讯,也就是最重要的情报。不但能够避免被不必要的资讯绑住,也可以加快决策的速度,同时提升决策的品质与效率。

  ◎你在做的工作,是「必要的工作」,还是「觉得需要的工作」?

  而除了人脉与情报外,本书作者也要提醒读者适时检视工作清单,确认自己做的到底是「必要的工作」还是「觉得需要的工作」?

  ★觉得需要的工作:习惯要做、做了似乎比较保险、以前都这么做、应该要交给下属的工作、不好意思拒绝的「请帮我……」、

  作者要提醒大家的是:佔据我们八○%时间的,绝大部分都是这样的工作。或许一开始你会认为「这个工作很重要,怎么会是『觉得需要的工作』!?」但作者提醒我们进行这样的思考:

  停止这个工作,会真正影响谁或什么状况吗?
  停止这个工作,会让你失去什么吗?

  如果答案是「我很喜欢」、「我不放心」、「觉得破坏以前的做法不好」、「比较保险」,那么你坚持就可能是『觉得需要的工作』,也就是其实可以删除,只是自认为很重要而已。或许你会觉得「过去我都这么做,没问题!」但仔细看看你的工作清单──你是不是因此无法投注更多时间与精力,在那些真正必要,可以让你提升自己能力与绩效的工作上?

  摆脱「觉得需要」但没有实际意义的工作,「选择」必要的工作,「集中」时间与精力把「必要的工作」做好 。不但可以提升效率、让工作做得更好,多出来的八○%的时间,也可以分配到自己真正想做的事,真正想过的生活上。

著者信息

作者简介

鸟原隆志


  株式会社公事篮演练研究所执行董事。
  「公事篮演练思考术」顾问。

  一九七二年生。曾任职于大型物流企业担任肉类、家具、葡萄酒等各式各样的销售贩卖工作,并以门市指导员的身份训练与指导门市人员,以及解决业务上的问题。日后因为升级考试而接触到公事篮演练思考术而开始研究与训练。之后充分活用亲身的体验与解决问题的技术,设立了株式会社公事篮演练思考术研究所。到目前为止制作了很多的公事篮演练的教战手册。为支援法人公事篮演练思考术教材开发与导入、日本公事篮演练思考术顾问的翘楚,除了日本国内也活跃于国外。同时也提供适合个人的谘询服务。

  着作有《学习终极判断力的公事篮演练思考术》(WAVE出版)、《仅仅5秒的改变,就能搞定9成的工作》(KADOKAWA中经出版)、《你的失败总是同样的原因》(宝岛社)、《能做10倍工作的人,只能做10分之1的人》(大和书房)等书。

译者简介

林洁珏


  东吴大学日文系毕业。长年旅居日本,现为专业翻译、自由文字工作者。译作有《一不小心就卖光光》、《如何找到商品价值力》、《巨匠的宿》、《东京平价居酒屋》,着作有《大东京吃透透》、《大东京吃喝玩乐全攻略》、《一比就通!名部落客WAWA的手指日语便利帐》、《每天10分钟,听听日本人怎么说》等书。

图书目录

第1
你打算继续扛下去吗?

01如果不能舍弃就无法前进
    拥有很多是好事吗?/结果全是不上不下
    在公事篮演练研习会一定会出现的问题/若不舍弃便无法集中
 
02「公事篮演练」的奥义就是舍弃
    「知道」和「能够」完全不一样/将舍弃的必要性付诸行动的方法
 
03该怎么做才能下决心舍弃
    人在改变行动时/我把公司名称取为「公事篮」的原因
 
04如果想要做得更大,那就舍弃吧
    採用一种,删减一种/「如果废除的话销售额会减少」?
 
05阻止你发挥能力的东西
    这信念会变成剎车/库存就是罪恶
 
06拥有舍弃的勇气吧
    必要的选择「舍弃」/于是渐渐产生「似乎很有道理的借口」
    真正的变化从这里开始
 
‧‧‧

第2
好的,让我们丢丢看
 
正确舍弃的方法
    这么做的话不会有问题吗? /引导正确判断的几个能力
 
PROLOGUE
砍经费的人来了
 
CHAPTER1‧把资料丢掉
锁定情报
    STORY 1
    「选择和集中」的技术□1  分辨「或许需要」和「必要」的诀窍
    保留文件的三大基准/过大舍弃的风险,过小不舍弃的风险
    情报少一点,意思决定会快一些/资料的量竟然差八倍!——囤积的人‧不囤积的人
    减少资料的方法/不需要的东西不要拿
 
CHAPTER2●把名片丢掉
没必要的人脉会损害必要的人脉
    STORY 2
    「选择和集中」的技术□2  应付不时之需时的人脉扩充法
    有用的人脉和没用的人脉/为什么无法丢弃名片?
 
CHAPTER3‧把工作丢掉
正因为舍弃才能成就大工作
    STORY 3
    「选择与集中」的技术□3  哪个工作该最优先?
    是「必要」还是「觉得需要」/不做的话会失去什么吗/能干的人奥义在这里
 
CHAPTER4‧丢弃老旧的情报
为什么必要的情报进不来?
    STORY 4
    「选择和集中」的技术□4  记得要确认是不是最新情报
    情报最重要的是鲜度/不被无用的情报支配的诀窍
 
CHAPTER5‧丢弃自我限制的框架
察觉妨碍构思的「框架」
    STORY 5
    「选择与集中」的技术□5  这么做的话就可以涌现很多起死回生的点子
    我们总是在狭隘的框架中烦恼
    按照习惯、常识、前例——保护自己远离风险的框架
 
CHAPTER6‧舍弃交际
你还在持续无意义的交际吗?
    STORY 6
    「选择和集中」的技术□6  如何分辨真正必要的关系
    人际关系需要精力、时间和金钱/把力量灌注在真正必要的交际上
    构筑人际关系是对自己的投资
 
CHAPTER7‧舍弃「自己认为的自己」
比拼命努力更重要的事情
    STORY 7
    「选择和集中」的技术□7  如何发现该指向的自我形象
    上司和公司对你要求的是什么/为「应该这样」而苦的时候
    如何正确了解周围所要求的自己/来构筑新的自我形象吧
 
CHAPTER8‧舍弃立场
这么做的话,就能期待解决问题
    STORY 8
    「选择与集中」的技术□8  什么是最重要的立场?
    立场会损害正常的判断/要推荐昂贵的商品还是合适的商品
    如果没有立场的话,会採取怎样的行动
 
CHAPTER9‧把收到的东西丢掉
「丢掉东西,收下心意」让牵绊更坚强
    STORY 9
    「选择和集中」的技术□9    真正要接受的是什么
    丢了不好意思,如果知道被丢了就糟糕了
    如何把愿望的礼物改变成必要的礼物/不丢也行的小诀窍
 
CHAPTER10‧丢掉失败
把心理的阴影变成挑战的勇气
    STORY 10
    「选择与集中」的技术□10  因为害怕无法前进的失败‧有用的失败
    恐怖和后悔在扯后腿/把失败当作资源的生活方式
 
CHAPTER11‧丢弃膨胀的企划
丢弃一时兴起,构筑屹立不摇的轴
    STORY 11
    「选择与集中」的技术□11  那个「构想」是否符合主旨?
    一家我喜欢的酒吧关门了/持续一时兴起的构想会动摇主轴
    这是为了存活下去必要的集中
 
CHAPTER12‧舍弃迎合对方
因为迎合别人失去了什么
    STORY 12
    「选择和集中」的技术□12  订定能够提升成果、自身主体的计画
    为什么会想要迎合对方的时间?/自己的时间可以放优先

CHAPTER13‧舍弃虚荣心
停止夸大的瞬间,就能成长
    STORY 13
    「选择与集中」的技术□13  时间和能量要用来提升自己
    不知道的事情可以说不知道/小小的虚荣所引起的浪费
    不是「夸大」而是「长大」
 
CHAPTER14‧舍弃私情
适时确切的判断从这里开始
    STORY 14
    「选择与集中」的技术□14  如何舍弃私情拯救更重要的东西
    私情会干扰判断/有牵扯到自己的利益关系时
    迅速冷静的判断,以及确切的行动/承认私情,提起勇气舍弃私情
 
CHAPTER15‧舍弃想挂保险的心情
若不留下退路,会有更大的回收
    STORY 15
    「选择和集中」的技术□15  不要害怕失败倾注全力
    那是缺乏当事者的意识/比在浪费精力更重要的事/确实提升成功率
 
CHAPTER16‧舍弃过去成功的体验
唯有舍弃过去才能获得下一个成功
    STORY 16
    「选择和集中」的技术□16  持续新挑战的好处
    如何利用成功的体验来引导下次的成功/原封不动套用上去也未必适用
    持续挑战,增加选项
 
CHAPTER17‧舍弃背负的重担
让我们轻松实现梦想
    STORY 17
    「选择与集中」的技术□17  我们为了什么而活着
    为什么失去了梦想?/放下负担朝目标前进
 
EPILOGUE
不舍弃的话就会被夺走
P18

‧‧‧

第3
力量要集中才能被发挥
 
01多出来时间和力量该如何使用
    即使多出来很快就会蒸发掉/防止蒸发唯一的方法
 
02集中的地方是不是合适
    集中之处能产生多少利益/将你的力量朝向未来
 
03战略人生设计的建言
   「战略性的人」与「战术性的人」/「选择和集中」实现梦想与幸福
 

图书序言

前言

把力气集中在本来应该做的事情上


  不能舍弃会妨碍成果!
   
  我在研究「公事篮演练」这个行动评价的工具。
   
  人们一定有行动的样式。简单来说,我的工作就是研究能提升成果的行动样式,透过「公事篮演练」,告诉很难提升成果的人,若付诸怎样的行动就能提升成果。
   
  不过,不是一定付诸行动就好,有些行动也会妨碍成果,这就必须舍弃。
   
  其中,本书所介绍的「舍弃」这个行动,就是能够提升成果的人所採取的行动之一。
   
  舍弃是一种需要勇气的判断。
   
  而且是判断当中高度的判断,比起要做什么新的事情要难上一○○倍。正因为如此,有很多人宁愿做「不舍弃」的判断,而肩负着几乎无法承受的负担。有时会因为肩负过多的负担,而错失很多重要的事情。总而言之,就是「不舍弃」这个行动妨碍了成果。
   
  不管怎么努力就是没有结果。拼死拼活,也无法获得评价,这就是「不舍弃」这个行动妨碍了你想做的事。

  八成的工作可以丢掉
   
  在某个主管研修,我请参加研修的学生清点他们的工作。
   
  要他们将一天的工作分类成详细的作业,结果发现多的有八○项,少则四○项。
   
  接下来再让他们将每个作业按紧急度与重要度来分,就结论来说,真正得做的工作仅占全体的二成左右。也就是说剩下的八成是没有必要去花费太多心力的工作。
   
  例如本来是部下应该做的事情,自己却扛起来做,或是进行没有必要的工程等等,很多是误以为自己该做的事情。
   
  工作的进行方式大致可分成如下的类型。

  ‧全部一手承担的类型
  ‧从马上可以处理的事情着手的类型
  ‧从眼前的事情着手的类型
  ‧把重心放在重要的事情来着手的类型

  你是什么类型呢?
   
  很多人会说是将重心放在重要事情来着手,实际上试着将业务清点之后,发现结果正好相反。也就是说,把时间和精力花在不怎么重要的八成上,但本来应该做的二成却没做好。
   
  我想不论是谁都会认为自己做的工作很重要又有意义。我自己也是,如果有人说我做的工作不重要,我不只生气,还会反驳回去。
   
  但是实际上为了达成目标,所需的工作仅占全体的二成左右,剩下来的都是些不需要去花费太多心力的工作,甚至舍弃也无所谓。
  
  「公事篮演练」评价的原点就在能够获得成果的人所採取的行动。其中最重要的就是能够取舍选择工作的行动。也就是舍弃不重要的工作这个行动。我并不是说不重要的工作就不用做这表面的事情。
   
  本书我要传达的是有关无法割舍工作的本质原因,也就是「愿望」和「必要」的想法,并衷心期盼大家拥有放下以往认为必要的事物的勇气。

  如何利用舍弃之后产生的力量
   
  虽然本书会把焦点放在「不能舍弃」这个行动来作介绍,但这个行动并不是问题的本质。因为不能舍弃,所以无法集中在本来该集中的事物,才是本质的问题。
   
  前些日子在会谈时,有个业务想拿资料,于是开始在翻公事包,看他在塞得满满的公事包里翻来翻去,不禁让我觉得这位业务应该是个很难提升成果的人。
   
  结果,资料没找到就算了,还拿出来一些折得歪七扭八的其他资料。   
   
  我要求的情报不是很多,但是就他来说,因为不知到底需要什么,为了临时之需,结果公事包里就塞了过多的资料。
 
  不能舍弃的这个行动在以前似乎很多是从「很可惜」这样的心态衍生出来,但是现在似乎是不同的感情,让人无法舍弃东西、心情、想法。那是〝畏惧舍弃〞,也就是很害怕舍弃的行动。

  舍弃需要勇气。为了让大家鼓起勇气来行动,本书也会介绍舍弃的必要性和如何利用舍弃后产生的力量。
   
  希望本书能够成为帮您卸下多余的包袱,获得本来应该朝向目标所需力量。而借由这本书让您发觉,并引导您付诸实际行动更是作者我衷心的期盼。

  如何做到虽然了解却做不到的事情
   
  我利用公事篮演练(In-Basket)这个训练,进行了很多商务人士的教育。有关公事篮演练在后面会做介绍,这个教育并不是教授什么新的知识,而是如何发挥既有的能力和技术。
   
  也就是说,让明明很清楚如何把工作委派给他人和必要性,但实际上却自己一个人揽下来,让这样的人能够实际将工作委派给别人便是我的目标。
   
  本书的目标就是借由实际进行「舍弃」的这个行动,将既有的技术和能力发挥到极限。
   
  衷心希望下述的人能够阅读本书。

  ‧每天很努力,却没有成果或得不到评价
  ‧每天时间过得很快,没办法马上想出做了些什么
  ‧明明知道要改变却改变不了
  ‧明白要做的事情却无法马上付诸行动

  为了不让大家误解,我必须声明这本书写的不是「整理打扫」或是「丢东西会带来幸福」这样的事情。
   
  本书的目的为了让大家能够发挥既有的能力至极致,并将精力集中在本来该做的事情来达到成果。
   
  具体上本书要介绍的是首先将你的头脑从「无法舍弃」切换到「舍弃」的第1部,然后顺着故事,阅读一七个舍弃的要点,然后套用在自己身上,减清你负担的第2部,以及第3部如何借由舍弃集中在的所产生的东西。
   
  本书内容精简,不论是谁都可以阅读,如果能够轻松阅读本书,将是我最大的荣幸。
   
  对「舍弃」这个行动仍感犹豫的朋友,为了让您能够慢慢实行,最初是从简单的「舍弃」分阶段进行,若有做不到的地方,跳过也无妨,没有要求全部做到。只要能够发现自己必须舍弃的事物,并鼓起勇气付诸行动即可。
    
  希望本书能够让因为害怕舍弃,肩负很多包袱的你轻松一些。

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